Más decisões de compra de software podem ser caras, causando perda de produtividade e falha no cumprimento dos principais objetivos de negócios
Existem milhares de aplicativos de software como serviço (SaaS) no mercado, todos competindo para ser o número um em uma categoria específica. Consequentemente, as organizações geralmente têm dificuldade em selecionar os aplicativos SaaS certos para suas necessidades específicas – e cometem erros que podem custar tempo e dinheiro.
Aqui estão os quatro principais erros que as empresas cometem ao comprar aplicativos SaaS e como contorná-los:
Uma das primeiras coisas que uma organização deve fazer é perguntar por que está considerando um aplicativo SaaS específico, disse Steve Cabello, diretor administrativo da consultoria Protiviti.
“Minhas duas primeiras perguntas para os clientes são: ‘Por que você está fazendo isso?’ e ‘Quais são os direcionadores estratégicos?’ É importante saber disso, porque então a maneira como você aborda a avaliação pode ser diferente”, disse ele. “Às vezes pode ser economia de custos e às vezes pode ser para ganhar eficiência operacional”.
O analista do IDC, Frank Della Rosa, concordou, dizendo que as empresas precisam determinar seus drivers operacionais e aspiracionais. Os drivers operacionais são muito táticos. Por exemplo, há algo que não está funcionando corretamente e está tendo um impacto material negativo nos negócios e precisa ser consertado imediatamente. Talvez os dados estejam isolados em toda a organização e a empresa não consiga extrair valor deles – esse é um fator operacional, disse Della Rosa.
Os impulsionadores aspiracionais estão principalmente associados à transformação digital, disse ele. “Onde queremos estar em 18 a 24 meses? E talvez tenhamos algumas ideias sobre novos modelos de negócios, novas fontes de receita e realmente queiramos mudar a forma como a indústria percebe valor”, disse Della Rosa. “Uma boa maneira de pensar sobre aspiração é meio que reimaginar a proposta de valor para os clientes”.
Muitas vezes, as organizações tomam essas decisões com pressa e geralmente são motivadas por problemas operacionais. No entanto, as empresas também precisam dedicar um tempo para considerar os impulsionadores aspiracionais maiores e mais amplos, que podem abrir novas possibilidades para maior eficiência, bem como maiores experiências de clientes e usuários, disse ele.
Em vez de analisar uma lista de recursos durante a fase de seleção, é importante realmente entender as necessidades críticas do negócio, disse Christina Kearney, diretora de Marketing da SoftwareReviews, fornecedora de análises de software para ajudar as organizações a tomar melhores decisões de compra.
Primeiro, os líderes devem seguir um processo para a seleção de software; eles não deveriam apenas inventar isso à medida que avançam, disse ela. Uma má decisão de compra de software pode custar caro, resultando em perda de produtividade e falha no cumprimento dos principais objetivos de negócios, sem mencionar os altos custos de troca se a empresa precisar começar tudo de novo.
“Portanto, o processo de seleção deve ser uma abordagem padronizada e documentada que pode ser compartilhada com as partes interessadas”, disse ela. “O mais importante é que todos estejam alinhados em um processo e uma forma singular de fazer a avaliação”.
Cabello concordou que as empresas devem se concentrar nos poucos requisitos de negócios selecionados que realmente geram valor e/ou são exclusivos do negócio.
“Se você der ao fornecedor 100 ou 1.000 requisitos, o fornecedor escolherá quais são os mais importantes para eles, onde eles vão brilhar”, disse ele. “Portanto, você deve se concentrar em não mais do que 25 coisas que realmente farão a diferença no seu negócio”.
Os líderes devem garantir que os aplicativos que estão avaliando e selecionando estejam realmente alinhados com o que a empresa precisa agora e no futuro. As necessidades de uma organização vão mudar, e os conjuntos de recursos no mercado também mudarão, disse Kearney.
“No entanto, a própria organização provavelmente não mudará de fornecedor de software com muita frequência”, disse ela. “Portanto, é muito importante entender como um provedor é único, como eles atendem seus clientes e também como é trabalhar com eles após a assinatura do contrato”.
Isso significa que as empresas devem diversificar os insumos que estão orientando suas decisões e também devem usar avaliações de compradores, depoimentos, referências e outras pesquisas secundárias como parte de seus processos de avaliação.
As avaliações dos compradores ajudam os líderes a entender não apenas o que os clientes pensam sobre os recursos e capacidades dos produtos que compraram, mas também o que pensam sobre seus relacionamentos com seus fornecedores, disse Kearney.
“Então, como é trabalhar com esse fornecedor de software específico? Como eles foram durante as negociações e a fase de contratação? Como foi trabalhar com eles depois que o contrato foi assinado? Essas são coisas que podem ser obtidas nas avaliações dos compradores, bem como fazendo uma análise aprofundada das experiências que outros clientes tiveram”, disse ela.
A adoção do usuário é fundamental quando se trata de implementar um novo software SaaS. No entanto, um erro fundamental que muitas organizações cometem é não incluir os usuários no início do processo de compra. Isso resultará em insatisfação do usuário e não adoção, disse Kearney.
“Estas são todas as coisas que queremos evitar”, disse ela. “Portanto, trazer uma equipe pequena, mas focada de pessoas que possam representar todas as funções que usarão esse software é muito importante no início”.
Della Rosa disse que à medida que as empresas se tornam mais conscientes das novas possibilidades de implementação de aplicativos SaaS, elas precisam dar mais ênfase às pessoas no processo de tomada de decisão.
“O erro é pensar que você pode substituir um aplicativo legado por um aplicativo SaaS e não ter implicações para os trabalhos que precisam ser feitos”, disse Della Rosa. “Então, dar um passo atrás e trabalhar com o RH [para determinar] como isso poderia mudar as funções de trabalho dentro da empresa” é uma parte fundamental do processo.
As empresas que não prestam atenção suficiente aos usuários durante a decisão de compra de SaaS acabam com grandes problemas, disse ele. “Os usuários demorarão a adotar um novo aplicativo ou não extrairão totalmente o valor potencial do aplicativo”.
Ao evitar esses erros, as organizações podem ter certeza de que selecionaram o software SaaS que melhor atende às suas necessidades e permite que o negócio opere com mais eficiência.
