7 maneiras para tornar as operações de TI mais eficientes

Todo líder de TI anseia por eficiência – fazer o melhor uso possível dos recursos disponíveis. Ainda que buscar eficiência e realmente alcançá-la em qualquer nível significativo sejam duas coisas bem diferentes. Normalmente, apesar de um planejamento cuidadoso, os esforços para alcançar eficiência falham em atingir os objetivos antecipados e as operações chave permanecem atoladas na mediocridade com as rodas girando na lama.

Restaurar tração para iniciativas paradas de eficiência exige comprometimento e visão. “Para ser mais eficiente, foque os esforços em melhorar a efetividade e a experiência”, aconselha o analista principal de estratégia da consultoria PricewaterhouseCooper, Kumar Krishnamurthy.

Para trazer o foco certo em efetividade e experiência, Krishnamurthy recomenda compreender e gerenciar custos para servir em três categorias principais: otimizar para reduzir custos para servir ao negócio, redesenhar para impulsionar a efetividade, e empurrar para melhorar experiências.

Confira abaixo sete maneiras adicionais pelas quais os líderes de TI podem tornar as suas operações mais eficientes e produtivas.

1-Use dados para ampliar a visibilidade

Uma chave para tornar as operações de TI mais eficientes é focar em resultados de negócios, como aumentar receita e melhorar a satisfação dos clientes, sugere o CIO da fornecedora de tecnologias analíticas ExtraHop, Jon Matthews. “Para alcançar tais objetivos, todas as equipes em TI precisam de dados atualizados e precisos para monitorar de maneira eficiente a experiência do consumidor e fornecer a linha de negócios com insights acionáveis”, afirma.

Equipar times com dados relevantes e acionáveis permitirá que eles identifiquem e resolvam rapidamente questões que ameaçam a disponibilidade e o desempenho. A análise de dados também pode ser usada para identificar problemas à espreita antes que eles se tornem aparentes. “A visibilidade melhora a colabora entre as equipes de operações e desenvolvimento ao ajudar os desenvolvedores a entenderem melhor como os seus códigos estão trabalhando em produção, em oposição ao seu ambiente de testes”, aponta Mattheus. “Além disso, a visibilidade completa habilita as operações de TI a impulsionarem transformações digitais bem sucedidas, como migração para nuvem, consolidação de data center ou um lançamento crítico de aplicação.”

2-Foque em necessidades de negócios, não em tecnologia

Muitos líderes de TI caíram no hábito de focar em tecnologias, em vez dos consumidores. “Existem tantas novas funcionalidades chegando ao mercado, e isso pode fazer com que as organizações de TI fiquem engarrafadas na tomada de decisões”, aponta diretor de gerenciamento de TI em negócios e tecnologia da Accenture, Merim Becirovic.

“Esse tipo de abordagem normalmente leva a ferramentas e serviços que não são adaptados às necessidades dos usuários e acabam passando da nova missão da TI: habilitar o negócio e descobrir novas fontes de receita.”

3-Construa conexões com as partes interessadas

Um ponto essencial para atingir a eficiência máxima é se conectar com partes interessadas dos negócios, de forma a ajudá-las a entender e suportar os objetivos da empresa, aponta a diretora de excelência em operações da West Monroe Partners, Colleen Campbell.

“Se um líder de tecnologia pode afirmar claramente como as suas escolhas de tecnologia impactaram o ROI (retorno sobre investimento), os líderes de negócios vão escutar e ver que a linha é traçada do custo para o benefício”, explica. “Isso é alcançado por meio da construção de relacionamentos, gerenciamento de partes interessadas, estratégias de comunicação, gerenciamento de programas, métricas, alinhamento cultural aos objetivos, e mudanças organizacionais.”

Há uma suposição subjacente de que os líderes de negócios e TI colaboraram e projetaram as necessidades de TI para o ano seguinte, em vez de apenas replicar o plano do setor no ano anterior ou desenvolver um plano de TI em um vácuo sem um input do lado dos negócios, de acordo com o CTO da agência de design digital SPR, Matt Head. “Muitos departamentos de TI são percebidos pelas áreas de negócios como apenas centros de custos e inibidores de negócios em vez de um verdadeiro parceiro que irá ajudá-las a pensar criativamente em modos como as coisas poderiam ser feitas diferentemente.”

