Marcadores, filtros automáticos e criação de tarefas específicas, usando uma mesma conta, ajudarão na rotina e produtividade
Valorizamos uma boa comunicação via e-mail, claro. Mas para além da praticidade, uma caixa de entrada lotada pode inspirar taquicardias existenciais que tendem a se acumular no dia a dia do trabalho.
Mas há formas de lidar com isso recorrendo aos recursos proprietários do serviço de e-mail. No caso do Gmail, do Google, há ferramentas que buscam ajudar a você organizar sua caixa de entrada de forma mais eficiente. Listamos elas aqui abaixo.
Para deixar que o Gmail organize sua caixa de entrada, arquivando automaticamente os e-mails recebidos, crie filtros para excluir, marcar com estrela e encaminhar seus e-mails ou manter determinados tipos de mensagens fora do marcador “Spam”;
Marcadores personalizados: aplique marcadores para as mensagens recebidas, como “Trabalho”, “Família”, “Clientes”, entre outros.
É possível, inclusive, criar um filtro para marcar e remover automaticamente mensagens da sua caixa de entrada e visualizá-las em um momento mais conveniente.
O grande número de mensagens está te sobrecarregando? Use a Caixa Prioritária para priorizar as mensagens importantes, separando-as automaticamente. O recurso divide sua caixa em três seções: “Importantes e não lidas”, “Com estrela” e “Todas as demais”, além de prever e-mails mais importantes para você. Ainda é possível destacar os e-mails relevantes. Com o tempo, o sistema aprenderá o que é mais importante para você.
Organize-se e priorize seus trabalhos com o Tarefas no Gmail. Assim, é possível converter e-mails em atividades em apenas um clique, criar datas de conclusão que aparecem de forma automática no Google Agenda e marcar como concluídas o que terminar.
Precisa enviar as mesmas mensagens com frequência? Economize tempo com as respostas automáticas do Gmail, criando uma mensagem padronizada para cada ocasião. Agora, quando enviar e-mails com conteúdo idêntico, poderá usar modelos padrão.
Uma conversa não tem mais a ver com você e está lotando sua caixa? Ignore-a, arquivando automaticamente as futuras respostas, da sequência de mensagens. Caso precise delas no futuro, será fácil encontrá-las ou deixar de ignorá-las.
Quando estiver enviando um e-mail muito muito importante, configure um confirmação de leitura para ter certeza que a pessoa leu sua mensagem. Além disso, quando ela abrir a mensagem, você receberá uma notificação.
O Gmail tem uma série de atalhos para teclados que podem ajudá-lo a fazer mais com menos cliques. Por exemplo, é possível escrever, enviar e categorizar e-mails, inserir links nos textos, formatá-los, entre muitas outras ações. Para isso, basta fazer uma simples habilitação nas configurações do Gmail.
Sabia que é possível fazer isso sem criar novas contas? Se você não quiser criar contas para tarefas específicas, basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no endereço atual. Você terá uma quantidade infinita de e-mails que poderá usar para diferentes finalidades.
Cometeu algum deslize no seu e-mail, esqueceu de adicionar um destinatário ou simplesmente deseja complementar informações? Você tem até 30 segundos para cancelar uma mensagem que acabou de enviar. Basta ativar o recurso “Cancelar envio” do Gmail.
