A Cruz Vermelha Romena, com sede em Bucareste, e seus 47 centros regionais, têm trabalhado nos últimos meses para dar suporte aos refugiados ucranianos na Romênia. Liderada por voluntários, a organização recebe e coleta doações e, dada à crise humanitária, vinha sendo pressionada para dar conta de um grande volume de relatórios de doações. A infraestrutura digital, que foi projetada para sustentar um ciclo anual e centralizado de relatórios, também demandava atualização.
A saída foi digitalizar o processo, antes manual, para automatizá-lo. A UiPath, referência em software de automação empresarial, foi quem apoiou a Cruz Vermelha Romena na transformação digital. Uma equipe de desenvolvedores cidadãos da UiPath mapeou, simplificou e preparou o processo de relatórios para automação.
Segundo a UiPath, os robôs software implantados conseguem gerar modelos, coletar relatórios de cada centro regional e ainda centralizar os dados em um único documento mestre. Esses parâmetros atendem, por exemplo, as exigências do Departamento Romeno para Situações de Emergência, já que regularmente a Cruz Vermelha local precisa compartilhar uma visão geral das doações coletadas, evidenciando também quando é preciso ou se faz urgente novas doações.
“À medida que a crise humanitária se agravou, a Cruz Vermelha romena uniu-se à primeira linha de resposta no apoio aos refugiados ucranianos na Romênia”, disse o diretor da instituição, Ioan-Silviu Lefter. “Precisávamos fornecer às autoridades romenas informações sobre as doações e a ajuda que estávamos fornecendo aos refugiados ucranianos. No início, nos deparamos com muitos relatórios manuais, o que afetou a precisão e a disponibilidade dos dados. A Plataforma de Automação Empresarial UiPath nos permitiu focar no que é mais importante: fornecer apoio primordial para milhões de refugiados”.
Com a automação dos relatórios, a Cruz Vermelha Romena relatou que conseguiu eliminar erros humanos e agora fornece às equipes de todos os centros regionais um modelo simplificado e padrão para relatórios. O tempo gasto pelo gerente de projeto na centralização de dados para relatórios externos caiu de 8 a 12 horas para 30 minutos por relatório. Fora isso, a organização agora tem acesos a dados confiáveis e centralizados, que podem, por exemplo, ser compartilhados com doadores potenciais em tempo real.
“Graças à nossa parceria com a UiPath, pudemos fornecer relatórios padronizados em nossos centros regionais e fornecer informações mais atualizadas às principais partes interessadas. Nossa equipe foi equipada e consegue agora dedicar mais tempo ao trabalho essencial de ajudar os refugiados, ao invés de usar caneta e papel para rastrear as doações”, continuou Lefter.
