Embora muitas empresas encarem a entrega de seus dados em forma digital para o fisco como mais uma obrigação e vejam como única vantagem a diminuição no gasto com papel, os efeitos positivos são inegáveis para toda a sociedade em função da redução do Custo Brasil. Uniformização de informações e simplificação das obrigações para com o fisco, assim como redução da sonegação e seus custos de fiscalização são exemplos destes efeitos.
Além de reduzir o gasto com papel (incluindo custos de arquivamento de milhares de documentos), a nota fiscal eletrônica (NF-e) tem potencial para proporcionar outros benefícios para as empresas. Entre eles, um menor tempo de transporte das mercadorias devido à maior agilidade nos postos de fiscalização, redução da burocracia e da concorrência desleal por causa da maior confiabilidade da NF-e. A integração da cadeia de suprimentos por meio da agregação de informações ao documento eletrônico é outra possibilidade.
A Alberto Pasqualini – Refap S/A, empresa do Sistema Petrobras, é uma refinaria de petróleo localizada em Canoas (RS), com receita operacional bruta anual em torno de R$ 13 bilhões e um dos maiores contribuintes de ICMS no Estado do Rio Grande do Sul. Classificada no ramo de atividade “produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente”, conforme Protocolo ICMS 30/07, ficamos obrigados a emitir a nota fiscal eletrônica a partir de 1º de abril do ano passado.
Como utilizamos o sistema de gestão (ERP) fornecido pela Petrobras, não participamos diretamente do desenvolvimento do software para a NF-e. Entretanto, a responsabilidade quanto aos dados enviados para a Secretaria da Fazenda Estadual (Sefaz) é nossa. Assim, tivemos de nos certificar que o sistema estava gerando corretamente as informações. No entanto, mesmo este funcionando aparentemente bem, é muito importante averiguar minuciosamente os dados nas diversas situações de emissão de NF-e.
A participação da área contábil/tributária foi fundamental para verificar se todos os cálculos e valores dentro do arquivo XML estavam de acordo com a legislação. Outros setores da Refap também precisaram se envolver, como o de faturamento, que conferiu os dados cadastrais, produtos e transporte, e o de contas a receber, que checou as informações sobre pagamento.
Durante a implantação, realizamos teste paralelo que consistia emitir a nota fiscal no formulário convencional e também enviá-la em sua forma eletrônica para a Sefaz. Esse teste foi muito eficaz para descobrirmos e corrigirmos muitos problemas, mas também exigiu atenção redobrada do pessoal do faturamento. Outra ação de grande eficácia foi a de depuração antecipada do cadastro de destinatários, pois a maioria das rejeições pela Sefaz, durante o teste paralelo, ocorreram por erros simples tais como caracteres inválidos em determinados campos.
Certificado digital
A garantia da validade legal da NF-e é a assinatura digital incluída dentro do arquivo XML por intermédio de Certificado Digital fornecido por Autoridade Certificadora (AC) credenciada ao ICP-BR (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). O mesmo Certificado Digital pode ser usado para assinar qualquer documento eletrônico, assim, medidas de segurança devem ser tomadas para evitar o seu mau uso.
O Certificado Digital possui validade limitada (um a três anos, dependendo da AC) e deve ser renovado antes de expirar. Se ele perder a validade, as NF-e não serão aceitas pela Sefaz. Portanto, a atividade de obtenção e renovação do mesmo é crítica. O curioso é que essa atividade não existia antes da NF-e e inicialmente ficou sob responsabilidade da TI. Após a primeira renovação, chegamos à conclusão que a atividade está muito mais vinculada à documentação da empresa do que à TI.
Hardware
Embora o documento válido para o trânsito de mercadorias seja eletrônico, por conta de limitações técnicas da fiscalização e de muitos destinatários, ainda é necessário imprimir uma folha de papel com os dados da nota fiscal para acompanhar o transporte.
O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) pode ser impresso em papel comum no formato A4. Desta forma, impressoras (preferencialmente a laser) devem ser posicionadas nos pontos de emissão. Também tivemos de mandar fabricar formulários de segurança para imprimir Danfe em situações de contingência quando não fosse possível enviar a NF-e para a Sefaz. Até hoje, não tivemos que acionar a contingência.
Leitores de código de barras foram (e são) muito úteis para agilizar a consulta de NF-e no site da Sefaz e foram distribuídos nos pontos de faturamento e na contabilidade. Como passamos a receber Danfe de fornecedores, também equipamos as portarias que protocolam documentos que entram na refinaria.
Comunicação
A NF-e e os documentos eletrônicos são uma mudança de paradigma difícil de explicar para as pessoas acostumadas com os documentos em papel. Assim, tivemos que informar cuidadosamente o público interno e externo afetado.
Pontos de atenção
Vai implementar NF-e? Confira a lista de pontos que podem facilitar a sua vida:
– Certificado digital
? Aquisição
? Instalação
? Segurança de acesso
? Renovação
? Setor responsável
– Impressoras nos pontos de faturamento
– Leitores de código de barras
? Pontos de faturamento
? Contabilidade
? Portarias
– Treinamento e perfis de acesso dos usuários
– Teste paralelo
? Conferência minuciosa (definir o que, quem e quando)
? Feedback para os desenvolvedores
– Depuração antecipada de cadastro
– Comunicação
? Interna
? Externa
? Aproveitar período do teste paralelo
? Folder explicativo
? Entrada em produção
– Contingência
? Formulário de segurança
? Definir cadeia de decisão/acionamento
*Igor Maranhão Otero é analista de sistemas da Refap/Petrobras desde 2004. O profissional é formado em engenharia civil pela FURG, bacharel em ciências da computação pela UFRGS e tem MBA em gestão estratégica da TI pela FGV. O executivo escreveu com exclusividade para InformationWeek Brasil.
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