Como muitos líderes aprendem da maneira mais difícil, digitalizar documentos de RH é apenas o começo
Salvo alguma mudança de última hora – uma proposta de adiamento está em tramitação na Câmara dos Deputados – faltam menos de seis meses para a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Será que o RH da sua empresa está familiarizado e alinhado aos novos requisitos da LGPD? Ou já identificou onde estão armazenadas as informações pessoais que são processadas no setor, bem como possíveis falhas no processo?
Na medida em que o RH assume uma posição mais estratégica na organização, a digitalização é uma etapa essencial. Mas, como muitos líderes aprendem da maneira mais difícil, digitalizar documentos de RH é apenas o começo. Seja em papel ou digital, os documentos devem ser gerenciados de maneira a facilitar o acesso e maximizar a eficiência, e também atender aos requisitos de conformidade e segurança, já que o RH processa regularmente um grande número de registros que incluem informações pessoais, e algumas delas precisarão ser descartadas após a sua destinação.
Por isso, ferramentas e processos que consigam gerenciar as suas informações e garantir esse controle quanto à retenção de documentos será vital para as organizações. Ter parceiros tecnológicos que tenham tais soluções será um diferencial competitivo, tendo em vista as altíssimas multas que podem ser aplicadas com a violação dessa lei
Com a entrada em vigor da LGPD, o conceito de gestão de documentos está mais uma vez evoluindo. Após o desafio da implantação do eSocial – a primeira grande onda da digitalização do RH, com a LGPD a mitigação de riscos e a garantia da conformidade ganham mais destaque dentro do mix e, também, agora as organizações estão começando a adotar uma abordagem diferente para a governança da informação, que passa a ser vista como uma vantagem competitiva.
Muitas empresas já iniciaram a sua jornada de digitalização, mas ainda não visualizaram todas as suas possibilidades. Por isso a entrada em vigor da LGPD certamente irá levar a uma segunda onda de digitalização, incorporando aos sistemas de gestão de documentos inovadores recursos e funcionalidades.
Como o volume, a velocidade e a variedade de informações corporativas continuam a crescer, também aumenta a necessidade de estratégias de digitalização bem estruturadas e em constante evolução para o gerenciamento de registros no RH.
E, se ainda não existe uma estratégia de digitalização em andamento, agora é a grande oportunidade para que o conceito de Transformação Digital passe a fazer parte do DNA da empresa. É difícil mudar os sistemas legados, mas se você sempre hesitou em tentar serviços terceirizados, agora é o momento de facilmente obter acesso a sistemas de gestão de documentos já alinhados aos requisitos da LGPD.
A LPGD tem como objetivo fornecer as atualizações necessárias aos padrões de privacidade, os ajustando à tecnologia de hoje, e também deixando espaço para manter essa proteção, independentemente de onde as futuras ondas de inovação nos levarem.
Para os profissionais de RH, esse cenário é cada vez mais desafiador, mas por outro lado também é mais interessante, repleto de oportunidades. Para aproveitá-las, você precisa abrir a sua mente para novas maneiras de solucionar desafios, seja aprendendo novas habilidades, descobrindo novos talentos ou adotando novos recursos de digitalização e de gestão de documentos para otimizar seus processos, acelerar o seu fluxo de trabalho e garantir a conformidade com os novos requisitos. Aproveite para transformar um desafio – a LGPD – em uma oportunidade e embarque na segunda onda da digitalização.
*Juliana Ferreira é diretora de RH da Access Brasil
