Observar fatores econômicos externos é tão importante quanto entender o núcleo do seu próprio negócio
Na última década, experimentamos um declínio econômico significativo, seguido por um período de grande prosperidade e crescimento. Durante a fase negativa, percebeu-se que muitas empresas estavam mal preparadas para se adaptar à nova realidade em tempo hábil, afinal, elas estavam presas a compromissos financeiros baseados em crescimento contínuo.
Observar fatores econômicos externos é tão importante quanto entender o núcleo do seu próprio negócio. O problema é que muitos se esquecem das experiências passadas e não se preparam para a próxima… que está por vir.
Não há dúvida de que a demanda por recursos tecnológicos aumentará a longo prazo. São esses períodos de demanda alta ou negativa que levam a problemas. Foi exatamente o que aconteceu em 2008-2009.
A chave é estruturar a organização, os ativos e os recursos de maneira a ter flexibilidade. Há três aspectos a serem considerados: Estrutura organizacional, compromissos de longo prazo e os ativos dispendiosos.
Alguns podem argumentar que é fácil mudar (leia-se: dispensar) os membros da equipe conforme necessário. Um bom líder dirá que deixar alguém sair é uma das coisas mais difíceis do trabalho deles. Isso não só afeta o sustento de um indivíduo, que pode não conseguir uma recolocação, como pode se tornar um peso na mente do líder.
Além do impacto para o indivíduo, deve-se considerar o impacto para a organização. A maioria das empresas de TI ainda está estruturada com uma organização clássica de duas partes, com operações de infraestrutura em uma parte e desenvolvimento de aplicativos na outra. Comumente, existem funções horizontais que se situam nesses pilares, incluindo os analistas de negócios. As companhias estão se afastando desse modelo, mas o processo é lento.
Quando um membro da equipe é demitido ou substituído, as responsabilidades do profissional geralmente não desaparecem e devem ser realocadas para outro colaborador. Transferir responsabilidades pode levar tempo e prejudicar a operação geral do time.
Multiplique isso por muitos indivíduos que você entenderá rapidamente como as mudanças organizacionais podem ser prejudiciais à sua cultura. A racionalização e o aumento do empenho devem ser inseridos para estabilizar a equipe para garantir operações consistentes.
Para se preparar para a próxima crise econômica, as empresas devem considerar um modelo organizacional mais flexível que acomode o conhecimento interfuncional e, ao mesmo tempo, desmembre os silos. Concentre-se nas funções e partes da organização que permaneceriam caso ocorresse uma crise. Essas funções devem incluir as mais diretamente ligadas à propriedade intelectual e funções prioritárias da empresa. Use contratos de trabalho ou terceirização para aumentar as áreas adicionais. O trabalho contingente permite a capacidade de aumentar ou diminuir conforme as demandas mudam.
O segundo aspecto é evitar compromissos de longo prazo. Fique atento a compromissos rígidos que limitariam a flexibilidade para mudar contratos. Exemplos incluem trabalho contingente, terceirização, licenciamento e limites de gastos. Negocie opções de contrato com flexibilidade caso ocorra um declínio econômico. Os fornecedores estarão relutantes em concordar, mas é importante considerar um compromisso onde as regras são estabelecidas, mas as cláusulas externas prevaleçam em condições econômicas negativas.
Na mesma linha de contratos estão os ativos. Um recurso comum para organizações de TI é sua infraestrutura. Tenha em mente que nem toda infraestrutura é semelhante e não deve ser tratada da mesma forma.
Compromissos de longo prazo, como data centers, podem ter acordos de 10, 20 ou 30 anos para manter o ativo. Além disso, inclui toda a infraestrutura de suporte do data center, como energia, rede e resfriamento. Em suma, os centros de dados são caros de se manter e operar. Mesmo que a demanda diminua, é incrivelmente difícil, dispendioso e prejudicial reduzir o tamanho de um único data center. E é por isso que muitas empresas não descomissionam um data center até que o último aplicativo, sistema e conexão de rede tenha sido removido. Enquanto isso, os custos para manter a estrutura continuam.
Durante a última crise, as empresas lutaram com os seus ativos. Compromissos foram feitos com base no crescimento contínuo, por isso havia pouco a ser feito para reduzir os gastos do data center.
Há uma crença ampla de que, uma vez que a infraestrutura é comprada, ela pertence para sempre sem custos adicionais. Infelizmente, isso não poderia estar mais longe da realidade. O valor da infraestrutura diminui ao longo do tempo até o ponto em que é mais barato e mais produtivo comprar novos sistemas de substituição do que manter sistemas antigos em funcionamento.
Uma solução que as empresas encontraram durante a crise foi ampliar seus cronogramas de substituição de infraestrutura. Em vez de substituir a infraestrutura de servidores e armazenamento a cada 3-5 anos, eles estenderam para 5 ou mais anos. Para os equipamentos de rede o período foi ainda mais longo. Essa é uma tática que também pode servir durante a próxima desaceleração econômica.
Para combater os desafios de infraestrutura, procure aproveitar os recursos baseados em nuvem. A cloud computing tem o potencial de fornecer o máximo em flexibilidade de recursos. Para aqueles aplicativos com restrições, considere migrar de ativos de data center de propriedade da empresa para recursos de co-localização. Mais uma vez, considere o impacto de contratos de longo prazo.
Tal como acontece em diversas áreas, a realidade é apenas um grão de areia quando se pensa no longo prazo. Além de considerar esses três aspectos centrais, os líderes devem avaliar continuamente seus portfólios de produtos, serviços e projetos ao longo do tempo. À medida que a dinâmica muda, esses três pilares também devem passar por transformações.
Nenhuma dessas ações pode ser feita rapidamente. Cada uma leva tempo para ser planejada e executada. Algumas empresas levarão meses ou anos para implementar essas medidas, e é por isso que os CIOs precisam se planejar para o próximo declínio econômico urgentemente, e não quando ele acontecer. Caso contrário, vamos experimentar os problemas enfrentados em 2008-2009 novamente.
