O processo de gerenciamento de notas fiscais da CPFL Energia, que antes demorava em torno de 10 a 15 para o procedimento completo, caiu pela metade e hoje é feito em um período entre cinco e sete dias. Isso graças ao projeto desenvolvido pela companhia em parceria com a Neoris, empresa de consultoria e TI, que implementou um portal integrado para recebimento de notas.
A plataforma SVIP, desenhada para eliminar totalmente os papéis e processos manuais de notas fiscais dentro da organização, atende os fornecedores da CPFL e recebe um total de 25 mil notas por mês.
O grande desafio da CPFL era fazer o processamento da enorme quantidade de notas recebidas mensalmente, em processo que era realizado manualmente e que apresentava perdas, atrasos e notas vencidas ou lançadas fora da competência. O fato interferia diretamente na chegada ao setor de contas a pagar, gerando custos financeiros e um grande retrabalho de back office.
O projeto durou cerca de 3 semestres e foi iniciado com as notas fiscais de materiais e, posteriormente, também as de serviços. “Hoje toda a emissão e pagamento de notas fiscais, até a sua contabilização, é automatizado”, conta Marcelo Carreras, CIO da CPFL Energia.
No sistema atual, por exemplo, existem elementos distintos de rastreabilidade que permitem garantir a segurança, levando isso para os clientes e também para os provedores. Gustavo Landa, diretor de negócios – energy & utilities da Neoris, explica que o objetivo é garantir a eliminação dos riscos durante todo o processo e, para isso, há sistemas que permitem barrar e paralisar alguns elementos. “Se qualquer divergência for identificada, o processo para imediatamente”, explica.
Ainda, o sistema foi montado de forma que o próprio fornecedor, querendo antecipar o recebimento da fatura, possa acessar o portal e selecionar quais faturas ele gostaria de antecipar. As notas fiscais são lançadas pelos fornecedores, o pedido já é conferido internamente automaticamente e, sendo aprovada, já entra no sistema para pagamento.
