Entenda como o conceito tem sido essencial para o dia a dia do Ancar Ivanhoe Shoppings Centers e da Secretaria da Fazenda do Estado do Recife
A metodologia Agile (ou ágil, no português) tem sido adotada por organizações de diferentes portes e verticais para tornar processos empresariais – como o próprio nome diz – mais ágeis, principalmente no desenvolvimento de sistemas e soluções inovadoras.
Por ser o coração da inovação nas companhias, a área de TI lidera, em muitos casos, a implementação desse tipo de metodologia. O framework Scrum, por exemplo, é um dos mais utilizados, permitindo controlar de forma eficiente atividades realizadas, trazendo também incentivos para trabalhos em grupo.
Provas de que o Agile é, sim, para todas as empresas são os casos da Secretaria da Fazenda do Estado do Recife (Sepaz-PE) e do Ancar Ivanhoe Shopping Centers. Duas organizações completamente distintas, mas que, cada uma com suas particularidades, conseguiram ganhar valor e, sobretudo, eficiência com a adoção de metodologias ágeis.
Fernando dos Santos Wanderley, CIO do grupo responsável pela gestão de 24 shopping centers no Brasil, acredita que em muitos casos a metodologia ágil começa de forma errada, pulando etapas. “Alguns dizem que estão fazendo transformação digital adotando tecnologias novas, mas tem muitos passos antes. O primeiro passo para Agile é a mudança do modelo mental da empresa, depois vai para prática e, então, pensar em tecnologias”, comentou, durante participação no IT Forum+, evento promovido pela IT Mídia e realizado nesta semana na Praia do Forte, Bahia.
Wanderley comenta o caso do próprio Angar, que tentou colocar em prática metodologias ágeis em 2006, mas o projeto não funcionou porque “a empresa não estava contaminada com aquilo”. “É uma mudança muito grande. É preciso fazer com que a companhia pense diferente”, apontou.
No caso do Sedaz, a superintendente de TI Danielle Campello conta que as principais motivações para a adoção de Agile foram: antecipação das entregas de valor ao cliente; alinhamento com as necessidades de negócios; melhoria contínua na qualidade de produto; transparência no processo de desenvolvimento; escopo flexível; e foco no produto.
O projeto liderado por Danielle já surpreende naturalmente, mas, se considerarmos o contexto em que foi inserido – em um órgão público conservador -, o destaque ainda é maior.
A implementação do modelo ágil foi iniciada em 2016, com a realização de alguns projetos-piloto, bem como contratação de consultoria e capacitação dos princípios ágeis. Um período de convencimento do que a aposta poderia render, algo que se estendeu por 2017. No ano passado, o órgão passou a aplicar o método a projetos. Já neste ano, passou a fazer auditorias, bem como implantação de indicadores e institucionalização do método. “Agora sinto segurança de que o time está trabalhando com a tecnologia”, comentou Danielle.
Com o novo método, a gestão de demandas foi revolucionada. Todo o planejamento anual é feito com base no cadastro e acompanhamento de projetos usando o módulo ágil da plataforma Channel. Na ferramenta são cadastrados itens como apontamento de horas, equipes, produtos e versões, sprints e cronogramas. Na sequência, são aplicadas as metodologias ágeis e todas as informações são reunidas no painel Qlik Sense.
Os indicadores da instituição passaram a ser coletados por meio de questionários on-line – todos eles classificados de acordo com o tamanho do spring, backlog de produto, estimativa de conclusão etc.
Danielle diz que é impossível capacitar profissionais millennials colocando em um auditório, por exemplo. Por isso, a equipe pensou em duas propostas: maratona ágil e aprendizagem colaborativa por meio de gamificação.
A maratona ágil consiste em um modelo de treinamento inspirado em seriados – algo que as novas gerações tanto gostam. A instituição preparou encontros mensais intitulados episódios, que são separados em semestres (ou temporadas). Utilizando o lúdico (vídeos, dinâmicos e atividades descontraídas), o foco foi criar ferramentas para disseminar informação e praticar técnicas ágeis.
Cada temporada é finalizada com um episódio especial, em forma de evento comemorativo com retrospectiva, apresentação de resultados, temas futuros e novidades para a temporada seguinte.
