Dificilmente um projeto será considerado um sucesso se as contas fugirem ao controle, mesmo que seja entregue no prazo e atenda às necessidades dos usuários finais
No mundo do gerenciamento de projetos, garantir o sucesso global de um projeto é a prioridade absoluta do gerente do projeto. Se o orçamento do projeto fugir ao controle (como costuma acontecer), ele não será considerado um sucesso, mesmo que seja entregue no prazo e atenda às necessidades dos usuários finais. É por isso que os gerentes de projetos precisam gerenciar meticulosamente seus orçamentos.
Aqui estão quatro estratégias para manter seu orçamento sob controle e evitar enormes derrapagens dos custos.
1. Prever o orçamento continuamente.
Um projeto executado sem a gestão do orçamento e revisões frequentes estará caminhando para o fracasso. Por quê? Porque supervisão frequente do orçamento ajuda a não perder o controle. A superação de 10% do orçamento é muito mais fácil de corrigir do que uma saturação de 50%.
2. Prever regularmente o uso de recursos.
Assim como o orçamento precisa ser constantemente revisitado para mantê-lo sob controle, você precisa fazer o mesmo para o uso de recursos, uma vez que as pessoas que trabalham em um projeto contribuem para o seu custo. Gerentes de projeto devem rever o número de pessoas trabalhando atualmente em um projeto e e prever a necessidade de recursos futuros do projeto, semanalmente. Fazer isso irá garantir que você estará utilizando plenamente os recursos que você tem e que você terá os recursos de que necessita para o resto do projeto. Rever regularmente a previsão de recursos vai ajudá-lo a manter seu orçamento no caminho certo.
3. Manter a equipe informada.
Mantenha sempre a equipe de projeto informada da previsão orçamentária. Uma equipe informada é uma equipe capacitada a manter o projeto sob controle, mais propensa a ajudar nos ajustes e muito menos propensa a cobrar por zonas cizentas de hora extra, por exemplo (aquelas horas que eles sabem que trabalharam mas que você não tem certeza de que eles estavam trabalhando.)
4. Gerenciar o escopo meticulosamente.
Mudança de requisitos é uma das principais causas de atrasos nos projetos. Como o trabalho não planejado encontra seu caminho em seu projeto, as horas faturáveis e, consequentemente, todo orçamento do projeto podem sair do controle. Gerentes de projeto devem gerenciar o escopo, cuidadosamente, criando ordens de mudança para o trabalho que não constava entre os requisitos iniciais do projeto. Pedidos de alteração devem vir acompanhados de autorização de financiamento adicional para o projeto, se for o caso, para cobrir o custo do trabalho extra, e assim manter o projeto de seu novo orçamento.
O orçamento do projeto deve ser uma parte viva do gerenciamento de projetos, e envolver não só os gerentes e suas equipes como também seus stakeholders. Gerentes de projeto que acompanham cuidadosamente os orçamentos ao longo de todo o ciclo de seus projetos aumentam suas chances de sucesso profissional.
