6 estratégias para priorização de projetos

Independente do tamanho da empresa, da indústria onde atua ou da estrutura que mantém, tempo e dinheiro são sempre recursos limitados. Esse contexto torna o processo de escolha e priorização de projetos uma tarefa cada vez mais delicada. Avaliação e escolha quais iniciativas tocar pode ser algo complexo. A boa notícia é que existem algumas estratégias que podem ajudá-lo nessa tarefa. Listamos seis delas.

1. Envolver-se no planejamento estratégico
O primeiro passo para um gestor de TI é envolver-se nas etapas do planejamento estratégico da organização. Sentar-se junto ao time de liderança corporativa ajuda a compreender as direções para onde caminha o negócio, os prazos/ciclos de evolução, e ter um panorama de como as ciosas se desenrolarão.

2. Identificar as alavancas de projeto
Um projeto pode ser impulsionado por diversos fatores, desde uma demanda de negócios para estabelecer um melhor relacionamento junto a mercados-alvo, até esforços para reduzir riscos, mitigar problemas, ampliar receitas, habilitar uma nova oferta… é importante saber identificar os gatilhos que motivam cada esforço e como isso se traduz no surgimento de um projeto.

3. Quantificar o valor estratégico
Indague gestores das divisões de negócios sobre os projetos prioritários de cada área e tente determinar o impacto que esses esforços podem trazer em termos de receitas para a companhia. Isso ajudará a compreender e quantificar o valor estratégico de cada iniciativa, tanto no curto quanto no longo prazo, bem como antecipar seus benefícios.

O risco de não começar um projeto com um cronograma correto também precisa ser mensurado com cuidado. Alguns esforços podem ter grande valor estratégico, trazer inúmeros benefícios, apesar de não figurarem entre as prioridades e ficam em segundo plano para esforços legais.

4. Determinar os fatores que podem impactar o sucesso do projeto
Os impactos de fatores adicionais no retorno sobre investimento (ROI), verbas, recursos disponíveis e eventuais limitações devem ser considerados cautelosamente. Algumas iniciativas precisarão ser colocadas em modo de espera se dependerem de outros esforços paralelos ou se tiverem algum vínculo externo que foge ao controle. Em resumo: avalie as variáveis.

5. Criar uma matriz de avaliação e priorização
Uma vez que conseguiu coletar o máximo de informações aplicáveis dos times de gestão e outras fontes, o próximo passo é criar uma matriz de avaliação e priorização de projetos para identificar e ranquear cada iniciativa de acordo com seu critério de relevância. Faça isso por meio de uma escala (por exemplo, de 1 a 5, onde 1 seriam esforços de nenhuma relevância e 5, esforços críticos).

6. Aparar as arestas
Depois de os projetos serem cuidadosamente medidos e priorizados, antes de começar a fase de execução, reúna-se com os times de gestão e revise o esforço estampado na matriz para assegurar que as expectativas estão atendidas e os requerimentos claros para todas as partes.