Sistema funciona para encontrar tempo com melhor proveito para tarefas importantes, mas não urgentes
O gerenciamento de tempo é um dos princípios fundamentais para desenvolver e colocar planos de negócios em prática. Pensando nisso, especialistas desenvolveram alguns métodos para que os executivos possam treinar as suas equipes para a execução dos seus trabalhos.
O sistema criado por Bruce Eckfeldt, CEO da Eckfeldt & Associates e especialista em liderança de equipes, se concentra na criação de blocos de tempo com base em prioridades e horários ideais do dia e da semana. No centro da abordagem está a geração de fluxos.
De acordo com o executivo, colunista do Inc.com, as seguintes etapas se configuram como uma solução para que você encontre tempo para trabalhar em estratégias de longo prazo.
O sistema funciona para encontrar tempo com melhor proveito para tarefas importantes, mas não urgentes. Conheça o método abaixo.
Segundo Eckfeldt, é preciso começar listando todos os projetos e responsabilidades que você possui. Descubra quanto tempo você precisa semanalmente e observe se é necessário um grande bloco de tempo ou se precisa dispor de atenção para a tarefa diariamente. Se você mantém um calendário organizado, analise as semanas anteriores para descobrir o que pode ter sido perdido na lista.
Para o especialista, você deve finalizar a primeira etapa com uma lista de tarefas semanais com tempo total e frequência delas. Caso a lista tenha mais de 35 horas, você deve priorizar determinados projetos para criar uma carga de trabalho razoável.
Conforme apontado por Eckfeldt, a análise dos horários de pico é onde a maioria falha no gerenciamento de tempo. No geral, as pessoas entendem que todas as horas de um dia são iguais. De fato, o horário varia em termos de foco e qualidade. Portanto, antes de planejar a sua programação, é importante saber em que hora do dia você deve se dedicar em quais tipos de tarefas.
Se você é uma pessoa com tendência matutina ao trabalho, os seus melhores horários podem ser logo após acordar ou tomar o café da manhã. Para outros, pode ser depois do jantar que a criatividade e a produtividade aumentam. Para identificar os seus horários de pico, crie um diário e faça anotações durante alguns dias nos momentos em que você sentir maior foco e clareza mental.
Depois de ter a sua lista de tarefas priorizadas e identificar os seus melhores horários, comece a mapear a sua semana. Inicie o processo com os grandes blocos de tempo necessários para atividades focadas e ininterruptas. Depois de agendar os blocos maiores, comece a criar os blocos médios e menores.
Certifique-se de incluir blocos de tempo para tarefas rotineiras, como zerar a caixa de entrada de e-mail, revisar relatórios e participar de reuniões. A sugestão de Eckfeldt é que você separe de 6 a 7 horas por dia e deixe um ou dois blocos de tempo para atividades inesperadas.
Depois de estabelecer a sua programação ideal, o seu trabalho é mantê-la. Quando alguém solicitar uma reunião, ofereça o bloco que você separou para essa atividade na agenda. Se você esqueceu de colocar as reuniões no planejamento, ofereça algum dos blocos para atividades inesperadas. O ideal, segundo Eckfeldt é não mexer nos outros blocos, fazendo com que as outras pessoas se ajustem ao seu plano.
Eventualmente, situações urgentes podem acontecer. Nesses casos, você pode se adaptar à programação de outros, como o seu chefe ou o seu melhor cliente, mas é importante não excluir os seus próprios blocos. Para Eckfeldt, é importante manter a programação o quanto for possível, mesmo que você precise mover os blocos para outros dias e reagendar determinadas atividades. Se você ficar sem tempo algum dia, movimente os blocos para outras datas. Caso seja imprescindível abandonar alguma tarefa, verifique se está deixando de lado o bloco menos importante. Eckfeldt afirma que não basta excluir o bloco que está gerando conflito. É essencial trocar os blocos para otimizar a programação.
A adoção dessa estratégia de gerenciamento de tempo pode ser difícil no começo, já que identificar as tarefas mais importantes, o tamanho e o tempo ideal de cada bloco e o fluxo de produtividade durante o dia pode ser trabalhoso. “Mas depois de pegar o jeito, você se verá não apenas produzindo mais, mas também fazendo as coisas certas para alcançar os seus maiores objetivos”, conclui o especialista.
