Um grupo de 30 funcionários da companhia participou do desenho de todo o projeto e ajudou a escolher o fornecedor da plataforma de comunicação
Com mais de 430 escritórios espalhados pelos Estados Unidos, a empresa de corretagem e investimentos online Scottrade, optou por uma forma ainda pouco convencional de comunicação e troca de informações entre seus funcionários. Após perceber que sua intranet não suportava mais o volume crescente de informações – as quais tinham passado de 150 para 31 mil arquivos em cinco anos –, a empresa migrou essa plataforma para uma rede social corporativa.
O projeto começou a ser desenhado no início de 2008. Na época, a Scottrade buscava uma modernização da intranet, com o intuito de automatizar processos. A diretora de arquitetura de negócios da companhia, Tracie Gildehaus, conta que a atualização de um documento, por exemplo, representava algo muito trabalhoso. Na prática, os usuários mandavam as mudanças para a equipe de Tracie, composta por quatro profissionais, realizar as alterações. E, por conta de uma alta demanda, isso demorava, em média, três dias.
Ainda segundo a diretora, por conta do rápido crescimento da intranet, outro problema era encontrar as informações necessárias na rede. Como resultado, os funcionários pediam que a TI desenvolvesse blogs ou outras ferramentas que facilitassem um relacionamento mais próximo entre os profissionais, com o intuito de compartilhar conhecimentos.
Projeto democrático
Com base nesse cenário, Tracie, em conjunto com o CIO da Scottrade, Ian Patterson, decidiram transformar a intranet em uma rede social. Para tanto, um dos primeiros passos tomados por eles foi convidar 30 funcionários – de diversas idades, departamentos e funções – para uma reunião. Durante esse encontro, os profissionais foram separados em grupos de três pessoas e cada equipe recebeu 150 cartões, nos quais tinham de anotar uma aplicação ou informação importante que estava armazenada na intranet.
A partir dos dados escritos nos cartões, cada grupo apresentou sua ideia de como as informações deveriam estar organizadas e apresentadas na nova rede interna. E, depois de toda a exposição de ideias, as equipes chegaram a um consenso de como seria um desenho ideal para a rede social.
Outra etapa do projeto envolveu a escolha do fornecedor (a Oracle) da plataforma que suportou o projeto. E, assim como na fase anterior, Tracie convidou diversas empresas a apresentar seus produtos e deixou que os 30 funcionários votassem em qual das soluções atendia melhor suas necessidades.
A rede social corporativa da Scottrade, que começou a ser desenvolvida em janeiro de 2008, inclui uma variedade de ferramentas. Entre as principais, estão blogs dos usuários e uma plataforma wiki que fornece uma enciclopédia de termos e documentos que podem ser atualizados pelos próprios usuários. Além disso, existe uma página de cada departamento no estilo do Facebook, na qual as pessoas podem contar no que estão trabalhando, bem como conseguem se conectar a outros profissionais. A empresa utiliza também essa área para atualizar as equipes sobre dados e políticas corporativas, procedimentos e oferecer material de treinamento.
Ao todo, o projeto consumiu nove meses de trabalho da equipe de TI e de arquitetura de negócios. Mas no dia em que a ferramenta foi ao ar, 90% dos profissionais da companhia já começaram a acessá-la. Tracie atribui esse sucesso a uma agressiva estratégia de comunicação.
Para mostrar os benefícios e ensinar os usuários a utilizar as ferramentas disponíveis na rede social, antes do lançamento da nova plataforma, foram criados diversos vídeos demonstrativos, os quais eram apresentados por uma personagem virtual (avatar) chamada Scottina, ainda na intranet antiga.
