O avião chega ao aeroporto precisando abastecer. Um caminhão da BR Distribuidora se aproxima da aeronave e o piloto informa o volume de combustível necessário. O operador identifica a companhia (cliente) e em um dispositivo móvel insere os dados do processo. Com o tanque cheio, o motorista imprime um comprovante de entrega para o responsável da companhia aérea. No final do abastecimento (ou no fim do dia para dados capturados ao longo da jornada de trabalho), o operador da distribuidora descarrega as informações do PDA em um computador de coleta. As informações vão para um servidor central e, em seguida, para o sistema de gestão empresarial (ERP), que processa o faturamento em tempo real.
Mas em sempre foi simples assim. Durante muito tempo, o processo de venda de combustíveis de aviação era manual – da litragem à identificação das aeronaves. Os comprovantes eram digitados um a um no computador e enviados, via disquete, para a gerência da operação. Naquele contexto, consolidar informações e fazer o faturamento demorava até 15 dias. Ruim? Nem tanto. Sergio Alves, consultor de projetos da BR Distribuidora, recorda que este era o procedimento adotado apenas nos quatro maiores aeroportos do Brasil. “Nos outros 90, os comprovantes eram mandados via malote e processados em 17 gerências da BR”, relembra o profissional. O processo, com sorte, levava 20 dias e o modelo, entre outros percalços, acarretava elevado índice de inadimplência.
A mudança no sistema começou por volta do ano de 2001, quando a distribuidora começou um primeiro movimento para automatizar o processo de venda de combustíveis suportado por uma solução de mobilidade. A iniciativa pensada na ocasião não foi levada adiante por falta de aderência. “Utilizávamos uma tecnologia de smart card com arquivos binários. Naquela época, também não tínhamos equipamentos robustos para a aplicação desejada”, recorda Alves. Mesmo não evoluindo, a incursão não foi descartada totalmente e serviu como embrião para uma nova tentativa três anos mais tarde.
Assim, em 2004, a empresa retomou a ideia de substituir a caneta e o papel por um sistema mais automático e eficiente. Mas, desta vez, o projeto foi desenhado de outra forma, englobando desde a captura dos dados até o servidor central. Para o consultor, este novo foco permitiu encontrar a chave de sucesso. A distribuidora partiu para uma solução dentro da plataforma Windows Mobile num PDA de características industriais. Com isto, o operador do caminhão para abastecimento consegue validar a transação por meio deste dispositivo móvel, que transmite as informações para o servidor de banco de dados Microsoft SQL Server, responsável por unificar as informações e enviá-las para a solução de faturamento.
Em seguida, é realizado o abastecimento da aeronave e emitido – ainda na pista – o comprovante da operação, que tem valor fiscal. Após um ano de elaboração, a iniciativa entrou em fase de piloto durante três meses no aeroporto de Brasília (DF). Passada esta fase, entre novembro de 2005 e novembro 2006, a BR Distribuidora estendeu a solução a outros 93 aeroportos brasileiros. Pelas contas do consultor, a iniciativa consumiu investimentos de cerca de R$ 7 milhões e, além dos softwares da Microsoft, contemplou 328 coletores da Intermec e 56 computadores – chamados subconcentradores.
Os caminhões de abastecimento receberam, ainda, uma mesa metálica com a impressora do comprovante de entrega, um berço para o PDA, um painel de alimentação de energia elétrica e o registrador. O computador central tem conexões seriais com sede da estatal, no Rio de Janeiro (RJ), onde as informações são consolidadas para, então, ficarem disponíveis via internet para consulta das companhias aéreas. “Com o sistema, tudo ficou muito mais padrão, pois a tecnologia ajuda na operação”, avalia Alves, ao detalhar o processo linear que abre esse texto.
A solução garantiu precisão no controle de estoque de combustível, que reflete melhor controle financeiro uma vez que o operador sabe os clientes inadimplentes antes do início do abastecimento. Outro benefício foi uma redução de 30% a 40% (atualmente, 30 minutos em média para o abastecimento) no tempo gasto em relação ao processo anterior. Com isso, a companhia consegue ampliar a quantidade de aeronaves atendidas. Segundo a BR Distribuidora, o retorno sobre investimento ocorreu em 12 meses.
