Existem técnicas que, quando seguidas, podem ajudar na gestão de tarefas e diminuir distrações mais comuns
Não é novidade que a pandemia do coronavírus instalada em todo o mundo modificou as nossas relações pessoais e de trabalho. De acordo com uma pesquisa da consultoria Betania Tanure Associados, que entrevistou mais de 300 companhias, cerca de 60% estavam fazendo trabalho remoto.
Sim, nossa rotina mudou: as reuniões no escritório e viagens foram substituídas por plataformas de comunicação que mesclam mensagens com vídeoconferências. A forma como lidamos com essa nova rotina, obviamente, é diferente para cada tipo pessoa e muitos estão se questionado como gerenciar equipes neste momento e também se manter produtivo em um ambiente totalmente virtual.
Uma das filosofias que auxiliam em melhores resultados e no gerenciamento do tempo é a metodologia ágil, uma forma inovadora de modelo de gestão com o intuito de aprimorar a entrega de processos e serviços, além de acelerar e qualificar o fluxo de trabalho. Com ela, é possível planejar, colaborar, entregar e refletir às atividades e como podemos mensurar a qualidade de nosso trabalho.
Penso que há alguns pilares que norteiam esta pergunta.
O primeiro deles é ter uma infraestrutura digital que suporte toda essa demanda, isso vai desde disponibilizar computadores, gerenciar acessos, segurança da informação e sistemas para o público interno quanto para externo.
O segundo é fornecer ferramentas digitais que simulem a experiência que se tem fisicamente para o ambiente virtual e que tragam também a interação colaborativa, como aplicativos de serviços e produtividade, por exemplo.
Em terceiro, chamo de autoeficácia, que é a forma como gerenciamos a energia em todo esse processo, desde a tomada de decisão até a seleção de prioridades, com autogestão. E há várias formas de organizar todas as atividades e pendências. Uma delas é a ideia de um miniciclo PDCA (plan, do, check e act), em que é possível planejar as tarefas e refletir às dificuldades que você teve ao longo do dia.
Em minha experiência com metodologia ágil, tenho visto bons resultados em práticas como GTD (“Getting Things Done), que consiste em um método simples e efetivo de 5 etapas que fazem você gerenciar todas as suas tarefas com mais eficiência. Um exemplo prático dessa implementação é a nossa caixa de e-mails, por exemplo.
Quando chega uma mensagem nova, a primeira etapa seria fazer uma leitura superficial e depois questionar: que ação devo tomar? Quanto tempo isso vai me levar? Requer uma resposta imediata? Precisa planejar e conversar com outras pessoas? Se todo esse processo levar menos de dois minutos, não há necessidade de inserir na to- do list. Caso contrário, deve-se colocar uma data definindo quando cuidar dessa demanda.
Outro modelo interessante é o Personal Kanban, um quadro em que dividimos as nossas atividades com o que precisamos fazer, o que estamos produzindo, o que já foi entregue e o que estamos acompanhando. Desta forma, é possível ter visualmente todas as atividades, os seus respectivos status e identificar formas de melhorar a nossa forma de trabalho.
O Pomodoro também é uma técnica bastante útil neste momento de home office para gestão de tempo e energia. Com ele, é possível selecionar uma tarefa e gerenciar o tempo com um timer, trabalhando com ciclos de 30 a 40 minutos.
Desse total, 25 a 35 minutos com foco na atividade e depois 5 minutos para fazer uma pausa rápida, seja para ir ao banheiro, tomar um café, levantar, alongar-se ou ver as redes sociais – só não vale utilizar esse tempo para fazer e ver algo relacionado ao trabalho. Esse processo é repetido por 4 vezes, até um break maior de 30 a 40 minutos, sempre pensando no equilíbrio entre a qualidade de vida e a produtividade.
Nesse mundo novo, guiado pelo movimento #digitalfirst, em que os serviços e as oportunidades são mais desmaterializados, é preciso observar o ecossistema digital para compreender todos os aspectos do trabalho.
As questões vão além de entregas e resultados, sendo essencial pensar na saúde física e mental de todo o time. Como gestores, o nosso papel não é controlar, e sim cultivar ambientes mais transparentes, abertos e com maior conexão.
*Manoel Pimentel é diretor de Lean–Agile na GFT Brasil
