O mercado de tecnologia defende a abordagem sem papel há, no mínimo 30 anos. E isso ainda não aconteceu 100% (ironicamente, a ideia soa boa apenas no papel). A realidade é que para a maioria das organizações, há múltiplas situações nas quais o fluxo de trabalho junta o analógico e o digital, e onde a tecnologia ainda não conseguiu substituir processos legados importantes.
Em vez de dispensar processos antigos que estão funcionando, as empresas devem ser sábias o suficiente para olhar para novas soluções que usam o papel como uma opção para o workflow digital, abraçando o antigo enquanto usa o novo. E aqui estão o por que:
1. O Papel ainda é a melhor ferramenta para o trabalho
Apesar de muitas ferramentas e sistemas serem digitais, muitos dos pontos de contato da companhia com clientes permanecem analógicos. Em muitos deles, o papel ainda será a escolha mais prática de capturar informação, porque o papel não quebra, não acaba a bateria, não tem brechas de segurança nem precisa de upgrade.
2. Novos sistemas não são desenhados para todos os usuários possíveis
Uma pesquisa recente de um plano de saúde americano mostra que a experiência de um serviço 100% web não é suficiente, e ainda pode levar muito tempo na internet ou ao telefone para uma compra. Sistemas que são feitos para todos devem ser desenhados para todos, não apenas aqueles com iPads ou computadores de ultima geração. O objetivo deve ser atingir clientes onde quer que eles estejam, não pedir a eles que mudem seu comportamento intrínseco e confiável por décadas.
3. Ser “paperless” não é um objetivo muito inteligente
Tomadores de decisão inteligentes na TI sabem que a evolução, e não a revolução, é o caminho à frente. Mas quando referimos ao papel, não há um caminho de evolução disponível. A escolha parecer ser ‘preto ou branco’, ou seja, papel ou sem papel. Na verdade, a melhor solução é ambos/e. Novas tecnologias fazem isso possível, permitindo um caminho para a evolução real à frente.
4. Dispensar processos legados geralmente resulta em falhas de projeto
Quando o sistema falha, o que acontece de certo modo regularmente, os clientes voltam ao papel e os processos legados acontecem de maneira mais forte do que nunca. Sistemas que incorporam tanto papel quanto fluxos digitais, e integram os dados resultantes e um armazenamento único de backend, podem aumentar e muito tanto a eficiência organizacional quanto a satisfação do consumidor. Eliminar e substituir sistemas geralmente força uma mudança excessiva na organização e ataxa de falha é alta.
5. Muitos dos dados valiosos permanecem em papel
A mentalidade papaerless geralmente revela um fato crítico: uma vasta gama de informação ainda permanece no papel. Quando pensamos em big data incluindo apenas os dados que podemos acessar facilmente, como logs web e streams, estamos perdendo uma imensa oportunidade. Tanto organizações do setor público quanto do setor privador precisam de soluções que as ajudam a analisar as informações em papel com ferramentas de big data. Essa visão abraça os dados em todas suas formas.
A ideia de papel versus paperless é uma falsa dicotomoa. Os dados vêm em ambas as formas e precisamos pensar mais sobre quais informações precisamos do que a forma na qual elas vêm. À medida que o digital e o analógico se fundem, precisamos criar um centro de pensamento de que “ser paperless” significa usar dados digitais, e não necessariamente um objetivo a ser alcançado.
