Como lidar com investigações corporativas sem expor a empresa

No processo de investigação de fraudes corporativas, em sua maioria, é comum que haja suspeita sobre o indivíduo que cometeu o ato irregular, seja através de uma denúncia ou da análise inicial dos fatos, até que se comprove com evidências aquilo que era uma hipótese. Diferente disso, mas tão complexo quanto, temos casos em que o fraudador é identificado. Como conduzir a investigação diante desta situação? Quais são os cuidados que precisam ser tomados e o que deve ser considerado?

É de suma importância que a investigação seja conduzida de maneira discreta e sigilosa para evitar o vazamento de informações, a exposição dos envolvidos e para preservar a imagem da empresa no mercado e dos seus colaboradores. Além de evitar a exibição negativa e proteger os interesses de sócios e acionistas, uma investigação efetiva mantém a credibilidade e evita os prejuízos financeiros por conta da denúncia de fraudes. É comum um cenário em que as empresas de capital aberto, que tiveram seus casos divulgados na mídia, tenham uma queda considerável em suas ações, entre outros danos, além do que já pode ter sido perdido por conta da fraude.

Neste contexto, em muitos casos, deve ser considerada a contratação de uma empresa especializada no segmento. E, assim, obter confiabilidade nas análises, garantir que todos os dados apurados sejam tratados de forma independente e, principalmente, que os envolvidos sejam identificados para que a empresa tome as medidas necessárias. Ademais do conhecimento técnico especializado, a investigação requer procedimentos mais robustos na obtenção de evidências, custódia, análises e reporte dos resultados.

Diferente do processo de investigação em órgãos públicos, no qual o funcionário é afastado durante as sindicâncias, nas empresas privadas, mesmo quando o fraudador é identificado, a sua presença permite que o monitoramento das atividades seja realizado em tempo real e possibilita a captura do ato ilícito no momento da execução da fraude.

Durante a apuração, algumas precauções precisam ser adotadas, de forma que as evidências não sejam anuladas. Um exemplo é a coleta dos dados eletrônicos, que deve ser feita através de ferramentas forenses, com cadeia de custódia e levada em ata notarial para assegurar a autenticidade das provas, caso o relatório venha a ser utilizado numa ação judicial, seja na esfera criminal, cível ou trabalhista. Os dados também devem ser processados e analisados em ferramentas forenses para que não haja o risco de manipulação do material coletado.

Nas situações em que há um fraudador aparente, o trabalho deve ser bem planejado e executado para que, além de solucionar o problema em questão, a integridade da empresa seja mantida perante os demais funcionários, uma vez que, ao suspeitar de um comportamento fraudulento, houve o compromisso em esclarecer os eventos.

Portanto, tão importante quanto conduzir a investigação com discrição e acuracidade, é compreender o ocorrido para cessar a conduta ilícita e aprimorar os programas de controle interno e compliance da empresa para evitar a recorrência dos fatos. Tudo, sem causar danos à imagem da empresa.

*Eloiza Oliveira é gerente de investigações empresarial da ICTS Protiviti