O objetivo era trabalhar todos os processos a tempo de
adequá-los às exigências fiscais do Sped e do eSocial, mas ao começar o projeto
fiscal, a Construtora Aterpa percebeu uma oportunidade de adequar todas as
necessidades fiscais da empresa. Inicialmente, o governo tinha fixado junho de
2013 como prazo para cumprimento do eSocial, mas houve mudança e a exigência
ficou para 2015. Com isso, a companhia percebeu que era possível evoluir e
entregar um projeto capaz de mitigar risco e reduzir custos, o que levou à conquista do primeiro lugar na categoria
Além de trabalhar na adaptação dos sistemas atuais para
atender aos requisitos legais, a organização traçou como meta o ganho de
produtividade com a automação de processos manuais. Era preciso avaliar e
melhorar os processos internos para atender aos Speds e eSocial, assim como
para entender onde havia riscos e criar formas de mitigá-los. “Traçamos
métricas de valor para evitar atrasos, que acarretam em pagamento de multa pela
empresa”, explica Alysson Marcenes, gestor de TI, que completou: “Traçamos um
horizonte de cinco anos para medir os ganhos de produtividade com a automação
dos processos manuais. A expectativa é que, a partir de 2015, seja possível sentir no bolso. Ainda não medimos.”
Ainda em evolução, o projeto fiscal teve início em janeiro
de 2014 e foi desenhado com base em três pilares: cadastro, processo e
tecnologia. Para o cadastro, a companhia trabalha no ajuste das informações e
no saneamento de dados para atender a todos os requisitos legais do governo. Em
processos, a Aterpa conta com o apoio de uma consultoria e equipe interna
voltada só para isso. “Trabalhamos no redesenho, avaliação e entendimento dos
riscos intrínsecos”, aponta. Por fim, o pilar de tecnologia, onde será
trabalhada a integração entre novos sistemas e os atuais, além da consolidação
das informações fiscais para atendimento aos Speds e eSocial.
De acordo com o executivo, os principais desafios foram
definir a tecnologia e gerenciar a mudança, sobretudo, por conta dos valores
envolvidos. O gerenciamento da mudança, que envolveu várias áreas da empresa,
exigiu um cuidado em quebras de paradigmas. Marcenes explica que, como a
empresa contrata muitos trabalhadores temporários, a área de RH é a mais impactada.
Segundo ele, é preciso realizar treinamentos pontuais com todos os contratados
e principalmente com os fucionários da área. Com o grande volume de trabalho
que o projeto ainda demanda, Marcenes avalia que a Aterpa será capaz de atender
a qualquer nova demanda que surgir.
