Como identificar os KPIs mais apropriados para o seu projeto

A criação de conjunto de indicadores chave de desempenho (KPIs ou Key performance indicators) é quase sempre uma medida eficaz para saber como um projeto se portou em relação ao objetivo estratégico acordado. Sem KPIs para determinar o sucesso das atividades, atingir as metas vira um jogo de adivinhação.

Os tipos de KPIs variam, dependendo dos fatores críticos de sucesso (CSF ou critical success factors) para uma indústria, um produto ou serviço, os negócios e as estratégias operacionais. Mas precisam ser claramente identificados, realizáveis, quantificáveis e definidos de maneira apropriada e dentro de parâmetros específicos, a fim de serem completamente adequados para um determinado projeto.

Por exemplo, se um dos CSF de um novo negócio de software é desenvolver um portal web para conseguir novos assinantes mensais, o KPI relevante seria de natureza quantitativa: o número de novos anunciantes.

Portanto, antes de decidir sobre os KPIs a serem usados é necessário definir, com clareza e precisão, os fatores críticos de sucesso e, em seguida, identificar os KPIs que estão mais diretamente ligados ao CSF’s.

Novamente, KPIs e CSFs devem ser claramente definidos e acordados pelas partes interessadas e devem ser classificados por ordem de importância para os objetivos e a estratégia global de negócios.

Aqui estão alguns exemplos de tipos de gerenciamento de projetos com KPIs aplicados pelo time para medir sua performance:

·  Financeiro: São tipicamente utilizados quando a medição é monetária.

·  Quantitativo: Quando a métrica relevante não é financeira, mas por ser numérica.

·  Qualitativo: Usado quando números não são uma referência.

·  Processos: Usado quando a prioridade é assegurar eficiência.

·  Performance do time: Usado para medir a força de uma equipe e sua habilidade na execução das tarefas definidas.

KPIs para avaliação da performance de equipes de projeto devem ser usados para medir a qualidade dessa equipe. Mas nessa avaliação é possível lançar mão também de KPIs de processos ou de métricas quantitativas — dependendo da natureza do projeto, produto, serviço ou indústria — desde que as atividades individuais e da equipe envolvam processos ou atividades em que possam ser aplicados.

A métrica certa depende do entendimento claro do que você quer realizar. Imagine que em vez de trabalhar em TI você seja um policial rodoviário. Se seu objetivo é pegar quem anda acima da velocidade máxima permitida, sua métrica será o maior número de multas emitidas por agente por hora. Se, por outro lado, seu objetivo for minimizar a quantidade de excesso de velocidade nas estradas, você vai garantir que cada carro da polícia esteja altamente visível, e a métrica passará a ser o menor quantidade de multas emitidas.

Na maioria dos casos, há quatro maneiras diferentes de fazer métricas erradas:

– Medir as coisas certas mal.

– Medir as coisas erradas, bem ou mal.

– Negligência na medição de algo importante.

– Estender as métricas a funcionários individuais.

Como identificar os KPIs mais apropriados para o seu projeto? Dois passos são indispensáveis.

Passo 1: Definir claramente os deveres da equipe
Quando estiver tentando determinar os KPIs de medição de performance da sua equipe, pense nas expectativas e nos fatores que determinarão o sucesso em relação aos objetivos específicos do projeto e todos os demais objetivos. É importante saber o mais precisamente possível o que você deve fazer antes de decidir como medir isso. Essencialmente, você precisa determinar o que você quer que o time faça. Aqui estão alguns passos que irão ajudá-lo a compor essa lista:

·  Determinar as características específicas, as qualidades e skills necessárias aos profissionais integrantes da equipe.

·  Dedinir os fatores determinantes de uma equipe de sucesso, considerando a forma como as pessoas trabalham juntas, interagem e se comunicam, assim como o nível de profissionalismo e comprometimento de cada um e do conjunto.

·  Entender as facilidades de interação e comunicação dos membros da equipe com stakeholders, o staff da linha de frente, gerentes, vendedores e clientes.

·  Identificar os fatores coletivos e individuais que você acredita que terão impactos positivos ou negativos para o projeto.

