Dificilmente encontraremos alguém que utiliza dispositivos eletrônicos e nunca utilizou um aplicativo de planilha, mesmo sendo para cálculos simples. Presenciei em diversas empresas, baixo ou nenhum controle sobre sua utilização tanto para decisões financeiras quanto estratégicas. Algumas companhias somente começaram a dar mais atenção depois de perdas financeiras ou após serem apontadas por auditorias. Em uma outra situação a planilha era tão importante que o responsável optou por gravar somente em seu próprio laptop, para que outros não usassem ou alterassem.
Apesar de ser um programa confiável, quando utilizado para cálculos complexos, decisões financeiras ou estratégicas, alguns cuidados adicionais precisam ser adotados para garantir a integridade e precisão dos resultados. Geralmente esses dados são importados de sistemas ERP – softwares que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema -, financeiros, produção entre outras fontes. Essas informações são analisadas, simuladas e podem ser utilizadas, por exemplo, para decidir sobre a compra ou não de uma outra empresa.
Imagine uma situação hipotética onde uma empresa consolida todas as informações financeiras do grupo em uma planilha. No dia do fechamento, com a correria da empresa, foi esquecido de adicionar o resultado de uma nova unidade, comprometendo o relatório final.
Este é um fato que tenho abordado muito quando ministro palestras. E a maioria das pessoas quando ouvem o assunto ficam surpresas, como se esta situação jamais pudesse ocorrer com elas ou com a empresa em que trabalham. É importante ressaltar que os gestores devem ficar atentos a estas planilhas, porque o ser humano é passível de erros e um equívoco pode comprometer os resultados financeiros da empresa. A fiscalização e a manutenção dos arquivos são imprescindíveis.
Abaixo estão alguns controles que podem ser adotados para minimizar os riscos de perdas financeiras ou de negócios devido a erros não intencionais na utilização das planilhas.
• Classifique as planilhas de acordo com a criticidade e os riscos que podem trazer para a empresa. Exemplo:
o Alta: utilizada para consolidação financeira com complexos cálculos
o Baixa: utilizada para monitorar atividades;
• Tenha um inventário das planilhas críticas com o nome, a localização, a descrição e o propósito, quem é o responsável e os autorizados a fazer alterações nas fórmulas ou macros;
• Crie um cronograma para revalidar as fórmulas e macros, para assim garantir que estão logicamente corretas e não foram alteradas inadvertidamente;
• Garanta que elas tenham controle de versão, backup e estejam em diretório restrito somente aos usuários que necessitam usá-las;
• Mantenha um histórico de quem e quando foram alteradas as fórmulas e macros.
Em muitas empresas, quando as planilhas consideradas críticas são identificadas, inicia-se um plano de ação para que essas informações sejam manipuladas através de um sistema, que pode reduzir drasticamente os riscos para os negócios. Se isso não for o seu caso, evite erros ou perdas financeiras, faça uma avaliação em seus arquivos.
*Marcos Gomes, executivo de TI e Segurança da Informação na Innovativa Executivos Associados
