Ferramentas como compartilhamento de arquivos e colaboração simultânea podem agilizar o processo
Independente da sua profissão ou vivência no mundo corporativo, uma coisa é certa: você já foi a uma reunião improdutiva. E o pior é que, além de irritante, a prática também custa caro para as empresas.
Segundo estudo da Universidade da Carolina do Norte, os encontros que poderiam ser e-mails custam cerca de US$ 37 bilhões para as empresas nos Estados Unidos. Isso sem mencionar o tempo que se perde em deslocamento para encontros nos quais tudo é conversado, mas nada resolvido.
Enquanto alguns fatores relacionados à deficiência das reuniões não podem ser modificados, existem processos que a tecnologia facilita bastante, como o agendamento e preparo prévio. Confira o material preparado pelo Google que mostra como otimizar algumas tarefas pré-reunião:
O Google Agenda permite a sugestão automática de salas de conferência próximas de cada participante e, ainda, lista os equipamentos disponíveis em cada sala. Para isso, é necessário que o administrador de TI registre todas as salas de reunião e seus respectivos equipamentos com antecedência.
Outra recomendação é sempre manter uma opção de videoconferência pelo Hangouts Meet, caso algum participante tenha imprevistos e não possa comparecer pessoalmente ou no espaço reservado.
Seja realista e, caso tenha alguma reunião que possa ser concluída em menos de 15 minutos, considere enviar um bate-papo até mesmo por e-mail dando continuidade ao assunto. Nas configurações do Google Agenda é possível, ainda, reduzir a duração predefinida das suas reuniões em 5 ou 10 minutos com a opção “Reuniões rápidas”.
Procure não marcar nada para as primeiras horas do expediente e busque por períodos que não comprometam os horários de almoço e de saída dos participantes. Uma das formas de manter os colegas de trabalho a par dos seus compromissos é adicionar alertas automáticos de sua indisponibilidade fora do seu expediente.
Caso viaje para o exterior com frequência é possível configurar o Google Agenda para exibir um fuso horário secundário. Assim, não há risco de se atrapalhar com o relógio.
Para manter o foco da conversa e fazer com que todos tenham previamente uma pauta do que será discutido, é válido criar um arquivo no Google Docs no qual todos possam colaborar simultaneamente.
O acesso pode ser adicionado ao evento da reunião em vez de ser encaminhado via e-mail, o que facilita a busca pelo conteúdo. Você pode também atribuir itens de ação a partir de menção ao membro da equipe responsável.
Mesmo via videoconferências, é possível compartilhar a tela do seu computador pelo Hangouts Meet para demonstrar conteúdos tais como agendas, apresentações, dados, vídeos; e, assim, facilitar o entendimento do que está sendo falado. No entanto, compartilhe apenas a guia do navegador para que as pessoas não se distraiam com bate-papos ou outros trabalhos.
