O segredo está na definição clara e objetiva das tarefas, na comunicação com os colaboradores e na estipulação das metas
Apenas 39% do expediente de trabalho é produtivo, aponta estudo realizado pela Workfront, empresa de softwares dos EUA. O número é baixo, mas se torna relevante e bastante preocupante quando paramos para analisar os motivos que o colocam nessa posição.
De acordo com o especialista em turnaround Flávio Ítavo, o segredo está na definição clara e objetiva das tarefas, na comunicação com os colaboradores e na estipulação das metas.
Confira abaixo alguns erros que minam a produtividade e como evitá-los.
1º Erro – Direcionamento inadequado das tarefas executadas
De acordo com o especialista, esse é o erro mais comum e que gera o maior impacto na produtividade das equipes. Em sua maioria, as tarefas são realizadas sem estarem alinhadas com os objetivos globais da área/empresa. A solução é analisar detalhadamente a sequência de trabalho de cada um dos colaboradores, alinhando esta carga de trabalho com os objetivos estabelecidos. Você perceberá muitas tarefas duplicadas, algumas sem relevância alguma e outras que são feitas sem haver uma demanda clara dos motivos que a direcionam.
“Em uma empresa que trabalhei, certo dia fiz um levantamento na área de controladoria e reportes, que executava uma média de 200 relatórios mensais. Num determinado mês resolvi interromper a execução de aproximadamente 100 relatórios, e recebemos a reclamação de apenas seis (06) deles. Ou seja, todos os demais não tinham a necessidade de serem produzidos. Com essa ação eliminamos e otimizamos boa parte do processo”, aponta Ítavo que tem passagem por grandes empresas.
2º erro – Carga de trabalho inadequada
A carga de trabalho a qual os funcionários são submetidos, em grande parte das vezes, é simplesmente desconhecida, o que faz com que em termos gerais, nossa força de trabalho (mão de obra) seja superestimada, enquanto a capacidade de produzir seja bastante subestimada. A solução é analisar a carga de trabalho de cada um dos subordinados. Na maior parte das vezes apenas entrevistar cada um dos postos é suficiente para termos uma boa noção dessa demanda.
3º erro – Ausência de metas e objetivos na produção
Boa parte das empresas não possuem objetivos de produção estabelecidos para um turno de trabalho. Isso faz com que a produção seja acompanhada de forma mais indolente que o necessário. Corrija estabelecendo metas de trabalho, que possam ser acompanhadas turno a turno, dia após dia. Apresente essas metas em lugares bem visíveis a toda equipe, de maneira que todos possam acompanhar o andamento dos processos de maneira intuitiva.
4º erro – Clima ruim no ambiente de trabalho
Esse é um dos pontos cruciais para os quais boa parte dos gestores não costumam investir tempo e atenção. As pessoas passam mais tempo na empresa do em casa, pelo menos no que tange a tempo “acordado”. Não há ser humano que consiga produzir de forma adequada se o ambiente de trabalho não for bom. Acompanhe através de pesquisas e contatos a qualidade do ambiente de trabalho. Se necessário, desenvolva atividades extratrabalho no sentido de aliviar as tensões e direcionar a motivação para que a equipe se concentre em atingir os objetivos almejados. Manter um bom clima de equipe não é uma tarefa fácil, mas com paciência e muita persistência tudo pode ser corrigido e melhorado.
5º erro – Expectativas desalinhadas
Alinhar as expectativas é tão ou mais importante que motivar seus colaboradores. Quando as expectativas são desconhecidas na base da pirâmide hierárquica, fica difícil convencer a todos que seu esforço é de extrema importância. A solução é alinhar as expectativas e deixar todos os colaboradores “na mesma página”. Fazer isto não é uma tarefa fácil e requer muito trabalho. Por outro lado, quando todos estão cientes do que é necessário ser feito, a equipe se estrutura de maneira mais clara e fica mais fácil para todo mundo determinar as prioridades do trabalho.
6º erro – Falta de comprometimento e de noção de equipe
Equipes são conjuntos de indivíduos. Se cada um deles trabalhar com um objetivo, um ritmo e uma cadência, via de regra teremos um espaço onde se faz muita força para remar e se obtém pouco resultado. A solução é montar um time. Pode ser mais complicado que contratar uma equipe, mas ao mesmo tempo traz muito mais produtividade, prazer e resultado. Times são equipes muito bem coordenadas, bem alinhadas e com fatores motivacionais que permeiam a coletividade daquela equipe. Um time sabe que para vencer, todos devem apresentar sua conta de comprometimento e esforço, em objetivos que nem sempre estão sob a responsabilidade de uma pessoa apenas, mas sim do grupo como um todo.
7º erro – Excesso de ambientes de trabalho
Um excelente exemplo disso são os escritórios com amplos espaços abertos e divisórias de vidro. Não há vantagens em colocar, por exemplo, 80 pessoas em uma sala, sem obstáculos para o som ou a visão que cada colaborador terá do coletivo. Escritórios com esse tipo de estrutura, muitas vezes em baias, permitem que os colaboradores sejam constantemente interrompidos por outros colegas, além de participarem de ruídos promovidos por pessoas andando e telefones tocando constantemente. A solução é estudar o ambiente de trabalho e certificar-se que o ambiente não será disruptivo, barulhento e que favoreçam a falta de concentração do colaborador.
