Digital workplace: como criar seu ambiente de trabalho digital

Impossível imaginar a nossa vida sem o uso do Wi-Fi ou do GPS. A grande culpada de tudo isso é a nova realidade digital que nos mostrou as vantagens de ter uma alta conexão para receber e enviar respostas rápidas – não temos tempo a perder – e a grande capacidade da mobilidade em nos tornar onipresentes – não podemos ficar parados.

Essa mudança de hábito mudou a vida em sociedade e transformou a rotina de trabalho deixando as tarefas cada vez mais tecnológicas e trazendo à tona um novo conceito chamado de Digital Workplace. Nele, o modelo hierárquico de gestão abre espaço para novas formas de gestão, mais flexíveis e criativas.

Porém, essa transformação só acontece efetivamente quando a empresa foca em funcionários habilitados e em um local digital adequado para o trabalho. Não basta entregar um kit de ferramentas (computador + celular + nuvem com arquivos sincronizados), é necessário facilitar as práticas de trabalho por meio de um planejamento completo que deve incluir:

1. Modernização do sistema de TI;
2. Revisão dos processos;
3. Mudança na cultura organizacional

Além de efetuar mudanças, o seu objetivo precisa estar claro e com foco no aumento da produtividade e na confiança do envolvimento do trabalhador. Caso contrário, a sua transformação digital está fadada ao fracasso – e isso vai custar muito caro.

Com o foco no funcionário

Com uma estratégia de negócios que visa o aumento do engajamento e da agilidade dos colaboradores, a sua experiência e o seu envolvimento, dentro de um espaço on-line se torna uma nova métrica de avaliação e de gerenciamento de gastos.

Mas, para isso, o local de trabalho digital deve, acima de tudo, ajudar os indivíduos e suas equipes a trabalharem de forma mais colaborativa sem comprometer as operações. Para tanto, é preciso que as organizações obtenham 5 capacidades básicas (como mostrado na imagem):

• Comunicação – Uma comunicação integrada e com fácil acesso aos gestores e demais áreas como RH. Dessa forma é possível não sentir a diferença entre estar em um local físico ou online;

• Colaboração – Espaços online que minimizam o desperdício de tempo e facilitam, inclusive, atividades como reuniões e conferências. Para isso é necessário um sistema integrativo de apresentação que funciona da mesma forma em todos os lugares e com possibilidade de muitas pessoas logadas ao mesmo tempo e com acesso aos arquivos pela nuvem;

• Encontrar e compartilhar informações – Importante para engajar e treinar funcionários, para isso é importante a implementação de ferramentas que forneçam recomendações de conteúdo contextualizado para estimular a troca e o debate dentro das equipes;

• Aplicativos de negócios – Possuir ferramentas e equipamentos de processos e monitoramento de atividades com recursos de geração de relatórios que aumentam significativamente a eficiência e a produtividade;

• Trabalho ágil – A empresa precisa garantir a capacidade produtiva de seus funcionários a qualquer hora, lugar em qualquer dispositivo.

Essas mudanças são tecnológicas, mas, acima de tudo são mudanças importantes na cultura organizacional. É preciso pensar nas vantagens competitivas e na retenção dos talentos dessa nova geração que quer mais qualidade de vida e flexibilidade.

*Hans Ulmer é CEO da Absolut Technologies