A primeira dica para que tudo ocorra bem é demarcar o espaço e a presença do setor na empresa
Quando se conhece os benefícios de trabalhar um setor específico de comércio exterior em uma empresa, com os profissionais e experiências adequadas para iniciar esse projeto, é também o momento de integrar esse segmento ao restante da estrutura. Isso, de certo, pode causar alguns transtornos. Uma vez que as áreas de vendas, financeiro e contabilidade podem ser afetados pelo último desses processos, que é o de logística.
Falo especialmente para aqueles que não possuem o comércio exterior como atividade principal. Embora as pessoas tenham resistência às mudanças, ainda mais causadas por terceiras, é importante estar com a mente aberta.
Os setores de empresas funcionam como uma forma de otimizar e diminuir custos, então é necessário encontrar as melhores maneiras de integrar qualquer novidade de maneira organizada, com rapidez e sem que ocorram grandes interferências.
A primeira dica para que tudo ocorra bem é demarcar o espaço e a presença do setor na empresa. Comércio Exterior pode ser subcategorizado em logística, Supply Chain ou até em suprimentos, mas precisa ter seu próprio nome e espaço. Embora pareça vaidade, é uma maneira de ajudar os colaboradores a entenderem o propósito da área e em quais assuntos é importante estar presente, afinal não é porque algo foi implementado mais tarde, que é algo desnecessário.
Coloco dessa forma pois se algum profissional de outro departamento, como financeiro ou administrativo, se vê numa posição em que o restante dos colegas não vê importância, pode sentir falta de valorização e com isso perdem-se trabalhadores muito competentes.
Certamente o nome pode variar de acordo com as responsabilidades que serão assumidas, como importação e exportação, compras e vendas internacionais ou Logística. Desde que o colaborador possua um ofício no momento que verem o crachá e a assinatura de e-mail, já se vê que o trabalho é levado a sério.
A partir desse primeiro passo, o segundo mais importante é determinar as responsabilidades do departamento. Primeiramente, é necessário que ele integre as funções de Comércio Exterior de toda a empresa. Para isso, é preciso encontrá-las e determinar, por exemplo, com quem ficarão a classificações fiscais, compras internacionais, transporte e produtos.
Muitas funções podem ser desempenhadas por áreas que existam antes de Comex. Mas as operações de importação e exportação dependem de prazos e burocracias e, quando esse trabalho é compartilhado por muitas pessoas, existe o risco de um ou mais departamentos terem prioridades diferentes e com isso, gerar prejuízos para o processo.
Haverá responsabilidades conjuntas e essas devem ser trabalhadas internamente, mas de certo a nova área deverá absorver serviços até então foram terceirizados, como despachantes aduaneiros ou de transportadoras. Para evitar qualquer conflito é essencial delegar essas responsabilidades com clareza.
A última dica trata exatamente de integrar os demais setores ao de Comércio Exterior, essa é a melhor maneira de reduzir os custos relacionados a Comex numa empresa.
Como responsável por essa “fusão”, lembre-se que será necessário mudar alguns preceitos e também processos, o que pode ser difícil em treinamentos e talvez gerar uma resistência ainda maior ao novo setor.
Digamos que os colaboradores do financeiro têm suas próprias regras para os fechamentos de folha. Do momento em que foi solicitado o pedido de compra, feito com urgência, até que o dinheiro conste na conta do exportador, pode levar 15 dias facilmente, e apenas então o produto será coletado para entrega.
Isso exemplifica que não basta iniciar uma área de Comércio Exterior, mas que em uma empresa todos os departamentos devem conversar entre si e chegar a acordos de forma que aa própria companhia não tenha problemas ou erros. Deve haver harmonia entre os setores. Isso envolver ceder, criar novos processos e regras e ainda mais diálogo para a equipe e, claro, conforme essa área cresce e sucede, novas integrações devem acontecer para atender as necessidades da empresa.
* Helmuth Hofstatter é fundador da LogComex
