Adequação é a palavra-chave para a utilização das ferramentas, preparadas ou não para o uso corporativo
“Não há remédio que trate todos os males”, nem ferramentas tecnológicas que sejam a resposta absoluta para tudo. Quando falamos em comunicação entre equipes de trabalho, pensamos em soluções robustas para serem utilizadas por elas, no entanto, os comunicadores instantâneos tradicionais e gratuitos tornaram-se populares também no corporativo. Mas serão os mais adequados?
Obviamente, o WhatsApp é um aplicativo de enorme sucesso, que apresenta uma contribuição significativa para seus milhões e milhões de usuários, pela própria prestação do serviço de comunicação, baseado na tecnologia de troca de mensagens de texto e áudio e de criação de seus grupos. O surgimento do comunicador e de outros tantos similares foi um fator de grande relevância e impacto na vida de usuários de smartphones ao redor no mundo e em diversas cadeias de negócios e da prestação de serviços.
Entretanto, esses comunicadores não foram desenvolvidos para resolverem todos os problemas e nem atendem as necessidades de todos os usuários. Para a comunicação entre equipes, existem algumas especificações que são importantes para a produtividade e segurança no trabalho, como:
Uso Hands-Free
– Bombeiros, em pleno deslocamento para atendimento de uma emergência, que precisam se preparar rapidamente, checar os equipamentos, ouvir orientações táticas e situacionais instantaneamente;
– Motoristas de caminhões de transporte de cargas, ônibus ou transportes escolares, que precisam receber alguma orientação durante os seus trajetos;
– Seguranças de um shopping center em uma operação de busca de um suspeito de roubo que esteja dentro de uma loja.
Há operações em que o push to talk é muito mais adequado do que as mensagens de texto ou voz. Seja pela necessidade da instantaneidade das chamadas e da exigência de que vários usuários escutem simultaneamente as chamadas, ou pela impossibilidade ou não recomendação do uso das mãos para digitar textos, por exemplo.
Por outro lado, existem também situações em que mensagens de texto ou voz são mais adequadas para determinadas condições específicas.
Alguns questionamentos sobre o uso corporativo de comunicadores instantâneos se impõem:
1 – Qual a importância para sua operação, se um colaborador de sua equipe, que utiliza um comunicador instantâneo convencional como ferramenta de comunicação, deixar de seguir um comando dado, justificando que não seguiu o procedimento porque só viu a mensagem depois?
2 – Qual a consequência para sua operação, se um colaborador sair da empresa e continuar recebendo as mensagens ou utilizar o histórico das mensagens para algum fim não coincidente com os interesses da empresa?
3 – Quais as consequências potenciais, caso um colaborador seu tenha que tirar seu foco e atenção das atividades operacionais para digitar mensagens de textos ou ter que aguardar a resposta a perguntas críticas para tomadas de decisões operacionais?
Há situações em que os comunicadores instantâneos tradicionais irão atender bem às necessidades do usuários, entretanto, não funcionará da mesma maneira para os negócios.
Empresas e indivíduos: necessidades diferentes
Mesmo dentro do contexto corporativo e da prestação de serviços em geral, onde estão envolvidos os mais diversos tipos de equipes de trabalho, as respostas para as perguntas anteriores podem variar, de acordo com as características de cada operação ou até mesmo dentro de uma mesma empresa, dependendo das necessidades de cada área envolvida.
Há áreas (ou mesmo empresas) em que a fluidez, a responsividade e a velocidade da comunicação não tenham uma importância tão crítica, ou determinadas equipes/setores que, pela natureza de seu trabalho, para as quais as mensagens de texto sejam até mais adequadas para a comunicação do dia a dia. É possível também que, para algumas funções, não seja tão relevante a emissão de comandos e o seu respectivo cumprimento de forma imediata e rápida, com a certeza de que os receptores estarão ouvindo as mensagens de forma instantânea.
Na comparação do uso particular com o corporativo ainda, facilidades como a flexibilidade de criação de grupos, a entrada e saída de usuários destes grupos e a possibilidade de envio de informações (áudio, fotos, vídeos) para outros diferentes grupos e/ou usuários, são funcionalidades desejadas para o primeiro caso, entretanto podem representar enormes preocupações e riscos para o uso de empresas.
Adequação é a palavra-chave para a utilização das ferramentas, preparadas ou não para o uso corporativo. Os comunicadores podem e continuarão a serem utilizados pelas empresas, passaram por mudanças e adequações também, no entanto, requerem cada vez mais segurança e instantaneidade, facilidades de controle e gerenciamento. É muito importante fazer uma avaliação mais a fundo das suas necessidades e opções oferecidas no mercado.
(*) Paulo Florêncio é diretor comercial da BiPTT
