BPM: da gestão operacional à tomada de decisões estratégicas

Líderes de negócios travam uma guerra eterna contra a ineficiência operacional. Nos negócios modernos, maximizar a produtividade é uma busca constante. Fazer mais com menos, agilizar, desburocratizar, evitar erros, ter mais produtividade, integrar os processos e ter um fluxo de trabalho mais otimizado são alguns dos desafios enfrentados diariamente.

Até aí nenhuma novidade. Mesmo porque essa necessidade já está escancarada há tempos e o mercado já encontrou formas de responder a esses desafios. Como? Já existem ferramentas e caminhos para automatizar as tarefas manuais e ter mais controle sobre cada um dos processos e micro atividades que existem entre eles. 

À medida que as organizações buscam aprimorar seus processos, a Gestão de Processos de Negócios (BPM) emergiu como uma abordagem essencial para otimizar operações. No entanto,  com o aumento da competitividade e da complexidade dos cenários enfrentados pelas organizações, não basta ter uma visão 360º, responsabilidades devidamente delegadas e total rastreabilidade dos processos. Os gargalos seguirão existindo, assim como as questões e as dúvidas que precisam ser esclarecidas para uma tomada de decisão mais assertiva. 

É neste cenário, que está inserido o analytics: a partir de uma série de dados, oriundos de diversas fontes, incluindo um BPM, consegue descrever, diagnosticar, predizer e até mesmo prescrever quais ações podem ser tomadas. Tudo por meio de indicadores. 

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O que se tem até aqui são  teorias e conceitos separados. Mas, e na prática? Como uni-los e trazer isso para dentro da operação? Devo investir em uma solução de analytics? 

Sabemos que qualquer tecnologia não faz nada sozinha. E com o analytics não é diferente.  Por mais que ele permita encontrar respostas, elas nunca serão descobertas se não forem feitas as perguntas certas. Mais ainda, eu ou qualquer outra pessoa na empresa, preciso saber para quais indicadores o olhar deve  estar direcionado. Feito isso, como integrar o analytics ao BPM? 

Obviamente, o entendimento do negócio e pessoas também são fundamentais para fazer essa roda girar. É preciso contar com pessoas, ou melhor, das pessoas certas. Isso não é difícil encontrar, assim como temos excelentes soluções de BI, temos consultorias de competência indiscutível no mercado.  O problema é que custa e, como tempo é dinheiro, o caminho mais fácil é não seguir com isso e deixar todos os valiosos dados espalhados nesse fluxo de processo em desuso. Porém,  é fato que o fácil nem sempre é o correto. Clichê, porém verdade. 

A verdadeira mágica e, porque não dizer, revolução, pode ocorrer ao combinarmos em uma só ferramenta BPM com analytics. O casamento entre essas duas tecnologias pode transformar a maneira como as empresas operam e competem. 

Diferente do analytics de mercado, essa solução de BPM com elevada capacidade  de analytics, afunila nesses dados que saem do fluxo de trabalho. A capacidade de obter insights valiosos a partir de dados de processos permite às organizações identificar oportunidades de melhoria e maximizar a produtividade. 

É claro que essa solução de Process Analytics não elimina o BI. A principal diferença é que quando você olha para a ferramenta tradicional de mercado, o foco está nos conceitos de negócio, faturamento, estoque, vendas, desperdícios, etc. Quando trazemos  para o universo do BPM, estamos falando de processos operacionais, burocráticos diretamente relacionados à produtividade. 

A ideia é saber, por exemplo, como faço para aumentar o tempo produtivo e o capacity, sem ter que contratar mais recursos humanos.

Trazendo isso para um guarda-chuva, só é possível controlar e gerenciar processos e de quebra já analisar  os indicadores relacionados a isso, sem se preocupar com a implantação da ferramenta, com a seleção dos indicadores e tampouco com o desenho dos dashboards. Normalmente as pessoas não sabem o que necessitam e querem.

Com esse analytics embutido na ferramenta de gestão de processos, é possível mostrar a teoria das restrições, ou seja, onde tem gargalos na operação. É importante destacar que essa é uma solução que traz visões que relatórios de BPM padrões não entregam, como: tempo médio de execução de atividade, acompanhar isso no futuro e fazer um comparativo entre equipes e unidades.  

Gráficos de performance, permitem uma análise, inclusive comparativa por tempo, no mês de conclusão, e ainda podem ser aprimorados ao longo do tempo. Rapidamente o profissional, dentro de sua visão e permissões no sistema de BPM, consegue verificar o SLA, organizar a agenda de prioridades, colocar isso em fluxo. Ou seja, a solução já mostra onde estão as dificuldades, quem são as pessoas menos produtivas e por aí vai.  

Sendo assim, a ideia dessas soluções especializadas, até pelo entendimento que têm de fluxos de processos, é entregar a resposta, ou melhor, o indicador que precisa ser analisado. 

Embutindo mais inteligência ao BPM, você pula uma etapa e dá mais poder a essa ferramenta e pode não só acompanhar o durante, como ter insights para depois. Porém, à medida que avançamos na era da análise de dados, aqueles que dominarem essa combinação terão uma vantagem significativa no mercado.  

Portanto, não subestime o poder do analytics no contexto do BPM – é o caminho para uma produtividade aprimorada e um futuro de sucesso nos negócios.

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