Especialista ensina a levar para a realidade a teoria matemática capaz de enfrentar os desafios de mercado no controle de custos
A teoria matemática empresarial é simples: Receita – Despesa = Lucro. Esse cálculo significa que para a organização ter lucratividade no final do mês os ganhos precisam estar em maior peso na balança do que os gastos. Falar é fácil, mas, na prática a realidade é outra. Entretanto, apesar dos desafios encontrados no mercado capazes de desestabilizar o empresário, é necessário fazer a conta funcionar.
Nesse contexto, Marcus Marques, mentor de pequenas e médias empresas, aponta o modelo mental como norte. “Todos os nossos comportamentos são guiados pela mente. Por exemplo, se eu pensar que meus funcionários não são confiáveis e nem estão engajados no negócio, vou centralizar as atividades. Não vou delegá-las. Então, para alcançar o sucesso no ramo empresarial é preciso ter a mentalidade certa. Sem esta característica eu posso ter a técnica e o conceito, porém, o meu comportamento não será assertivo porque o ser humano se impõe a fim de justificar o que acredita”, pontua.
A partir do entendimento do princípio básico do controle de gastos, é possível dissertar sobre os fatores que interferem na redução de custos visto que um fenômeno está ligado ao outro. Portanto, confira abaixo as seis principais dicas de Marques para garantir uma economia empresarial.
Existe uma série de gastos dentro da sua empresa que não significam faturas ou o aluguel. Mas, eles têm o poder de esgotar o lucro. Neste cenário, o principal custo invisível fica a cargo da má contratação de colaboradores. Ou seja, é uma despesa visível, contudo, o desempenho está fora do alcance dos seus olhos já que o funcionário não está te dando um retorno efetivo. Outro episódio a ser levado em consideração é a falta de eficiência que nada mais é do que um departamento mal organizado.
Independentemente do tamanho da sua equipe é imprescindível implantar uma cultura de redução de custos na organização. O excesso no uso de copos de plástico ou uma ligação pessoal com o telefone da empresa parecem não representar tanto nas finanças, mas, são elementos que juntos fazem a diferença. Portanto, trabalhe a conscientização contra os exageros e desperdícios. Uma dica para começar é explicar sobre o benefício de ser um colaborador consciente. Essa atitude valoriza o profissional. Afinal, todo o ambiente organizacional está interessado em quem contribui para os lucros da marca. Dessa forma, as chances de uma projeção de carreira aumentam.
Às vezes uma decisão não será tomada pelo menor preço e sim pelo melhor retorno. Quando se trata de controlar os gastos, o Retorno Sobre Investimento (ROI) destaca-se. Antes de investir o melhor caminho é fazer uma projeção em relação ao retorno que você terá ao optar por aquela escolha. Então, não deixe de auto refletir: Vale à pena? É o melhor momento? Vai trazer lucro? Você também deve compartilhar o cenário de possibilidades com as pessoas do seu time porque quanto mais visões de diferentes ângulos melhor. Dê asas ao seu instinto empreendedor para ponderar, criticar e elaborar.
Seja amigo das planilhas ou dos softwares, pois eles são indispensáveis para o controle efetivo de gastos. Nesta etapa é preciso documentar as informações financeiras do seu negócio. Ou seja, ser fiel ao registro do valor que entra e sai. Este processo é apelidado de centro de custos ou plano de contas no qual as despesas são organizadas em categorias de acordo com a realidade da organização. Ao criar uma categorização você começa a descobrir onde o seu dinheiro está indo.
Há uma enorme confusão em relação aos conceitos de custo fixo e custo variável. Porém, para o dono de uma empresa é importante o domínio dos termos. O fixo trata-se dos gastos mensais. Ou seja, sempre que entra o mês você já está com ele na planilha de despesas, tais como: internet, telefonia, aluguel ou seguro. Já o variável está atrelado a produção e vendas. Quanto mais vendas, mais crescimento de custos, o que torna-se positivo no momento em que a companhia tem margem de lucro. É importante ressaltar que o responsável por “arruinar” uma empresa é o fixo. Portanto, trate-o com cuidado.
O segredo de uma boa negociação é entender que o ato é uma tríade. O primeiro fator que interfere na ação é o tempo. Um período maior de negociação traz mais reduções de custos. Então, não deixe de criar um planejamento de aquisição de serviços. Em segundo lugar vem a necessidade. É importante controlar-se a fim de não demonstrar tanto interesse para não perder o poder de barganha. Por fim, não se esqueça de argumentar. Quanto mais você conhecer sobre o produto a ser adquirido maiores são as possibilidades de conseguir um desconto.
“Negocie, faça permutas e otimize processos. O controle de gastos é uma oportunidade de reavaliar as despesas para chegar em soluções mais assertivas. Não deixe de promover essas mudanças com frequência”, afirma o mentor.
