ADV Tecnologia lista o momento certo para fazer uma mudança tecnológica
A maioria das empresas já possui algum sistema de gestão instalado, porém muitas delas acabam utilizando este software apenas para cumprir obrigações fiscais, como a emissão da Nota Fiscal Eletrônica ou Cupom Fiscal.
A implantação de um software de gestão (ERP) pode proporcionar uma lista enorme de benefícios para a empresa como um todo, que somados irão se traduzir em redução de custos, melhoria geral na produtividade, aumento de vendas e crescimento do lucro. A ADV Tecnologia listou 8 sinais que mostram que está na hora do empreendedor trocar seu software.
É muito comum encontrar empresas que não fazem uma gestão adequada de clientes. A equipe de vendas acaba ficando focada nos clientes que tem um giro maior, e uma parte da carteira acaba ficando esquecida, até que alguém lembra: “O cliente X não colocou mais nenhum pedido?”, e aí descobre-se que o cliente deixou de comprar há mais de 6 meses.
“Um sistema ERP com ferramentas de monitoramento pode gerenciar automaticamente a carteira de clientes da empresa. Muitas equipes não têm esse controle e acabam perdendo de lucrar e ter uma receita ainda maior”, explica o especialista José Claudio Brito.
Um problema comum encontrado em empresas que não utilizam um Sistema ERP são os atrasos nas entregas, e também erros como falta de mercadoria ou entrega de produto errado. Através de um sistema de gestão, o empresário consegue monitorar os prazos de entrega de cada pedido, e receber alertas automáticos por e-mail ou celular, avisando sobre riscos de atrasos.
Para o especialista em software de gestão, o software ideal auxiliar o empreendedor indicando itens precisam ser separados e ainda pode acusar divergências nessas separações. “Através de integrações com ferramentas como o Google Maps, é possível ainda traçar qual a melhor rota para o motorista que fará a entrega, com base em uma análise dos pedidos que foram separados. O ERP fornece essa ferramenta”, pontua Brito.
Estes controles ajudam muito a reduzir o tempo de entrega dos pedidos, e a reduzir custos e insatisfação dos clientes por conta de atrasos ou erros nas entregas.
Para uma empresa que não tem um sistema ERP instalado, é muito difícil verificar de forma rápida a situação financeira do cliente no momento da liberação de um pedido. O resultado disto muitas vezes são as perdas geradas com vendas feitas para clientes que já estavam inadimplentes, e que acabam comprometendo a lucratividade da empresa.
Através de um sistema ERP é possível automatizar a liberação financeira, através de uma análise automática do cliente a cada pedido lançado, e bloquear pedidos de clientes que já estejam inadimplentes. Ainda é possível receber alertas sobre clientes que apresentem um comportamento de compra fora do padrão, e que possa levar a uma situação de risco de inadimplência.
Um sistema ERP consegue ajudar na administração de orçamentos enviados e ainda não aprovados, monitorando estes orçamentos e orientando a equipe de vendas sobre quais clientes precisam ser contatados.
Além disto, por meio das ferramentas de análise é possível, por exemplo, verificar produtos que são muito orçados e pouco vendidos, identificando assim itens que estão muito acima do preço do mercado.
Para empresas que possuem operações de vendas físicas como virtuais, manter as informações atualizadas e fazer a gestão de estoques e pedidos a serem entregues pode ser um trabalho bastante complexo.
Com um sistema de gestão ERP integrado à loja virtual, é possível fazer a administração dos canais de venda físico e virtual de forma integrada, reduzindo custos e melhorando a experiência de compra do cliente. “Hoje, o segmento do varejo tem apostado no e-commerce, então é essencial pensar em um sistema que ofereça ferramentas para sua loja virtual”, afirma o diretor-executivo da ADV Tecnologia.
Saber no momento do pedido qual a disponibilidade de cada item no estoque, ajuda a equipe de vendas a informar ao cliente na hora da compra sobre a disponibilidade e prazo de entrega de cada item, e até sugerir produtos similares na falta do produto solicitado.
Mesmo usando um software de gestão para emitir as notas fiscais, muitas empresas não tem um sistema ERP parametrizado de acordo com as necessidades e realidade da empresa.
Por isto, em muitos casos os cálculos ainda são inseridos manualmente pelo usuário, o que torna o processo mais suscetível a erros de digitação. Um sistema ERP bem parametrizado elimina a necessidade de inserir informações manuais, fazendo com que estas informações sejam trazidas dos módulos de vendas e financeiro.
Através das ferramentas de seu sistema ERP o empresário pode tomar decisões mais rápidas e precisas, como incluir ou retirar um item de linha, alterar as margens e preços de produtos, analisar estratégias diferenciadas para cada tipo de cliente e controlar o estoque.
Essas análises podem ser feitas pelo próprio software, através de um monitoramento automático das informações contidas no banco de dados. Através de uma ferramenta de BI (Business Intelligence) é possível traduzir em indicadores e gráficos as informações armazenadas no banco de dados, fornecendo uma visão atualizada e rápida da situação atual e tendências de cada área de empresa.
“O empreendedor consegue ter o controle mesmo fora da empresa, porque os alertas inteligentes o auxiliam nisso”, explica Brito.
