Compra ou licença de uso de software para conselhos profissionais

“Menos é mais”. Este importante ditado popular pode ser bem aplicado na compra ou licença de software para conselhos profissionais. É importante ser mais assertivo nessa atividade. Vamos tratar, por exemplo, do Termo de Referência. O que é isso e qual a sua importância? Geralmente, passamos meses para construí-lo e, depois, muitas vezes, não o encontramos no mercado.

O termo de referência é uma das peças principais das licitações. É uma ferramenta essencial de planejamento para uma correta condução da licitação e da gestão dos novos contratos. Deve ser objeto de atenção extrema dos gestores públicos.

Contudo, não vale a pena se esforçar para colocar todas as necessidades reais e imaginárias especificadas em um único termo de referência. É preciso ouvir o usuário e ponderar de forma sensata sobre o que pode acontecer ou deve ser feito, visando, sempre, às necessidades deles, mas, também o que seja executável, realizável, e que se encaixe nas solicitações do conselho.

Para todo processo licitatório de compra, seja de um bem físico ou de um serviço, é necessário ter em mente que é preciso buscar o equilíbrio sobre alguns pontos, como, o que realmente se está buscando, orçamento, o que o mercado tem a oferecer e, muitas vezes, adequar-se às necessidades do que se tem no momento, ou seja, em termos de oferta e de orçamento. Vale ter em mente que se tratando de software, tudo pode ser melhorado posteriormente.
Os termos de referência são praticamente teses de “mestrado ou doutorado” para os licitantes. Posso afirmar que, ao analisá-los a fundo, é possível ver que ao descrevê-los muitas pessoas buscam soluções de “sonhos”, porém, muitas vezes impossíveis de se colocar em prática. Isso coloca o edital em área de risco e sujeito ao fracasso.

Afirmo, assim, que cabe aos técnicos da tecnologia da informação e ao departamento de compras dos Conselhos Profissionais, verificarem o que o mercado tem para oferecer e o que mais se aproxima daquilo que se busca.
Nos últimos anos, é possível observar que inúmeros editais de licitação não tiveram êxito em função dos termos de referência serem muito amplos, incluindo vários serviços infindáveis de funções. Consequentemente, acabam excluindo excelentes fornecedores e soluções.

Outro ponto que é importante destacar é a requisição de 100% de aderência, entre o que o conselho almeja e o que as soluções disponibilizam de imediato. Contudo, é preciso encontrar não apenas um produto e, sim, uma solução, que pode muitas vezes, envolver outras questões. Ver os sistemas em operação em outros clientes, conversar com eles e tentar perceber o potencial de cada solução, é um exemplo. Não basta ser um produto que atende, precisa ser uma solução com framework robusto e que permita melhorias e evolução constante.

Um exemplo: se a opção de aquisição é do tipo MOTS (software de prateleira customizável) significa que até 90% da solução será encontrada pronta para entrega. O que já é um grande acerto. A diferença, os 10% restantes, deverá ser customizada em um determinado período. Por isso, o termo de referência deve prever uma tolerância de 10% a 30% para funcionalidades inexistentes e, claro, com a possibilidade do produto ou serviço ser entregue em um prazo a ser estabelecido pelo conselho.

Dessa forma, o conselho aumenta não apenas a competitividade, mas passa também passa a ganhar em oferta e qualidade e preço, além de ajudar a desenvolver outros fornecedores e se isentar do vício de direcionamento.
Quando um conselho define que precisa melhorar o sistema de gestão e questiona os funcionários e usuários internos sobre o que eles realmente precisam em seus departamentos, ocorre uma avalanche de requisitos, misturando, assim, as áreas, meios e assessorias. Os usuários, naturalmente, buscam por uma solução que possa atender a todos de forma personalizada, considerando os aspectos de cada departamento e, muitas vezes, de cada usuário.

Atualmente, no mercado brasileiro, esse tipo de solução é difícil de encontrar e, muitas vezes, não existe. Uma solução 100% personalizada é possível quando o conselho tem uma estrutura própria de desenvolvimento. Não existe solução pronta, onde não se pode alterar nem incluir nada. Precisa-se de tempo, orçamento, desenvolvimento, testes, homologação e diversos outros aspectos para customizá-la e deixá-la de acordo com a solicitação do conselho.

Uma solução inteligente para abordar o problema é o exemplo do Conselho Regional de Enfermagem do Paraná (Corem/PR), que dividiu suas necessidades em partes menores e buscou resolvê-las no período de três anos. Uma amostra: imagine que o seu problema é de extrema importância e porte, quase insolúvel. Como dica, podemos dividi-lo em partes, para assim, solucioná-lo certeiramente. Confira abaixo como dividi-lo:

1ª Parte: SIG1 – Dividir todas as funcionalidades das atividades fins do conselho, sendo, cadastro, financeiro, contas a receber e a pagar, secretaria, tesouraria, fiscalização, comissões, PED, jurídico, dívida ativa e eventos.
Atenção: não colocar o EAD, pois se trata de um sistema complexo e que merece tratamento específico e, se possível, não colocar acadêmico, que, muitas vezes dependendo da complexidade, merece um sistema específico de “secretaria acadêmica como universidade”. Esse tipo de solução, como software, merece um tratamento específico e não pode concorrer com a finalidade dos conselhos.

2ª Parte: SIG2 – Dividir todas as funcionalidades das atividades meio do conselho, sendo, planejamento e execução orçamentária, contabilidade e centro de custos, patrimônio, almoxarifado, licitações e contratos, despesas de viagens e diárias.

3ª parte: SIG3 – Dividir todas as funcionalidades de gestão de pessoas do conselho, sendo elas, folha de pagamento, recursos humanos, workflow e gestão de projetos.

4ª parte: SIG4 – Dividir todas as funcionalidades de infraestrutura do conselho (conhecidas como ‘Facility’), sendo elas, telefonia, segurança, frota, manutenção predial e computadores.

Espero ter trazido uma reflexão da importância que os conselhos têm como compradores e desenvolvedores de novos fornecedores. Assim, eles podem ganhar em oferta, qualidade e preço, o que só será possível com a concorrência.

*W. Ricardo Costa é CEO da BRC Soluções em Gestão e TI.