. Dar feedbacks constantes sobre os objetivos do projeto e o quanto estão perto ou longe de atingi-los. Nessa hora, procurar ser preciso e direto. Usar exemplos do que deu certo e o que não funcionou em vez fazer análises ambíguas.

Essa lista irá ajudá-lo a determinar os KPIs que, efetiva e verdadeiramente, medirão a força e a performance da equipe. Mas lembre-se que os KPIs devem não só ser claramente identificados, como também ser quantificáveis, de forma apropriada, utilizando parâmetros corretos.

Em um help desk excelente, o CIO, atrás de resultados mensuráveis, estabeleceu que a métrica de incidentes resolvidos por semana era adequada para a avaliação de desempenho. A empresa em questão tinha três unidades de help desk: uma para cada local importante. O resultado de uma delas foi muito pior que a das outras duas, e ela foi castigada por isso.

O que ela estava fazendo de errado? Ser eficiente demais. Seus gestores tinham estabelecido um programa auto suficiência dos usuários que reduziu, e muito, o número de chamados. Seus analistas passaram bastante do seu tempo educando os funcionários a serem mais independentes e sofisticados no uso da tecnologia. O resultado foi menos incidentes para resolver, juntamente com níveis mais elevados de eficácia dos funcionários.

Moral da história: seu resultado nitidamente superior, resultou em métricas de desempenho pobres.

O CIO mediu as coisas certas, mal. Mesmo que a taxa de resolução fosse a medida certa, todas as chamadas para o help desk foram contadas de forma igual, mesmo que resultassem em quantidades dramaticamente diferentes de tempo para resolução dos problemas. Além disso, mediu as coisas erradas. A taxa de resolução não era o elemento mais importante para
medir. O tempo de trabalho do usuário gasto para resolver dificuldades técnicas era o mais importante.

Passo 2: Foco na seleção de critérios
Considere as 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, procuração, gerenciamento e stakeholders. Então, tente identificar exatamente como seu time irá gerenciar cada um deles e responder por eles. Isso irá assegurar que você tenha uma visão holística do projeto e leve em consideração todos os fatores que podem se juntar ao jogo antes de escolher os critérios determinantes dos KPIs.

Como parte desse exercício, lembre-se que os KPIs da equipe devem atender a algumas necessidades. Entre elas:

·  O nível de independência e interdependência dos membros do time.

·  Demonstração das habilidades de liderança.

·  Como os membros do time ajudam uns aos outros na resolução de tarefas variáveis.

·  Como os membros do time resolvem conflitos e se ajudam, uns aos outros, durante tempos difíceis.

·  Absenteísmo e o impacto disso na agenda e no desenvolvimento do time.

·  Os standards de qualidade do trabalho hoje em relação aos que já foram requisitados.

·  O nível de participação e o comprometimento do projeto,  evidenciados com imputs e outputs.

·   As atitudes e a interação durante a realização do projeto.

·   Quanto claramente e efetivamente os membros do time se comunicam de formas variadas.

·   A habilidade de entrega do projeto completo, dentro do escopo.

No livro “Performance Indicators (KPI): The 75 Measures Every Manager Needs to Know,” Bernard Marr, um líder global e autoridade em performance e negócios, identificou 12 KPIs específicos para medir a performance dos colaboradores. Aqui estão sete desses KPIs que podem ser adaptados para medir a performance de uma equipe.

·  Indexação de Satisfação de Colaboradores

·  Nível de engajamento de colaboradores

·  Pontuação do staff (Percentagem de atividades completadas)

.  Motivação dos membros da equipe

·  Rotatividade

·  Absentismo

·  Pontuação de feedback 360 graus

·  ROI

Grande parte das empresas não desenvolveu as capacidades internas necessárias para a implementação eficaz de um sistema de medição de desempenho. Algum tipo de apoio técnico para a implementação parece ser desejável para muitas empresas. Se for o seu caso, não pense duas vezes. Empresas baseadas em KPIs asseguram que suas equipes estão de fato trabalhando para alcançar os objetivos do projeto e ter retorno, dados desafios ou estratégias. Lembre-se, todos os KPIs dever ser apropriadamente identificados e realisticamente mensuráveis, assim como claramente comunicados, documentados e aceitos por todos.