4-Incline-se para a nuvem

Praticamente qualquer organização de TI pode se tornar mais eficiente ao aproveitar as vantagens das ofertas de cloud/SaaS, aponta o CIO da Juniper Networks, Bob Worrall. Para o executivo, esses serviços tornam as organizações de TI mais ágeis, ao mesmo tempo em que permitem que as equipes aproveitem as melhores soluções disponíveis para satisfazer as necessidades de negócios, que estão em constante mutação.

No último ano, a equipe de TI da Juniper encerrou o seu último data center físico, coroando uma jornada de sete anos que viu a companhia fazer uma transição de um total de 18 data center para um ambiente de operações totalmente baseado na nuvem. “Apesar de esse esforço claramente ter levado tempo, não estou olhando para trás. Seguir para a nuvem é desafiador e pode ser muito complexo; no entanto, fizemos isso de forma comprometida, buscamos uma abordagem simplificada para as nossas operações de TI e já estamos vendo uma quantidade significativa de retorno sobre investimento”, aponta Worrall.

Apesar de os custos de uma transição de data center para a nuvem, a economia de custos no médio a longo prazo costuma subir rapidamente, graças às despesas mais baixas com infraestrutura física, assim como custos reduzidos com gerenciamento de TI e suporte de usuário, destaca o diretor do departamento MIS da Ohio University, Gabe Giordano. “O custo cada vez maior da segurança com TI tornará essas economias ainda mais significativas em muitas configurações pela frente.”

5-Automação, automação, automação

Os líderes de TI devem considerar automatizar processos recorrentes, como implementações de códigos, gerenciamento de configurações e testes de qualidade, recomenda o CTO da Yapta, Brandon Evans.

“Os líderes de TI costumam cair na armadilha de pensar que não podem investir em automação, principalmente por conta de uma falta de compreensão sobre o custo da troca entre automatizar processo de TI e continuar com sua abordagem manual. Isso pode causar um dano tremendo para a organização, especialmente se o negócio estiver em modo de crescimento com expectativa de escalar as operações de TI”, afirma.

Quando a TI automatiza processos, o departamento fica mais bem posicionado para escalar no ritmo da expansão da companhia, suportar as necessidades de crescimento da infraestrutura e até mesmo lidar com um número maior de solicitações de help desk em TI, explica o CIO da TempWorks Software, Kevin Prow. “Para além da escalabilidade, a automação também reduz significativamente o erro humano da equação.”

6-Considere um novo modelo de departamento

O papel da TI evoluiu de simplesmente manter os níveis do serviço de TI para a tarefa muito mais complexa e exigente de liderar a organização em uma era de transformação digital sem precedentes. “Quando o assunto são modelos de organização, é extremamente importante criar equipes de funcionamento cruzado em torno de projetos específicos, em vez de usar uma abordagem de fábrica”, aponta o diretor de tecnologia da informação da BT Global Services, Hriday Ravindranath. “É assim que as companhias de produtos mais bem sucedidas são organizadas.”

Ao criar equipes integradas de gerentes de produtos e engenheiros orientados em torno de projetos específicos, a estrutura organizacional funcional tradicional se torna obsoleta e novos métodos de eficiência são criados, destaca Ravindranath. “Essa estrutura encoraja a colaboração cruzada e ajuda a superar algumas das barreiras tradicionais que contribuíram para configurações ineficientes e incômodas no passado.”

7-Permita que os membros da equipe brilhem

Todo líder de TI possui habilidades específicos sobre como coordenar um projeto. “O erro que muitos líderes cometem é forçar as suas próprias experiências nos membros da equipe”, afirma Prow. Cada equipe de TI possui experiências valiosas trabalhando com diferentes plataformas e ferramentas. “É importante que os líderes de TI entendam as forças únicas dos seus times e as alavanquem apropriadamente para ampliar a eficiência”, aponta.

A melhor maneira de evitar subutilizar a experiência da equipe é possuir um conhecimento profundo sobre as plataformas, processos e sistemas em que cada equipe está focando. Os líderes podem então avaliar efetivamente cada projeto de forma individual e selecionar os membros da equipe que oferecem o melhor encaixe estratégico.

“É importante alinhar os integrantes do time a projetos que combinam ou impulsionam suas habilidades ao mesmo tempo em que evitar estender demais os seus talentos, o que leva à ineficiência”, aconselha Prow.