Como evitar um pesadelo para o departamento de compras

Como a Coca-Cola é identificada no Brasil? Intuitivamente nos vêm à cabeça termos como “The Coca-Cola Company”, “Coca-Cola Limitada”, “Coca-Cola S/A” ou variações. Só que não é bem assim: uma busca rápida no site da Coca-Cola informa que, dependendo da região do Brasil, pode-se deparar com nomes como FEMSA, Spaipa ou Renosa. Adicione as empresas que apenas distribuem produtos da Coca-Cola e teremos uma infinidade de nomes que podem fornecer o mesmo produto.

Agora, reflita: qual a chance do sistema de cadastramento da sua empresa estar incompleto, desatualizado ou simplesmente incorreto? Essa situação é apenas um obstáculo que pode ser facilmente contornado pela sua equipe?

Vejamos mais um exemplo: o diretor de uma empresa petrolífera descobriu que a área de compras negociava as aquisições de produtos da Coca-Cola individualmente em cada posto de gasolina ao invés de centralizar suas compras no atacado. O resultado? Dois milhões de dólares por ano em perdas.

E estamos considerando apenas a Coca-Cola, padronizada em todo o território nacional. A dificuldade aumenta exponencialmente ao considerar produtos com diferentes combinações, que impactam no preço final e dificultam uma comparação direta dos fornecedores. É o caso de tecnologia, maquinário ou veículos.

Segundo um relatório publicado em 2012 pelo Hackett Group: “Enquanto as empresas decidem gastar em soluções de análise para reduzir suas despesas com compras, rapidamente descobrem que a precisão nas análises depende fundamentalmente da consistência e da qualidade dos dados de produtos e fornecedores usados em todos os sistemas relevantes dentro da empresa. Nossa experiência também confirma que, para ter sucesso, as iniciativas de análise necessitam ter uma base sólida de gerenciamento de dados mestres.”

Esta citação, reproduzida sob condição de anonimato, é ainda mais eloquente: “Nossos dados sobre fornecedores são confusos. É comum haver atrasos no pagamento dos fornecedores. (…) Já houve um caso em que pagamos um fornecedor que não deveríamos. Você pode estabelecer todos os processos do mundo, mas se os dados estão incorretos, nada vai funcionar e você acaba tendo que resolver manualmente os problemas.”

Estabelecer processos para contornar os problemas geram apenas mais despesas e não solucionam a raiz das causas:

• Informações do fornecedor descentralizadas: as informações são distribuídas em diferentes sistemas ou aplicações. Consolidar as informações cada vez que seja necessário acrescenta um overhead para a área de compras e pode inserir mais problemas ao processo;

• Ausência da visão corporativa dos fornecedores: os sistemas podem fazer referência a diferentes fornecedores para fornecimento do mesmo produto, por exemplo, uma unidade da FEMSA em São Paulo e outra no Rio de Janeiro. Como identificar que ambas as unidades fazem parte da mesma organização e subir o nível da negociação?

• Categorização de fornecedores: a mesma Coca-Cola pode ser fornecida por diversos fabricantes e distribuidores. Como sua empresa consolida estas informações para facilitar o processo de compras?

• Inconsistência nos dados: considere as diferentes grafias que a Spaipa poderia ter em um cadastro: Espaipa, Ispaipa ou Spapa. Essas inconsistências geram duplicações e dificultam a visão consolidada do relacionamento e a negociação;

• Dados de fornecedores em constante mudança: não há informações para o Brasil, mas de acordo com o Censo americano, a cada hora no país 240 empresas mudam de endereço, 150 números de telefone são trocados, 5.769 pessoas mudam de emprego, 20 empresas fecham as portas e quatro companhias mudam de razão social. Como isto poderia refletir no seu cadastro de fornecedores?

• Fusões, aquisições e desinvestimentos: frequentemente empresas realizam fusões ou adquirem outra empresa, podendo também alienar uma subsidiária, unidade de negócios ou linha de produtos. Seus processos devem prever este tipo de situação com seus fornecedores e facilitar essa operação, evitando a desatualização;

A melhor maneira de enfrentar esse pesadelo para a área de compras é a adoção de um sistema eficaz para o gerenciamento de fornecedores e a integração dos dados entre os diversos sistemas da companhia. Com o respaldo de uma empresa especializada em integração e governança de dados, gerenciar informações de fornecedores torna-se uma tarefa mais simples por meio da combinação de disciplinas de integração, saneamento, monitoramento e gerenciamento de dados mestres.

Por meio da melhoria dos dados e processos de relacionamento com fornecedores, as empresas podem alcançar objetivos de negócio como:

• Negociar prazos de pagamento em maior escala, até globalmente;

• Acelerar processos de aquisição e reduzir o custo de inclusão e certificação de novos fornecedores;

• Aprimorar a capacidade de analisar riscos associados a fornecedores;

• Aumentar a eficiência da área que gerencia as informações sobre os fornecedores, minimizando o tempo que as pessoas usam para detectar e corrigir problemas;

Se suas informações sobre fornecedores forem inexatas, inconsistentes ou desconectadas, serão necessários muitas noites em claro para entender todos os relacionamentos mantidos. Mas, ao utilizar ferramentas de gerenciamento de dados, o trabalho pesado de interpretação de dados incorretos será deixado de lado e será possível focar no que realmente importa: o relacionamento com os fornecedores.

*Marcelo Tardelli é arquiteto de soluções da Informatica Corporation.