Conheça algumas empresas brasileiras que já adotaram o recurso de gestão de processos digitais
A Medida Provisória 2.200-2, de 2001, determina que qualquer documento digital tem validade legal se for certificado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. A MP também prevê a utilização de certificados emitidos por outras infraestruturas de chaves públicas, desde que as partes que assinam reconheçam previamente a validade destes.
De fato, a MP 2.200-2 garante a autenticidade da assinatura eletrônica no Brasil, em um mercado que ganha novos adeptos, mas ainda tem muito espaço para conquistar no País.
Para Marco Americo Antonio, vice-presidente de operações da DocuSign na América Latina, o principal desafio para a gestão de documentos eletrônicos é a barreira cultural. “As pessoas querem ficar na zona de conforto e não querem mudar. Simplesmente isso”, apontou o executivo. “Mas, quando veem as vantagens da assinatura eletrônica, mudam”, ressaltou.
Os negócios da DocuSign, uma das principais desenvolvedoras de soluções de assinatura eletrônica e gestão de processos digitais, são um ótimo termômetro deste mercado. A empresa, que cresce 30% ao ano, lida com as oportunidades de assinatura eletrônica desde 2003, quando construiu um negócio com receita de mais de US$ 500 milhões no ano fiscal de 2018, 450 mil clientes e 200 de milhões de usuários em mais de 180 países.
A empresa justifica a razão para o sucesso e crescimento de forma simples: ao eliminar o papel e automatizar os processos, a solução permite que clientes reduzam o tempo de resposta para minutos, em vez de dias; diminuam custos; eliminem erros e possibilitem uma experiência melhor e mais rápida para seus clientes, funcionários e parceiros. Em resumo, o foco é acelerar negócios e simplificar a vida – considerando o Brasil, com seus inúmeros processos burocráticos, o potencial da assinatura eletrônica fica ainda mais evidente.
A DocuSign chama o processo de ciclo de vida do contrato – digitalização, simplificação e otimização, desde a preparação do documento a coleta de assinaturas – como “System of Agreement”.
Segundo Antonio, falar de agilizar processos com serviços da DocuSign representa 62% das transações estarem completas em menos de uma hora. A empresa garante que consegue devolver, em média, US$ 40 do que seria gasto com papel, por documento para seus clientes. Ou seja, cada documento custa cerca de US$ 40 com impressão, transporte e outros fatores. A cada mil documentos “migrados” para o digital, a economia é de US$ 40 mil, em uma conta simples.
Antonio garante que a assinatura digital já é realidade no Brasil – não tanto quanto em mercados desenvolvidos, como EUA e Europa, mas estamos no caminho certo.
No Brasil, a DocuSign soma importantes clientes, como a Caixa Seguradora, que reduziu de oito para apenas um dia útil o prazo para emissão de novos contratos de seguros de vida. Com a mudança, a empresa espera evitar perdas de R$ 30 milhões por ano. Já o Banco Inter reduziu de 14 para oito dias o processo de contratação de crédito consignado pelos canais próprios do banco, reduzindo de 18% para 8% a taxa de desistência de clientes para a contratação deste tipo de produto.
Segundo Antonio, qualquer empresa que lida com documentos tem potencial para otimizar operações com a adoção de soluções DocuSign. Exemplos clássicos são companhias que oferecem processos digitais, mas podem esbarrar em algum processo analógico. Um exemplo é a startup Quinto Andar, que realiza todo o processo de busca e locação de imóveis on-line e utiliza o serviço de assinatura digital para que a experiência do cliente seja de fato 100% on-line.
Outro serviço on-line que já aderiu é o aplicativo de delivery iFood, que adotou a DocuSign e teve crescimento de 133% para a empresa, que gerou 237% em novas parcerias ao longo de 2016. Também no mercado imobiliário, a companhia cita a RE/MAX, a maior rede de franquias imobiliárias em número de transações do mundo, que já registrou 30% das negociações efetuadas digitalmente no Brasil. Nos EUA, esse número chega a 80% dos contratos.
O fato é que, na visão de Antonio, regulamentação, tecnologias e casos de sucesso já existem. O que falta é a quebra da barreira cultural para que a gestão eletrônica de documentos possa ser implementada em massa.
