3 dicas rápidas para tornar as reuniões de negócio mais produtivas

Por anos, os CIOs têm lutado contra um estereótipo de alguém que tem problemas de comunicação e não está preparado para falar a linguagem dos negócios ou vender ideias para qualquer pessoa fora de TI. Muitos executivos, no entanto, têm conseguido reverter essa situação com um discurso convincente e que conquista os demais profissionais.

Se quiser se fazer entender em apresentações para a diretoria, siga estas três dicas: 

Sempre
Planeje a sua comunicação. Nunca improvise. Planejar ajuda a ser
objetivo e aumenta suas chances de alcançar os resultados desejados.
Tire cinco minutos para planejar sua mensagem com alguns passos simples.

Primeiro: Determine o resultado de seus negócios de alto nível.

Segundo: Considere sua audiência e a origem dela. Quanto mais você
souber sobre alguém, melhor você pode influenciá-lo e movê-los para a
ação.

Terceiro: Escolha o método certo para se comunicar. Eu recomendo cara
a cara, ou através de diálogo sempre que possível, porque o feedback é
imediato.

Por último: Saber o que você vai fazer se seu tempo for curto. Se
você tem meia hora para sua reunião, esteja pronto para apresentá-la em
15 ou mesmo em 5 minutos.

Algumas vezes
Envie uma ficha técnica antes de iniciar uma conversa importante,
especialmente quando informações detalhadas são essenciais para tomada
de uma decisão abalizada. Isto é especialmente importante para diretores
executivos que tomam decisões baseadas mais em fatos do que em emoções.
Além disso, há momentos em que uma perspectiva externa é importante
para desenvolver seu caso. Muitas vezes um consultor tem mais facilidade
em passar uma mensagem dura.

Nunca
Não invente. Quanto mais alto o seu cargo em uma organização, mais
você precisará de pessoas francas à sua volta e menos elas estarão lá.
Honestidade possui grande poder e credibilidade.

E não protele, esperando ter absolutamente todas as informações,
especialmente quando passar notícias ruins. Aí será tarde demais. Alguém
vai preencher o vácuo de comunicação com suas próprias mensagens em vez da sua, e você estará na defensiva.

(*) David Grossman é diretor Executivo do Grupo Grossman