Fundamentais para captar mais receita e garantir sustentabilidade, a otimização dos projetos é questão estratégica para a instituição
Há certa de sete anos, a Associação de Assistência à Criança Deficiente (AACD), um dos melhores hospitais especializados em ortopedia no tratamento de pessoas com deficiência física do país, se viu às voltas com a necessidade de gerenciar seus projetos de forma mais ágil e eficiente, já que essa atividade que antes era feita com ferramentas inadequadas que consumiam tempo da equipe de gestão e que comprometiam a qualidade das informações finais.
Assim, após muita pesquisa no mercado, em 2010, a AACD optou pelo Channel, da JExperts, fornecedora de soluções de software com conteúdo aplicado que simplifica a gestão estratégica corporativa. Escolhido por ofertar o melhor custo-benefício dentre as demais plataformas pesquisadas, o sistema foi implantado para proporcionar ganho de tempo e autonomia na supervisão do projeto por parte dos gerentes, visto que as atualizações podem ser feitas e acompanhadas no próprio sistema.
Essas otimizações têm impacto no crescimento da empresa, já que todos os projetos são estratégicos e fundamentais para a AACD conseguir ampliar o atendimento, captar mais receitas e atingir níveis de sustentabilidade. Projetos de implantação de sistemas, por exemplo, visam integrar todas as unidades ou algumas áreas específicas, como financeira e assistencial. Ou, no caso de iniciativas de verba pública, nos quais o gerenciamento correto é fundamental, pois a instituição precisa prestar contas ao governo. Portanto, é preciso uma garantia de que os projetos estejam sendo gerenciados com eficiência.
Desde sua implantação a AACD evoluiu bastante o uso do Channel. A ferramenta foi adquirida com um propósito específico e acabou atendendo outras demandas também dado a sua completude. “O relatório de indicadores é um exemplo de funcionalidade que passamos a utilizar posteriormente. Com ele, conseguimos estabelecer um controle para todas as áreas da AACD nas onze unidades. A solução passou ser utilizada também com o repositório para indicadores de avaliação de desempenho”, conta Sandra Rodrigues, gerente de controle e projetos da AACD.
Segundo a executiva, a instituição passou a usar o módulo de Balanced Scorecard, que possibilitou implantar o monitoramento do planejamento estratégico em vigência na AACD. “Optamos por fazer uso do módulo de Processos da ferramenta no qual temos algumas operações que são monitoradas, desde operações administrativas vinculadas às áreas de BackOffice para solicitação de serviços, cursos, aprovação de materiais personalizados à processos controlados pelas áreas técnicas tais como padronização e despadronização de materiais médicos e medicamentos, produtos químicos e formulários de atendimento ao paciente. Os módulos são utilizados por colaboradores do Escritório e por usuários de toda a Instituição”, afirma Sandra.
Dentre os principais benefícios percebidos pela AACD na utilização do Channel até aqui ela aponta a facilidade de acompanhamento dos projetos de forma simultânea sem a necessidade de dependência do escritório para ver o desempenho. O ganho de velocidade também foi um fator perceptível, agora é possível demonstrar de uma forma consolidada a situação dos investimentos estratégicos na forma de projetos a partir do mapa estratégico da companhia. A ferramenta proporciona uma visão integrada tanto dos projetos que contribuem para alcançar os objetivos, quanto dos indicadores de resultados que estão diretamente ligados.
“Além de todas as demais vantagens, as nossas reuniões de resultados também foram otimizadas, uma vez que apenas precisamos abrir o sistema e todas as informações necessárias estão lá, podemos fazer as análises e críticas pertinentes. Além disso, o software é intuitivo e qualquer colaborador com o treinamento mínimo consegue utilizar o Channel. Com o intuito de melhorar o processo, a JExperts disponibiliza consultores para visitas periódicas. Por exemplo, já tivemos aqui algumas visitas de consultorias parceiras para estabilizar serviços e até recomendar melhorias em processos com a utilização da plataforma”, finaliza Sandra.
