Há três semestres, o Centro Universitário Belas Artes, de São Paulo, ingressa cerca de mil alunos por meio da matricula online – serviço disponível no portal da instituição. O projeto, cujo objetivo principal era de acabar com os espaços físicos montados especialmente para estas ocasiões, oferece comodidade aos alunos, principalmente aqueles que precisavam se deslocar de outros Estados do País. Além disso, favorece os funcionários que não atuam mais com a pressão das filas de estudantes aguardando atendimento. O projeto atende também, desde o inicio deste ano, os cinco mil alunos que se re-matriculam a cada semestre.
Em reuniões, a secretaria geral, a supervisão acadêmica e a tesouraria apontaram soluções que iriam suprir as necessidades destes departamentos como controle financeiro com a emissão online dos boletos dos alunos re-matriculados e ainda aqueles em atraso; a possibilidade de controle acadêmico que direciona o aluno aprovado ao processo onde é possível a emissão on-line de documentos – os quais precisam ser arquivados em papel com a devida assinatura do aluno, que imprime, assina e os remete via correio; e ainda a disponibilidade da emissão do contrato de prestação de serviço; e a impressão, por meio da internet, do requerimento de matrícula.
Na etapa seguinte, do total de 36 dos profissionais de TI da instituição, seis apresentaram um esboço. A partir daí, os web designers entraram com a criação da página, em parceria com a equipe de marketing, que se encarregaram de comunicar aos alunos as novidades, atualizações e informações de interesse.
Esta metodologia levou três meses. Depois de desenvolvida a página, os usuários fizeram os testes para verificar se estava de acordo com as exigências de cada departamento. Estes passos envolveram também a fase de homologação e treinamentos de usuários. As informações da página de matriculas do portal são baseadas no ERP (da RM Sistemas).
Luiz Rodrigues, assessor da presidência de TI da universidade, aponta as dificuldades de atualização nas máquinas dos estudantes como um dos desafios do projeto. Além disto, e o que ele diz ser muito comum, é a necessidade de suporte para a eliminação dos bloqueadores de pop-ups. “Superado estes problemas, o aluno não leva mais que dez minutos para estar matriculado”, afirma Rodrigues.
Em relação à segurança, o aluno, após cadastrar um login, recebe uma senha em seu e-mail, que fica armazenada nos sistemas da faculdade. Além disto, todos os trâmites que o estudante processa cada vez que acessa o portal, ou em troca de e-mails com funcionários, são automaticamente guardados em pastas digitais nos servidores de arquivos da Belas Artes.
Segundo Rodrigues, não houve gastos financeiros com o projeto. “Nós já possuíamos a infra-estrutura necessária”, afirma. Porém, os investimentos em horas trabalhadas, envolvendo reuniões, desenvolvimento e homologação do sistema, se aproximaram a R$ 100 mil. O retorno, ainda de acordo com Rodrigues, está na satisfação com a comodidade que este suporte tecnológico oferece aos alunos, bem como as áreas envolvidas.
