Antes de tomar a decisão estratégica de adicionar novas funcionalidades a um de seus principais produtos, o Diveo Exchange, a provedora de infra-estrutura, telecom e data center Diveo consultou boa parte de seus clientes para identificar qual seria a reação deles. A pesquisa só foi possível graças à solução Microsoft Dynamics CRM, versão 3.0, implementada na empresa em novembro de 2007, com investimento total de R$ 450 mil, incluindo hardware, licenças de software e aplicação. O uso do CRM ajudou a empresa a aumentar em 5% as vendas, com a redução de 20% do tempo gasto nos processos.
A solução permitiu que os processos de vendas fossem automatizados e fez com que tanto a diretoria quanto os consultores de vendas pudessem enxergar de forma mais clara e otimizada todo o ciclo de oportunidade, desde a prospecção de clientes até a elaboração de contratos. Também possibilitou obter a partir daí estimativas sobre o tempo despendido para cada uma das etapas de comercialização e obter um controle de estatísticas e informações sobre os produtos vendidos. “Hoje sabemos que alguns clientes são potenciais compradores de outras soluções e quais produtos são mais bem aceitos e por qual razão”, explica Cláudio do Lira Amaral, gerente de TI da Diveo.
A decisão de buscar o CRM partiu da alta gerência, que precisava ter informações mais detalhadas da área comercial. Antes, todo o processo de vendas era controlado manualmente, o que fazia com que as oportunidades só aparecessem aos olhos dos vendedores quando estivessem para ser concluídas. Além de melhorar a rapidez da inserção e da atualização das informações, o CRM faz com que cada ação tenha um histórico, desde o primeiro contato com uma empresa até a primeira reunião, por exemplo. “Ele nos ajuda a estreitar o relacionamento com os clientes”, afirma o gerente. “Conseguimos fazer uma avaliação da gestão da equipe de vendas e do nosso portfólio.”
A análise e validação do produto começaram a ser feitas três meses antes da implantação. Houve um treinamento inicial para o uso da solução destinado à área de TI e para os cerca de cem envolvidos nos processos comerciais, desde vendedores até a área financeira. Para estes, as diretrizes de uso são reforçadas mensalmente para garantir a qualidade da geração de propostas. Integrada ao Outlook e à VPN (Virtual private Network), as informações podem ser acessadas dentro ou fora da empresa. “Buscamos algo estável e fácil de usar”, conta Amaral.
