[Artigo] Qual o custo da comunicação fragmentada?

Já tem se falado que o mundo tem cada vez menos barreiras geográficas, está mais plano e inteligente. Pela primeira vez na história, praticamente qualquer coisa pode se tornar digitalmente interconectada.

À medida que os sistemas se tornam mais inteligentes, surgem novas possibilidades de progresso para a população. E, por isso, é importante não apenas permitir que pessoas e processos se conectem cada vez mais, mas garantir que isso ocorra de forma eficiente.

As empresas que fazem melhor uso de ferramentas de colaboração conseguem multiplicar em algumas vezes o seu capital intelectual sem precisar de novas contratações. Essas empresas também criam um ecossistema amplo envolvendo parceiros e clientes para desenvolvimento de novas idéias, que geram uma vantagem competitiva importante e dificilmente replicada por uma empresa concorrente.

O instituto de pesquisa canadense Insignia Research of Toronto conduziu uma pesquisa para quantificar o impacto da falta de uma estratégia de colaboração nas empresas. Nela, o primeiro fator de custo, identificado por 94% dos pesquisados, foi a espera para receber informações de colegas que não eram localizados, com tempo médio perdido de 5,3 horas por semana. Também foram identificados em média onze dias de viagens de negócios desnecessárias por pessoa por ano para tratar de temas que poderiam ser solucionados com ferramentas de colaboração mais eficientes.

A pesquisa apontou custos relativos à redução de produtividade de equipes remotas ou de funcionários móveis devido à falta de ferramentas de acesso e troca de informação. Cerca de 74% dos entrevistados informaram que trabalham fora do escritório aproximadamente 10% do tempo. A falta de acesso a ferramentas que estariam disponíveis em seus escritórios, causou uma perda de produtividade de cerca de 7,8 horas por semana por funcionário. As estimativas mais conservadoras da pesquisa mostram que os custos por pessoa chegam a US$13 mil por ano.

Daí a demanda por estratégias consistentes de comunicação unificada e colaboração. As empresas necessitam de ambientes dinâmicos e de auto-atendimento, precisam aprender a tomar decisões de compras baseadas em opiniões compartilhadas em redes sociais, ter um ponto único de contato e acesso a especialistas em tempo real.

Com uma estratégia ampla de colaboração estarão prontas para identificar rapidamente fontes importantes de inovação e diminuirão o tempo para lançamento de produtos no mercado. Tecnologias como reconhecimento de presença, softphones e telefones móveis prometem criar condições de maior integração e produtividade. Recursos de reconhecimento de presença permitem que um usuário rapidamente descubra se outra pessoa está disponível para aceitar uma chamada telefônica, ajudando a iniciar o processo.

Hoje, os funcionários podem colaborar a partir de qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo. De acordo com a revista Fortune, 82 das 100 melhores empresas para trabalhar implementaram iniciativas de teletrabalho, enquanto este número era de apenas 18 em 1998. A retenção de funcionários também aumenta quando o ambiente de trabalho oferece as condições para a melhor execução das tarefas.

Quando a colaboração está incorporada na maneira que as pessoas trabalham, permite que executem tarefas em equipe de maneira eficiente, transforma relacionamentos em vantagem competitiva, acelera processos, além descobrir, aplicar e preservar o capital intelectual.

* Karin Mestriner Lorena é responsável pelo Desenvolvimento de Negócios em Comunicação Unificada e Colaboração na IBM Brasil. Graduada em Engenharia Elétrica pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo e pós-graduada em Administração de Empresas pela Fundação Getúlio Vargas

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