Desenvolvedores: muitas reuniões e pouco tempo de ‘foco’

Os desenvolvedores de software passam, em média, um terço de sua semana em reuniões, de acordo com dados coletados pelo aplicativo de gerenciamento de tempo Clockwise – com aqueles profissionais de grandes empresas enfrentando as agendas mais lotadas.

Os dados da Clockwise foram coletados de 1,5 milhão de reuniões rastreadas por sua plataforma ao longo de 12 meses, até maio de 2022, fornecendo uma visão geral das práticas de trabalho de 80.000 desenvolvedores em 5.000 empresas. Ele mostra que o engenheiro de software médio gasta 10,9 horas por semana em reuniões, com 19,6 horas de tempo de “foco” – definido como duas ou mais horas livres para se concentrar no trabalho.

As seis horas restantes são classificadas como “fragmentadas”, que se refere aos intervalos de agendamento entre as reuniões que oferecem pouca oportunidade de se acomodar na conclusão de uma tarefa. Pesquisas separadas mostraram que pode levar cerca de 23 minutos para se reorientar após uma interrupção, e as reuniões geralmente podem ser a causa da mudança de contexto que distrai os trabalhadores de um trabalho mais produtivo.

O relatório Clockwise também destacou a importância do tempo de foco por meio de uma pesquisa com 150 gerentes de engenharia de software. Quase todos (90%) correlacionam o tempo de foco com a produtividade, e a maioria (77%) vê uma conexão com o aumento da receita do negócio.

Isso não quer dizer que as reuniões não sejam importantes, mas faz sentido que os gerentes encontrem o equilíbrio certo para suas equipes, disse Dan Kador, Vice-Presidente de Engenharia da Clockwise. “É algo que as empresas precisam prestar atenção e tentar entender sua cultura de reunião – o que está funcionando e o que não está funcionando para elas”.

“É importante que as equipes se reúnam para discutir as coisas e garantir que todos estejam na mesma página, mas muitas vezes as reuniões são agendadas em intervalos regulares, mesmo que não sejam necessárias”, disse Jack Gold, Analista Principal e fundador da J. Gold Associates. “Todos estamos sujeitos a reuniões semanais, ou outros intervalos, onde, mesmo que não haja nada para discutir, a reunião acontece de qualquer maneira. E alguns organizadores de reuniões se sentem obrigados a usar todo o tempo programado”.

É claro que a sobrecarga de reuniões não é apenas um problema para quem escreve código. “Muito tempo gasto em reuniões não é apenas um problema para os desenvolvedores”, disse Gold. “É um problema generalizado para os funcionários de muitas empresas”.

Sem surpresa, os desenvolvedores gastam mais tempo em reuniões à medida que sobem na carreira e se tornam gerentes: sete horas a mais por semana, em média, de acordo com a Clockwise, em grande parte devido a um aumento nas reuniões individuais.

Há, no entanto, pouca diferença entre os cargos seniores. Desenvolvedores que se tornam gerentes, diretores ou vice-presidentes passam uma quantidade semelhante de tempo em reuniões. O mesmo vale para o tempo de foco, que cai acentuadamente para os gerentes, mas também permanece relativamente semelhante para os líderes mais seniores.

Outro indicador do tempo gasto em salas de conferência ou olhando para uma webcam é o tamanho da empresa. Os desenvolvedores de grandes organizações gastaram uma média de 12,2 horas em reuniões, em comparação com 9,7 horas em empresas menores. Aqueles em empresas de grande e médio porte também gastam 36% mais tempo em reuniões individuais do que aqueles em empresas menores.

E o tempo de foco cai de 22,5 horas por semana em pequenas empresas para 16,9 horas em grandes empresas.

Isso acontece, disse Kador, porque as empresas mais estabelecidas dependem de reuniões para tomar decisões. Quanto maiores elas ficam, mais decisões são necessárias – e isso leva a mais reuniões. “Não precisa necessariamente ser verdade, mas é assim que as coisas são feitas com frequência”, disse ele.

Por outro lado, as empresas menores são mais propensas a adotar novas formas de trabalho, como maior dependência de comunicações assíncronas que não exigem que todos participem ao mesmo tempo.

“Empresas maiores e mais estabelecidas não adotaram uma maneira mais assíncrona de trabalhar de forma tão completa”, disse Kador, “seja o Loom ou as mensagens de áudio e vídeo do Slack ou do Teams (…) – ferramentas de documentação que existem no mundo”.

Gold também vê potencial para ferramentas de colaboração e produtividade para reduzir a necessidade de algumas reuniões.

“Com as ferramentas de colaboração mais recentes, parte da carga das reuniões foi reduzida, pois as pessoas agora podem ter reuniões ad hoc apenas com as pessoas que precisam estar envolvidas, deixando os outros fazerem suas coisas”, disse ele. “Eles tendem a ser diretos e breves, e não são tão amplos, o que significa que estou mais envolvido e não desligo quando outras coisas são discutidas e não são relevantes para mim.

“Isso não substitui completamente as reuniões periódicas do grupo, mas tem o potencial de reduzir a parte improdutiva da reunião”.

As ferramentas assíncronas podem substituir a reunião stand-up diária ou semanal (que são realizadas às terças-feiras 80% do tempo, de acordo com os dados do Clockwise, tornando esse o dia com menos tempo de foco em média). Trinta e cinco por cento das equipes de engenharia têm pelo menos um stand-up por semana, e a mesma proporção os faz diariamente.

Embora a tecnologia possa ajudar a reduzir as reuniões, também pode exigir uma mudança cultural em nome da administração.

As empresas podem tentar introduzir “dias sem reuniões” para incentivar novos hábitos de reunião e impulsionar a adoção de comunicações assíncronas, disse Kador. “Esses são os tipos de coisas que organizações maiores podem experimentar”, disse ele. “Minha expectativa, com base na minha própria carreira e no que vi na indústria, é que eles realmente tenham um impacto bastante positivo”.