Como as empresas podem reduzir os custos com telecom

Nos últimos anos, as empresas passaram a lidar com uma oferta abrangente de soluções de voz e dados, o que ampliou o portfólio de telecomunicações utilizado pelas companhias e, ao mesmo tempo, aumentou a complexidade para gerenciar esses ambientes. Como resultado, muitas organizações estão pagando por serviços que não precisam ou que deixaram de utilizar – como celulares de funcionários que sairam da companhia e links superdimensionados. Um descontrole que só tende a crescer com a disseminação do uso de dispositivos móveis nas organizações.

O alerta é da consultoria Gartner, que recomenda o uso da prática Telecom Expense Management (TEM) para colocar as contas em ordem. Trata-se de um modelo de gestão adotado pelo mercado para administrar custos e recursos da área de forma centralizada e que pode trazer economias com telecom que variam de 15% a 40%. Consultorias em TEM presentes no Brasil estimam ganhos superiores a 40%, dependendo da situação. Pela definição do Gartner, o TEM é um conceito de gestão integrada para todas as despesas de voz e dados, que engloba análises de contratos, ciclo de vida dos recursos, faturas, inventário, uso dos serviços até contestações junto às operadoras em caso de erros das contas. A metodologia passa por revisão de processos, implantação de políticas e adoção de tecnologia. Sua proposta é ir além da administração de tarifas, algo comum em algumas empresas com base em soluções internas ou de terceiros instaladas em PABXs.

A consultoria Aberden Group estima que apenas 30% das despesas globais de telecom são gerenciadas de forma integrada, reunindo em um mesmo banco de dados todos os controles propostos pelo TEM. Segundo o instituto de pesquisas, ganhos maiores são obtidos quando ocorre centralização de processos, já que é possível obter uma visão geral de como a companhia está usando os recursos. “Quanto maior o volume de despesas e de desorganização da companhia, maior será a redução de gastos com telecomunicações”, diz a analista do Gartner, Elia San Miguel.

No Brasil, o TEM ainda é pouco presente, mas Elia observa que em outros mercados, como os Estados Unidos, o assunto vem sendo discutido desde 2006. O modelo ganhou mais força por aqui no ano passado, quando a crise apertou os orçamentos de TI e Telecom. As empresas buscaram ter uma visão clara dos gastos com telecomunicações, reavaliar contratos e renegociar acordos de nível de serviço (SLA, do inglês, service level agreement).

A seguir, o Gartner elenca os oito erros que mais contribuem com o aumentos dos custos com telecom nas empresas:

1 – Pagar juros de contas atrasadas por não ter a visão geral de todas as faturas e respectivos vencimentos;

2 – Esquecer de cancelar contratos de serviços que não são mais usados, como linhas fixas e celulares de funcionários que já se desligaram;

3 – Não conferir faturas e pagar por serviços que não foram consumidos;

4 – Ter acordo de nível de serviço (SLA) ou links redundantes que não são necessários;

5 – Deixar de fazer contratos para alguns serviços que, às vezes, são solicitados até por e-mail e pagar tarifas mais altas;

6 – Deixar de realizar inventário de ativos, o que dificulta ter visão global do parque;

7 – Manter a base de contratos descentralizada, o que impede melhores negociações de tarifas;

8 – Não possuir políticas para o uso dos serviços pelos funcionários.