Defina o sucesso antes de se preocupar com a falha

CIOs e especialistas em projeto contam com softwares e técnicas específicos de gestão, mas as ferramentas pouco importam se não existir uma estrutura formal para medir o progresso do projeto. Sem métricas claras, o trabalho tende a ficar inacabado e as responsabilidades desaparecem, avalia Michael Krigsman, presidente da Asuret, consultoria empresarial norte-americana.

Uma metodologia de gestão, como a recomendada pelo PMI (Project Management Institute), cria um caminho para estruturar um projeto, ao colocar os principais passos em uma ordem lógica. Mas, de qualquer forma, por melhor que seja esse método, ele não prevê problemas criados pela agenda das pessoas envolvidas, conflitos e dificuldade de alinhamento entre os diversos grupos da organização, relata Krigsman.

“Os CIOs precisam trabalhar duro para ter certeza de que todos concordam com os objetivos do projeto e a maioria está de acordo a respeito de como a iniciativa vai se desenrolar”, afirma Adam Bricker, CIO da organização assistencial não-governamental World Vision International. Ter documentos formais e não ficar só falando sobre os pontos principais também ajuda nesse processo, acrescenta Bricker que, recentemente, cuidou da implementação de um sistema para gestão financeira em 45 países em desenvolvimento.

Comece estabelecendo os objetivos e o escopo do projeto, adverte o CIO da World Vision. “Defina também quais as expectativas para concluir a ação”, acrescenta Bricker. Além disso, ele aconselha que sejam escritos e comunicados exemplos de como os resultados do projeto vão afetar o trabalho diário das pessoas.

Só quando os CIOs assinam um contrato com as pessoas da organização – e com consultores externos envolvidos no projeto – conseguem formalizar o entendimento. “Existe um senso de comprometimento quando as pessoas sentam na mesa e dizem nós temos um acordo”, complementa o executivo da World Vision.