Presente há 50 anos no mercado nacional, o Aché Laboratórios passou a integrar sua cadeia de suprimentos com base no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A iniciativa faz parte da estratégia de investir em tecnologia e inovação para impulsionar o crescimento sustentável.
A empresa 100% brasileira implementou o SAP Nota Fiscal Eletrônica 10.0 (SAP NFE), parte da suíte SAP Governance, Risk and Compliance (GRC), para garantir automação dos processos de recebimento de NF-e. Além disso, obteve melhora no processo de faturamento, redução do volume de lançamentos manuais e conferência antecipada das informações de fornecedores e automação dos processos de entrada.
Por conta da implementação, o Aché consegue validar informações em tempo real e eliminou a impressão indevida de documentos e a necessidade de espaço para armazenamento físico de papeis. Os ganhos se estenderam às rotinas ficais. “Aumentamos em 42% a produtividade durante o recebimento de mercadorias e garantimos alta disponibilidade para consultas e auditorias”, afirma Leandro Roldão, gerente de Sistemas da Informação do Aché.
Agora, a área de Suprimentos do Aché recebe as solicitações de compra da empresa, entra em contato com os fornecedores e fecha os termos dos contratos de compras de serviços ou produtos. As informações da NF-e (XML) seguem eletronicamente para o SAP NFE, que confere automaticamente e antecipadamente o XML da NF-e com o pedido de compras, disponibilizando os resultados para a área fiscal.
Roldão destaca ainda diminuição de 75% no tempo consumido na emissão de notas fiscais, além de a tecnologia ter evitado paradas de faturamento no sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz), geração dos arquivos XML, PDF e comunicação sistemas de clientes e transportadoras.
“Também melhoramos e otimizamos o processo de entradas de mercadoria graças à automação e conferência antecipada da NF-e de forma eletrônica, envio do aceite ou rejeição eletrônica aos fornecedores B2B e criação automática dos documentos no SAP ERP ”, explica. “Hoje, temos validação de assinatura digital e autorização de 100% das notas fiscais eletrônicas recebidas junto à Sefaz, com diminuição do risco e gastos com autuações fiscais”.
Para o Aché, a implementação do SAP NFE significou ainda a redução de custos em diferentes frentes. Além disso, o tempo de transporte foi reduzido e, em consequência, caiu significativamente o número e o tempo de caminhões parados no pátio à espera de emissão de notas e os gastos com transporte e armazenagem de documentos.
Como próximo passo, o Aché quer ampliar o uso de recursos do SAP NFE. Entre os planos estão a impressão de notas diretamente na doca para otimizar ainda mais o tempo de transporte, o despacho e recebimento de mercadorias.
A empresa tem ainda em seu calendário de implementação, o desenvolvimento de uma grade de entrega que permita recebimento, visualização e acompanhamento do volume de entregas previstas, facilitando, assim, controle e dimensionamento dos recursos.
