Dez dicas para que a TI conduza todo o processo de outsourcing

No momento de iniciar um processo para buscar um provedor de serviços terceirizados, o caminho mais óbvio é contratar uma consultoria especializada e que cobra custos relativamente altos por esse tipo de projeto. Mas nem toda organização está disposta ou tem condições de pagar 300 dólares ou mais por hora para um especialista que ajude a definir processos e questões contratuais.

A boa notícia é que a área de TI das empresas está capacitada a realizar, por conta própria, boa parte do trabalho que seria realizado por uma consultoria. O que, além de reduzir custos, pode tornar os contatos mais flexíveis e, ainda, permitir um relacionamento mais próximo com os provedores de serviços.

Seguem dez dicas para os departamentos de TI que querem conduzir, por conta própria, todo o processo de contratação de serviços terceirizados:

1.    Cuidado com os conselhos – Assim que os profissionais começam a analisar acordos de terceirização, eles tendem a buscar o opinião de terceiros. Mas não se deve acreditar em tudo que as pessoas falam, na opinião do consultor Adam Strichman, especializado em análise de outsourcing.

“A indústria está cheia de táticas para apavorar os usuários”, afirma Strichman. “Não se deve pagar para ouvir esse tipo de coisa”, acrescenta o especialista.

O consultor admite, porém, que alguns dos cuidados orientados pelos fornecedores até têm um fundo de verdade. “Só que a equipe de TI não pode se sentir pressionada e existem informações que dá para buscar em outros lugares”, conclui.

2.    Foque no business case (caso de negócio) – Se existe uma peça fundamental ao sucesso do outsourcing ela é uma análise racional para o negócio dos benefícios da terceirização.

“Muitas vezes, há uma conclusão equivocada de que o outsourcing representa a melhor alternativa, quando a decisão mais apropriada seria realizar as funções internamente, desenvolver um modelo de serviços compartilhados ou implementar novas tecnologias”, diz o co-fundador e responsável pela prática de terceirização na consultoria Silvan, Paul Pinto.

Ainda segundo o executivo, a contratação de uma consultoria terceirizada não evita equívocos. O melhor caminho para acertar na decisão é que a equipe de tecnologia faça uma análise apurada do que estaria em jogo se ela optasse pelo outsourcing, a partir das demandas e das particularidades do negócio.

3.    Use consultorias de forma seletiva – Quando as empresas percebem a necessidade de um conselho externo – s eja para elaborar os SLAs ou buscar casos de sucesso –devem buscar o apoio de consultores apenas para questões específicas ou para revisão de parte do trabalho. O que tende a reduzir os custos exorbitantes que esses profissionais cobrariam se fossem realizar uma análise de todas as etapas.

O CIO do banco Rabobank  para Europa, Michel Hofman, conta que durante sua experiência para avaliar a terceirização, ele descobriu que o mais importante é avaliar quais as pessoas da equipe têm os requisitos necessários para conduzir esse tipo de projeto. E, a partir desse mapeamento, o gestor pode visualizar em quais momentos ele precisa de uma consultoria externa.

4.    Tire vantagem de novas ferramentas – Assim como cresce o número de lojas de departamento que oferecem todo o tipo de solução para que as pessoas façam, elas mesmas, reformas domésticas, na área de tecnologia existem soluções prontas que ajudam a companhia na hora de analisar um acordo de terceirização.

As médias empresas, em particular, podem tirar proveito de ferramentas específicas para outsourcing, analisa Pinto, ao citar que existem templates (modelos prontos) de RFPs (requisitos de uma proposta) e de contratos em diversos sites.

5.    Adeque a equipe – Se algum profissional do time de TI já atuou em um provedor de serviços no passado, ele pode ser aproveitado no processo de outsourcing.

“De forma geral, as pessoas que têm mais experiência em terceirização tendem a ter uma carreira ascendente na companhia ou mudam para outras áreas”, pontua Strichman. E, de acordo com ele, mesmo que esse profissional já tenha deixado a TI há algum tempo, ele vai ficar feliz em compartilhar sua visão.

6.    Aproveite a crise – No caso das companhias que não têm profissionais experientes em terceirização na equipe de TI, elas podem buscar uma outra alternativa: aproveitar pessoas capacitadas e que foram dispensadas pelos provedores durante a crise internacional. Esses profissionais podem ser contratados como consultores autônomos.

7.    Cuidado com os contratos – Tente aproveitar os conhecimentos legais do departamento jurídico da companhia para preparar o contrato e, principalmente, cuide para que o documento seja o mais curto possível. “Os acordos são apenas uma pequena parte para o sucesso da terceirização. Na realidade, o que se vê é o contrário”, pondera Strichman, ao afirmar que o exagero de regras acaba virando um problema no dia-a-dia do relacionamento com os provedores.

8.    Explore o fornecedor – Os provedores de serviços estão abertos a participar de todo o processo de outsourcing  e não vão se negar a fornecer dados para criar o business case. Óbvio que, no final das contas, eles fazem isso esperando que a empresa se transforme em um cliente.

9.    Pesquise muito –  “Existe uma gigantesca quantidade de pesquisas, estudos e análises disponíveis na internet e que podem fornecer um maravilhoso cenário dos processos de terceirização”, avalia Pinto.

10.    Seja seletivo – Não dá para imaginar que o acordo de terceirização vai resolver todos os problemas da companhia. Para não errar nas expectativas, o ideal é começar por pequenos acordos.