Os capítulos da maratona, com duração de 1h30 cada, foram: Inception Enxuta/ Do Backlog ao Spring; Um bate-papo sobre melhoria contínua; e Season Finale. “Fizemos um evento de encerramento intitulado Oscar com toda a retrospectiva e até tapete vermelho. Foram 80 participantes na primeira edição”, contou.
O processo de gamificação, por sua vez, tem como objetivo engajar os funcionários, resolver problemas, bem como disseminar conhecimento por meio de dinâmica de jogos. Na primeira etapa, a organização preparou um jogo de tabuleiro que simula a jornada de trabalho no Sefaz. O foco é nivelar o conhecimento de todos os colaboradores de forma lúdica e divertida.
Já a segunda etapa consiste em um jogo mensal com resultados com base em tarefas diárias. Por meio de um dashboard com naves (que representam cada colaborador), os jogadores ganham pontos ao completar as missões. “Cumprir tarefas no prazo é um exemplo de pontuação”, comentou Danielle.
A prática foi implementada nesta semana e, segundo Danielle, já está engajando os funcionários. “No final do ano teremos o pódio com os três primeiros colocados, que ganharão prêmios.”
Danielle comemora os primeiros resultados da aposta em Agile. “Temos equipes muito mais comprometidas”, resumiu.
O sucesso pode ser traduzido em números. Em 2016, a equipe entregou nove projetos em Agile. No ano passado, o número subiu para 23, e, em 2018, apenas no primeiro semestre, já foram entregues 42. A previsão é fechar o ano com cerca de 60.
O engajamento da equipe é um trunfo da instituição para retenção de talentos. “Pernambuco é um polo de tecnologia e que tem rotatividade grande. Muitas vezes, os profissionais não saem por dinheiro, mas sim por conta de novos projetos”, completou.
Se no Recife o projeto foi feito todo dentro de casa, com praticamente custo zero, o Ancar Ivanhoe mostra que contar com parceiros também pode ser uma boa saída. No caso do grupo, por não ter uma equipe grande o suficiente para tocar projetos internos, a aposta foi em empresas especializadas.
Mas, antes disso, a companhia “preparou o terreno” para a adoção da metodologia. Wanderley conta que a migração dos sistemas de mensageria para a nuvem, em 2012, foi um pontapé para “contaminar a empresa com inovação”. “Fizemos todo um ritual para transformar isso em algo muito importante”, comentou.
A empresa promoveu um evento no Google, onde levou diversos executivos para imersão. Outras iniciativas em paralelo foram realizadas em salas de cinema, por exemplo, para mostrar a importância dos projetos de inovação. “Desde 2007, centenas de líderes passaram por treinamentos com forte inspiração na filosofia Lean”, afirmou.
Um projeto destacado pelo executivo é o lançamento do AncarLabs, para criar um ambiente de experimentação de novas tecnologias e tendências, construir uma plataforma digital única e integrada, bem como entregar com agilidade as melhores experiências para os usuários.
A iniciativa foi colocada em prática em parceria com a CI&T, empresa que Wanderley destaca como importante parceiro em metodologias ágeis. A ideação de projetos é realizada em conjunto para atingir cenários alvos.
O executivo destaca que os principais pontos de sucesso do projeto foram: a integração de equipes de TI e marketing; envolvimento do board; atenção a detalhes; expectativas alinhadas em toda a empresa; e realismo para projetos com pés no chão.
Por outro lado, alguns erros servem como aprendizado, como: não escalar antes do tempo; fazer o piloto no lugar certo e com as pessoas certas; além de não depender de pessoas que estão nas operações do dia a dia.
Mas o que fazer para adotar o Agile? Wanderley indica alguns pontos primordiais. O primeiro deles é saber se o ambiente é favorável, sendo necessário a conquista de diretores e outras áreas de negócios. Outro ponto essencial é deixar objetivos claros e mudar o modelo mental da companhia. Por fim, com tudo às claras, definir métodos e tecnologias e lembrar-se: “Inovação causa um monte de confusões. Gera bagunça, muitas vezes não chegamos onde queremos, mas aprendemos muito. É importante deixar isso alinhado”, finalizado.
