Ferramenta ajudou a identificar gargalos de custos, otimizar processos e melhorar gestão
Com uma equipe de 400 médicos e uma média de 650 cirurgias e 3,5 mil atendimentos por mês, o Hospital Santa Catarina, em Blumenau (SC), gera um grande volume de informações por dia. Até cerca de dois anos atrás, lidar com essa multiplicidade de dados de tantas fontes diferentes era um desafio. Desde 2017, no entanto, tornou-se uma oportunidade de crescimento, quando a instituição adotou o weKnow BI, ferramenta de business intelligence voltada à área da saúde.
Integrado ao ERP utilizado no hospital, o software consolida todos os dados gerados pela instituição e os apresenta de forma organizada e de fácil compreensão. Além disso, é possível programar alertas para que determinadas tarefas sejam cumpridas de forma automática, como auditorias de gastos em setores específicos.
“Para citar um exemplo concreto, logo que começamos a trabalhar com o weKnow BI, criamos um processo para identificar automaticamente todos os itens com divergências no faturamento em relação ao custo, gerando resultados negativos, em virtude de erros ou problemas internos”, diz Volnei Willemann, supervisor de controladoria do HSC. “Em seis meses, isso nos permitiu recuperar em torno de R$ 35 mil de planos e operadoras de saúde”.
Antes as informações eram apuradas em planilhas ou relatórios separados e era preciso agrupá-los manualmente para fins de análise ou comparação. “Agora o usuário define as informações que necessita e elas são geradas de forma padronizada, em qualquer momento”, explica Volnei.
Segundo o executivo, entre os benefícios obtidos com acesso ao business intelligence estão: mais rapidez e segurança na análise de informações referentes ao desempenho do Hospital, assim como uma eficiente fonte de insumos para o planejamento futuro. Da mesma forma, a auditoria de prontuários dos atendimentos, que antes era feita por amostragem, passou a ser integral, o que reduziu erros e permitiu à instituição melhorar seu desempenho junto à Organização Nacional de Acreditação (ONA).
Desenvolvido originalmente como funcionalidade extra de um ERP específico, a plataforma que se tornaria o weKnow BI chamou a atenção de outros players de mercado que trabalhavam com sistemas de gestão diferentes. A partir dessa demanda, a empresa lançou a ferramenta de maneira independente em 2016.
“Até então, as soluções de BI para este mercado vinham de fora do Brasil, eram muito caras, difíceis de usar e de implementação demorada”, explica Vilmar Burguesan, CEO da empresa. “Em contrapartida, nós reduzimos o tempo de implementação de meses para semanas, oferecemos a ferramenta em modelo de licença temporária, sem necessidade de compra, e criamos uma interface simples e intuitiva, fácil de utilizar”.
Além disso, uma série de indicadores prontos configurados a partir dos ERPs mais utilizados na área de saúde no país dão ainda mais agilidade ao uso da plataforma. Para Vilmar, a capacidade de análise e planejamento proporcionada por práticas eficientes de inteligência de negócios é indispensável para o futuro do empreendedorismo. “Nesse sentido, a saúde costuma ser um pouco lenta. Nessa área, os ERPs se popularizaram uma década depois do que no restante da indústria, no final dos anos 90. Agora é a hora do BI”, diz.
O weKnow BI pode ser conectado a qualquer tipo de ERP e já é utilizada por cerca de 100 hospitais, clínicas e operadoras de saúde de todas as regiões do Brasil, além de negócios de outros setores, como concessionárias de automóveis e universidades. A meta da empresa é expandir o número de clientes em 50% até o final de 2019.
