Manter a contabilidade em dia ® essencial para diagnosticar a saúde da empresa e tamb®m facilita a solicitação de empr®stimos
São tempos arriscados para quem administra um negócio. Manter a contabilidade em dia é essencial para diagnosticar a saúde da empresa e também facilita a solicitação de empréstimos – por vezes, necessários para manter a equipe de funcionários, investir em novos produtos mediante a crise, ou quitar dívidas com fornecedores.
Antes mesmo da pandemia, a contabilidade já vinha percebendo a importância de estar inserida em uma cultura digital. Não à toa, a imagem do contador nos remete a alguém mergulhado em pilhas de papel, carimbos e arquivos. Mas, assim como avançamos em diversas áreas, cabia ao setor abrir as portas para a modernização.
Incentivar a digitalização também é um desafio em relação às empresas. Por muitos anos – até pouco tempo, na verdade –, o cliente teve o costume de imprimir todos os documentos, organizá-los em uma pasta e pedir para que um office boy os levasse para o escritório de contabilidade. Portanto, a cultura digital também precisa fazer parte do setor administrativo das companhias. Isso agiliza processos, otimiza o tempo e ajuda a desafogar a lista de pendências, que só tem aumentado nos últimos meses.
Na Capital Social, escritório de contabilidade com 10 anos de atuação em São Paulo, sempre fomos preocupados em oferecer as soluções mais ágeis para os clientes. Por isso, nosso sistema contábil fica disponível na nuvem. Sendo assim, trabalhar em home office não foi uma dificuldade para a gente. Todos os documentos, arquivos e fichas de clientes estão disponíveis para os colaboradores, de modo a facilitar o acesso à informação.
Outro sistema faz um gerenciamento de e-mails, alertando sobre mensagens pendentes e nosso prazo de resposta, o que nos ajuda a ter agilidade no atendimento. Já não temos mais calendários, agendas e planilhas impressas: tudo isso fica em uma ficha de trabalho que acompanha o histórico de contabilidade do cliente. A comunicação é feita por uma intranet, que nos garante segurança, e o ponto também é online.
Toda essa cultura digital que já fazia parte de nossa rotina de trabalho nos ajuda a dar confiança e segurança para os clientes em um momento em que muitas empresas estão perdidas em documentação. Com base em nossa experiência, decidi fazer uma lista de tendências em contabilidade que devem permanecer após a pandemia.
Os serviços de contabilidade tendem a ser muito mais digitais, com atendimento remoto e reuniões por videoconferência. Não existe mais isso de solicitar uma informação ao escritório e ficar horas esperando um retorno: o sistema em nuvem e compartilhado permite que qualquer um com acesso a sua ficha de trabalho possa ajudá-lo em instantes.
Esse tipo de plataforma permite a análise de dados dos clientes, possibilitando o acompanhamento ano após ano. É uma ferramenta de gestão compartilhada que, pela integração de informações, permitem agilizar os processos e acompanhar a contabilidade ao mesmo tempo que o cliente.
Não importa o quanto avancemos em tecnologia, somente uma pessoa poderá transmitir confiança para outra pessoa. Entender o que o cliente precisa e oferecer um atendimento personalizado, empático e, acima de tudo, humanizado, será o diferencial dos escritórios de contabilidade.
A contabilidade nunca deve estar separada das outras áreas administrativas da empresa. Qualquer alteração na saúde financeira da empresa tem impacto em todas os setores – em algumas vezes, até no quadro de funcionários. Por isso, é preciso enxergar a empresa como um organismo completo.
O impacto da crise econômica provocada pelo Covid-19 já é sentido por muitos negócios. Por isso, os escritórios de contabilidade precisam estar atentos para oferecer serviços de acordo com a demanda e o perfil do empreendedor, para todos os portes de investimento das empresas. É preciso caber no bolso.
Espero que a contabilidade deixe de ser vista como um agente fiscalizador de empresas, mas como um parceiro que está ali para ajudar na saúde financeira do negócio. Com agilidade e humanização dos processos, ficará mais fácil garantir a sobrevivência de muitos negócios nos próximos anos.
*Regina Fernandes é contadora e responsável técnica do escritório de contabilidade Capital Social
