Durante uma crise, a redução de custos torna-se alvo principal de todas as áreas de uma companhia, principalmente para a TI. Um desafio para os CIOs é manter ou ampliar a qualidade dos serviços oferecidos, conciliando esta premissa com a de redução do budget.
Agora, já olhando a crise pelo retrovisor e observando que outra fase está por começar, pudemos fazer um balanço do período, que, no caso da gerência de tecnologia da informação do Grupo Coimex, foi bastante positivo, considerando que a diminuição de custos era uma prática bem consolidada, com uma estrutura enxuta e sob controle.
Não dá para reter todos os projetos e aguardar a tempestade passar. Por que então não aproveitar para tirar da gaveta aqueles que consomem pouco investimento, mas que trazem grande benefício de desempenho para a organização? Fomos beneficiados com um projeto de mapeamento de processos que já havia sido iniciado antes da fase de retração. Começar por aí é um ótimo caminho para identificar os gaps de automação e as oportunidades de redesenho ou de ajustes nos próprios processos, de uma forma holística, encadeada, com a visão do todo e não de uma ou outra área demandante.
O uso deste rico material foi essencial para identificarmos as prioridades, levando em consideração o impacto de cada mudança, e a relação entre o investimento e esforço necessário. Aproveitamos o momento para atuar no fortalecimento de controles, na otimização de processos e automações simples, mas de grande efeito sobre o desempenho da organização.
Um dos projetos que podemos citar como exemplo tratou de aprovações de pedidos de compras, pelo qual os formulários impressos e assinados foram substituídos pelo fluxo e aprovação eletrônicos. Este tipo de projeto costuma não encontrar espaço nas prioridades das áreas de negócios, quando elas estão a todo vapor, mas são evidenciados em momentos de menor volume de demanda, por oferecerem facilidades para a implantação, podendo ainda contar com maior tempo de dedicação por parte dos usuários.
A gerência de TI também aproveitou para rever seus próprios processos e estrutura, planejou e se consolidou como um centro de serviços compartilhados. Esta nova estrutura permite o atendimento estruturado a três empresas do Grupo Coimex, com diferentes necessidades de negócios, mas com muitos processos e serviços comuns nos alicerces de infraestrutura e suporte, gerando significativa redução de custos.
Não perdemos de vista o atendimento às obrigações, como foi o Sped Contábil, que entregamos no prazo, e o Sped Fiscal, que está em sua fase final. Ou seja, vimos na crise uma oportunidade e não ficamos parados diante dela. E, agora, que venha a próxima fase, que desejamos e acreditamos será de bons e grandes projetos.
*Pedro Paulo Neves é gerente de TI do Grupo Coimex. O executivo escreveu com exclusividade para InformationWeek Brasil
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