12 maiores desafios da Transformação Ágil

As organizações enfrentam constantes desafios para que consigam atender as expectativas do cliente. Para isso, são conduzidas a se movimentarem para realizar as mudanças que as façam sobreviver à competição acirrada dos negócios. Nem sempre conseguem e os resultados podem ser para o bem ou para o mal.

Para o bem, se as equipes conseguem captar todo o sentido dos objetivos de negócios e da competição – que na verdade são alimentados pelos desejos do cliente – e, para o mal, se não conseguem entregar os produtos em tempo hábil e capazes de satisfazer as expectativas do cliente. Afinal, as empresas podem ter o seu “board” no comando, mas quem manda mesmo é o cliente.

As equipes realmente ágeis são aquelas que percebem e dominam as regras deste jogo. Atender ao cliente não significa atender apenas a uma demanda específica, mas ter claro que o desejo do cliente pode mudar e ter a capacidade de reagir à altura. Por esta razão, a Transformação Ágil vem sendo vista como um norte a ser atingido. No entanto, ela não pode ser considerada apenas um conjunto de ações pré-estabelecidas para colocar as organizações em uma operação eficiente.  É por intermédio de uma revolução na cultura operacional que as coisas definitivamente acontecem.

Para contribuir para que esta mudança aconteça, podemos listar 12 desafios práticos para avançar na direção da transformação ágil nas organizações atuais.

1 – Backlog com muito trabalho inacabado
Começa-se muita coisa e termina-se muito pouca. Em geral, os projetos não levam em consideração que o planejamento nunca é estático. Um plano adequado é justamente aquele capaz de prever alterações em várias fases ao longo do tempo. O que hoje é visto com prioridade pode deixar de ser no dia seguinte. Caso as equipes não consigam perceber isso, elas estarão envolvidas em tarefas que perderam o sentido;

2 – Baixa visibilidade sobre progresso e desempenho
Os percentuais de status de um projeto podem significar pouca coisa se o produto não ganhar corpo ou se tarefa não estiver concluída. A melhor medida de progresso é a análise objetiva sobre o trabalho através da avaliação do produto, pois o status medido através de um cronograma pode enganar e levar a adoção de medidas erradas;

3 – Mudanças constantes nas prioridades
A falta de visão de todo o projeto e dos objetivos pode levar as equipes a mudar constantemente a prioridade de algo que, na verdade, pode ser secundário. Não é por acaso que as mudanças constantes e inesperadas constituem uma das principais causas do crescimento do backlog. Portanto, mesmo que as prioridades possam mudar (e mudam mesmo) deve haver um equilíbrio, fruto de um trabalho de priorização que seja feito em conjunto com as áreas de negócio e que tenha alinhamento com a estratégia da empresa;

4 – Prazos longos demais ou estourados 
A imprecisão das prioridades pode levar a se estabelecer prazos irreais e os prazos se tornam, consequentemente – inadequados.

5 – Baixa qualidade nas entregas
Muitas vezes, um atraso inesperado pode prejudicar as atividades correlatas e empurrar outras tarefas para o fim da fila, travando todo o ciclo de vida de um projeto e comprometendo a entrega e interferindo em outros itens do projeto;

6 – Falta de alinhamento estratégico
Em parte, isso pode ocorrer porque a prioridade muda toda hora e as respostas para a correção dos rumos são irreais. Mas, no geral, ela é uma consequência de um distanciamento entre as áreas de tecnologia e negócios e/ou de um desalinhamento identificado nas próprias áreas de negócio;

7 – Estimativas irreais e prazos mal definidos
Esta é outra consequência da falta de alinhamento estratégico entre as equipes de produto, de projetos, de desenvolvimento, de testes e negócios, e que contribui, por exemplo, para alongar os prazos estabelecidos no início da jornada. Cabe também observar aqui que uma definição incompleta do produto e dos requisitos a serem atendidos prejudica qualquer iniciativa de estimativa, gerando um “loop infinito”, onde não se consegue estimar o necessário justamente porque não se sabe o que é para ser feito, e não se faz o que é necessário porque o prazo não é o condizente com o projeto;

8 – Níveis elevados de retrabalho
É umas maiores pragas que as empresas enfrentam, seja porque a qualidade de entrega foi muito baixa, seja porque as entregas são incompletas ou porque os processos são manuais;

9 – Entregas incompletas
Somada à baixa qualidade de entrega e aos problemas decorrentes de prazos irreais, a consequência natural é que aquilo que não é concluído deixa de ser, obviamente, entregue corretamente;

10 – Baixa confiança do cliente
Todas as ocorrências que impedem a entrega ágil do produto provocam a desconfiança do cliente na organização. Internamente, todas as áreas da organização passam a ter pouca – ou nenhuma – confiança nas equipes de desenvolvimento, de TI, gerentes, coordenadores, CIO etc. O caos pode se estabelecer rapidamente por causa disso;

11 – Trabalho de TI demasiadamente manual
É famoso “casa de ferreiro, espeto de pau”. A TI encoraja o usuário a adotar soluções para automação de processos de negócios, mas ela é a primeira fazer muitas coisas manualmente;

É o resultado da soma de todos os desafios citados. A consequência é a complicação cada vez maior do andamento de todos os processos estabelecidos, pois um time desmotivado produz menos, não se compromete nem se apresenta para realização das tarefas necessárias, gerando uma espiral de efeitos negativos.

O que fazer para mudar esta situação?
O primeiro passo pode ser verificar quantos destes 12 desafios acima a sua empresa enfrenta regulamente através de um diagnóstico objetivo (assessment), onde as equipes são envolvidas para que se identifique o estágio de maturidade e a capacidade de execução dos projetos.

Estabelecer novos processos de trabalho baseados em metodologias ágeis vai depender dos objetivos reais, com metas reais. É prudente levar em conta que não existem fórmulas mágicas e que cada organização possui características bem peculiares, tal como um DNA. No entanto, uma coisa é certa: combinar Pessoas, Processos e Tecnologias é o caminho mais curto para a Transformação Ágil.

(*) Álvaro D’Alesssandro é diretor da OAT Solutions