Sistemas de gestão ajudam a melhorar processos internos e simplificar a gestão financeira das empresas, sendo a garantia de um bom controle de todos os setores e fator essencial para o sucesso do negócio, independente do seu segmento ou porte. Empreendedores que pensam em começar um e-commerce, melhorar as vendas de sua loja física ou até mesmo otimizar os processos de prestações de serviço precisam conhecer os benefícios que um sistema de gestão pode trazer para o seu negócio.
O comércio eletrônico, por exemplo, é um negócio em plena ascensão, que cresce de 12 e 15% ao ano. Uma das grandes vantagens da implantação de um sistema de automatização neste caso é, sem dúvidas, um controle do fluxo de vendas (estoque, faturamento, entregas, trocas e devoluções) mais simples, ágil, seguro e, sobretudo, eficiente. Afinal, a partir dessa funcionalidade, os administradores conseguem ter uma visão ampla do estoque, controlar as entregas dentro do prazo e ter um monitoramento assertivo de toda a mercadoria e seus respectivos clientes.
Além disso, o cumprimento de obrigações fiscais também fica muito mais fácil ao integrar o e-commerce a um sistema de gestão. A emissão e entrega de documentos obrigatórios, como NF-e, são automatizadas e todos os dados entram imediatamente no sistema, facilitando o controle. Com um simples sistema de gestão é possível calcular automaticamente e com facilidade os valores dos impostos e gerar notas fiscais relativas a cada produto. Sem o sistema, o processo de emitir notas pode ser demorado, além de ficar suscetível a erros humanos. Esse é um risco que um e-commerce em processo de expansão não deve correr.
Não podemos deixar de destacar também os benefícios do uso desse tipo de sistema em lojas físicas. De acordo com o SEBRAE, quase metade das empresas brasileiras não sabem precisar se são lucrativas, o que poderia ser facilmente resolvido com o apoio de um sistema de gestão para lojas. A partir de relatórios de vendas automatizados, por exemplo, é possível identificar a necessidade de reposições ou de criar ofertas para dar vazão aos produtos parados, otimizando os investimentos.
Além de investir na reposição de forma mais estratégica, evitando a compra de produtos com pouca saída, o empreendedor ainda pode usar essas informações para negociações com os fornecedores, bem como para o cálculo de comissões para vendedores, tornando todo o processo mais eficaz e assertivo.
Já quando uma empresa pensa na qualidade dentro da prestação de serviços, ela está focando nos resultados, uma vez que será avaliada por seus clientes. Nesse caso, implantar um sistema de gestão que irá otimizar os processos de todos os setores do negócio passa a ser fundamental.
Entre as diversas vantagens, a redução de falhas é uma das que merece destaque. A maioria dos sistemas conta com uma funcionalidade que realiza um estudo completo de todos os dados do empreendimento, fazendo com que fique mais fácil tomar qualquer tipo de decisão, já que as chances de falhas humanas são reduzidas consideravelmente.
Por meio da utilização de um sistema, o gestor também consegue padronizar os resultados, incorporando as informações de todas as áreas e torná-los mais ágeis, uma vez que o software dispensa o uso das antigas planilhas que tornam o trabalho lento e passível de falhas.
Além disso, fica evidente o maior controle de produção. Os módulos existentes em sistemas ajudam na elaboração de estratégias melhorando os resultados produtivos da empresa e gerando um retorno quase imediato. A organização também obtém mais eficiência e consegue passar informações e respostas automatizadas aos seus clientes em tempo real, o que permite o aumento da produtividade e evita o retrabalho.
*Robinson Idalgo é criador do sistemagrátis – sistema de gestão on-line.
