Colaboradores passaram a enviar à área financeira despesas de alimentação e transporte pelo smartphone onde quer que estejam, reduzindo tempo da prestação de gastos corporativos
Movida por inovação, a 99jobs faz parte da nova safra de empresas da economia digital que nasceram suportadas por plataformas on-line para reduzir custos e acelerar processos de negócios. A prática dessa filosofia faz com que a startup brasileira, que explora o mercado de carreira, busque constantemente soluções em nuvem para aprimorar sua gestão. O investimento mais recente aquisição foi o app VExpenses, que permite aos funcionários encaminhar pedidos de reembolso das despesas corporativas pelo smartphone onde quer que estejam.
Como toda startup, a 99jobs é uma empresa enxuta e adepta das novas tecnologias que automatizam funções para ganhos de agilidade e eliminação de erros. Essa característica pode ser vista no seu próprio modelo de operação, sustentado por uma plataforma de dados analíticos focada em carreira para conectar com mais assertividade sua clientela com o mercado de trabalho.
Seus clientes são, na grande maioria, jovens entre 20 e 26 anos, da chamada geração milênio. Em 2016, companhia gerenciou aproximadamente 300 mil profissionais inscritos em programas de estágio e trainee.
Lançada em 2013, o site de relacionamento com o trabalho, utiliza algoritmos que cruzam dados para encontrar o emprego certo para os candidatos. O sistema foi desenhado para alcançar compatibilidade de até 99% com o perfil dos profissionais. É por isso, que o nome da empresa esse número.
Com base em dados inteligentes, a 99jobs defende a bandeira “Faça o que você ama”. A empresa acreditar ser possível encontrar uma vaga de emprego de acordo com a personalidade e estilo de vida dos candidatos, indo além do modelo tradicional dos sites de carreira que selecionam talentos mais pelas habilidades exigidas para preenchimento das vagas.
Para conectar os talentos com organizações que eles se apaixonem, a companhia utiliza uma plataforma on-line que cruza informações do mercado profissional com os valores dos jovens talentos, com sistema parecido com os sites de relacionamento pessoal, como o Tinder.
A experiência da 99jobs com uso de ferramentas em nuvem e big data contribuiu para adesão do app VExpenses, criado por uma empresa brasileira que leva o mesmo nome. O aplicativo funciona em smartphones com Android e iOS, bem na plataforma Web, possibilitando que funcionários encaminhem suas despesas de reembolso com mais rapidez para departamento financeira.
“Temos o lema de automatizar processos. Nosso sistema de reembolso anterior era extremamente trabalhoso, com planilhas, pastas e demandava muito tempo para organização, até que conhecemos a solução do VExpenses”, informa Rafael de Pádua, responsável pela área financeira da 99jobs.
O aplicativo móvel VExpenses passou a ser utilizado pela 99jobs em janeiro de 2017 e já é adotado por cerca de 40 funcionários. As operações mais comuns realizadas por eles pelo aplicativo são gastos com alimentação externa e com transporte para locomoção. “Todas as áreas da empresa utilizam o app para todos os tipos de reembolso”, explica Pádua.
Rafael de Pádua, responsável pela área financeira da 99jobs
Como muitos dos internautas estão habituados com uso de apps móveis, Pádua diz que a ferramenta foi bem aceita pelos funcionários da 99jobs. Os colaboradores passaram por um treinamento e o maior desafio, de acordo com o executivo, foi a compreensão do fluxo de aprovação das despesas. O empregado tira foto do recibo com a câmera do celular, o sistema identifica os dados e envia o relatório para aprovação do seu reembolso.
Ao avaliar o uso da solução, Pádua destaca que o principal benefício foi o fim do retrabalho na emissão de relatórios enviados para a contabilidade. A 99jobs ganhou também tempo na gestão de planilhas e notas fiscais que eram escaneadas e entregues pelos funcionários.
Segundo a VExpenses desenvolvedora do app, a nova tecnologia reduz em mais de 80% o tempo das empresas com o processamento do reembolso de gastos corporativos. Thiago Campaz, fundador e diretor do VExpenses, observa que muitas companhias ainda realizam esse trabalho de forma manual. Os empregados reúnem recibos das despesas e quando chegam ao escritório colocam um a um em um sistema ou planilha, tornando esse processo demorado, caro e suscetível a falhas.
Com o VExpenses, o funcionário digitaliza os recibos e envia o relatório dos gastos pelo celular onde quer que ele esteja, automatizando todo o processo de prestação de contas de despesas e de quilometragem para as empresas.
“Estamos conseguindo trazer bastante economia de tempo e dinheiro às empresas, além de ajudar no combate às fraudes”, garante Campaz. O app pode funcionar integrado com os sistemas de ERP e quando as despesas são aprovadas pelos gestores, são lançadas automaticamente no módulo de contas a pagar.
Numa primeira etapa, a 99jobs está usando o app VExpenses para ganhar tempo no processo de prestação de contas das despesas corporativas pelos funcionários. Mas no longo prazo, Pádua acredita ser possível ter análises mais apurada sobre os gastos de cada colaborador para reduzir custos dos projetos.
O executivo diz que a empresa planeja filtrar mais informações a partir dos relatórios dados gerados pelo VExpenses para ter melhor entendimento sobre a relação gasto com projeto x reembolso.
Campaz contata que como a área financeira perde menos tempo em rotinas operacionais, os gestores podem fazer avaliações mais relevantes para a companhia, como por exemplo, identificar gastos por região do país, por área da empresa ou por projeto, entre outras possibilidades. “Essas análises permitem que sejam encontradas formas de economia e também anomalias para serem investigadas com mais detalhes”, garante o fundador da VExpenses.
Com o app, a empresa pode ainda reembolsar a quilometragem percorrida pelos seus funcionários, mensurada através de um GPS que informa a quilometragem exata e o trajeto percorrido por meio de um mapa, diminuir as despesas como um todo, ao identificar gargalos, desperdícios e fraudes.
