Em meados de 2005, a Eletropaulo Telecom decidiu trocar suas ferramentas corporativas de controle por um sistema integrado de gestão. A iniciativa consistia em aumentar o nível de automatização de determinadas tarefas, integrar sistemas legados com novos softwares e substituir planilhas produzidas paralelamente, que geravam dificuldade de controle, e, conseqüentemente, retrabalho.
Ciente da complexidade da empreitada, a companhia decidiu procurar no mercado alguém com experiência em implementação no setor de telecomunicações. Foi assim que a companhia chegou a Cláudio Moura ? executivo que já realizou esta tarefa na Engeredes e CTBC. Moura assumiu a gerência de TI em dezembro de 2005 e, durante os quatro meses seguintes, estudou as informações existentes dentro dos sistemas e a infra-estrutura da Eletropaulo Telecom. Com tais dados em mãos, iniciou, junto com sua equipe, a concepção do projeto de ERP.
A primeira consideração foi incluir a Eletropaulo Telecom dentro do projeto de implementação do SAP R/3 nas unidades de energia elétrica da AES, controladora da empresa. ?Por conta de regulamentações, seriam necessários muitos ajustes e os custos ficariam altos?, justifica Moura. ?Além disto, o template de eletricidade é muito mais regulado do que o de telecom e a ferramenta usada pela AES é mais complexa do que as funcionalidades que precisávamos?, complementa.
Com a decisão de adotar um mecanismo mais simples, foram avaliadas soluções voltadas a empresas de pequeno e médio portes (PMEs), como as da Microsiga e da Datasul. Mas a escolha final ficou com o BusinessOne, sistema da alemã SAP voltado a PMEs. ?Trata-se de uma aplicação adequada ao negócio da empresa, que promoveria um tempo de implementação reduzido em relação a outras avaliadas, flexibilidade para adequação aos processos e que está ambientada aos marcos regulatórios brasileiros?, cita o executivo. ?Além disto, já conhecíamos a ferramenta, pois a AES é parceira mundial da fornecedora, o que facilitaria a adoção.?
O executivo aponta ainda que a escolha de outro software poderia criar um distanciamento da cultura corporativa em cima do SAP e uma redução na possibilidade de compartilhar a infra-estrutura com o projeto mundial da controladora. O conselho da Eletropaulo Telecom aprovou a adoção do BusinessOne, especialmente pela possibilidade de integração com o restante do grupo. O projeto foi patrocinado pelo diretor-administrativo e financeiro, que percebeu vantagens como redução de customizações e desenvolvimento.
Cada uma das áreas da companhia ? financeira, comercial e de engenharia ? destacou facilitadores para acompanhar os processos de adequação, assim como o desenvolvimento, parametrização e personalização. O mapeamento levou cerca de seis meses. ?Foi lento porque queríamos fazer uma avaliação bastante detalhada?, explica o gerente de TI.
Em novembro de 2006, com os processos detalhados, a Eletropaulo Telecom escolheu a Computeasy como parceiro de implementação. ?Quando a SAP vendeu a ferramenta, estimou 60 dias para a implantação, mas nós tínhamos um prazo mais flexível, de três a quatro meses?, afirma o gerente. Nove profissionais trabalharam diretamente no projeto, sendo cinco da Computeasy (um gerente de PMO, dois consultores e dois desenvolvedores) e quatro da Eletropaulo Telecom (um gerente de PMO, um analista de sistemas e dois técnicos).
As principais dificuldades apontadas por Moura foram o fato da ferramenta ser nova no Brasil e de não haver implementações em companhias do mesmo porte e setor. ?Foram necessárias adequações ao negócio, como impostos, regulamentações e regras relativas ao grupo?, comenta.
Em 2 de maio último foi realizado o go live do BusinessOne. Durante um mês, a Eletropaulo Telecom trabalhou com sistemas simultâneos até o desligamento dos anteriores, em junho. Atualmente, a companhia está discutindo a continuidade do projeto, retirando os primeiros relatórios de gestão e revendo processos adotados, com planos de melhorias de alguns deles.
No entanto, melhorias já foram percebidas. Entre elas, destacam-se a eliminação de redundâncias de tarefas antes realizadas por duas áreas, melhoria nos processos de cotação, de pedido de vendas e de análise de viabilidade e diminuição no prazo da viabilidade técnica. ?Com o ganho de agilidade, conseguimos concorrer em mais solicitações dos clientes?, comemora o gerente, que cita ainda a eliminação nas falhas de emissão de faturas, melhoria ?significativa? de controle orçamentário e maior controle do patrimônio.
