Empresas brasileiras não usam todo potencial de ferramentas de TI

Ao conversar com diferentes executivos de tecnologia, dos mais variáveis setores e tamanhos de empresas, me surgiu um alerta: quase todos dizem não aproveitar todo potencial de ferramentas de TI – apesar de os investimentos em novas soluções ser constante.

Para entender melhor o contexto, conversei com Frank Meylan, sócio-líder de Tecnologia, Inovação e Transformação Digital para o Brasil e América Latina da KPMG, que endossa a minha constatação.

“Eu vejo que, muitas vezes, investimos milhões de reais em grandes e poderosos sistemas e o uso deles é de 10% do potencial. E muito do trabalho continua sendo feito fora dos sistemas, muita coisa sendo feita no Excel ou de maneira repetitiva por muitas pessoas. E isso cria um prejuízo do ponto de vista de produtividade”, diz ele.

Leonardo Berto, gerente da Robert Half, concorda e dá um passo atrás para contextualizar os motivos do problema. Segundo ele, desde a pandemia, a aceleração digital aconteceu em uma escala muito forte.

“Nós discutimos tanto a inteligência artificial e tudo que mudará, mas o que temos hoje não é usado em sua total capacidade. Além de todo o gap de qualificação, a gente ainda tem um gap enorme naquilo que já é realidade de ERP, CRM, sistema de dados mais simples, ou até mesmo o Excel, que não é amplamente dominado por todo mundo que deveria”, comenta ele.

Ainda assim, alerta Berto, tudo o que está vindo de inovação deverá se trabalhado com o que já existe. A IA generativa, por exemplo, precisa dos dados, direcionamentos e, se o banco de dados da empresa estiver poluído e desorganizado, não será possível trabalhar a nova tecnologia.

É o caso, diz Meylan, dos sistemas de ERPs, no qual muitos colaboradores acabam não aderindo ao processo padrão, por ser diferente da maneira que elas fazem há anos. Ou seja, é mais fácil e confortável fazer do jeito que sempre fizeram, ainda que isso prejudique o processo tecnológico.

“Hoje temos sistemas poderosíssimos de CRM, que são excelentes. Mas qualquer sistema depende da interação das pessoas. Se eu faço uma reunião discutir uma oportunidade e eu não alimento o sistema, do ponto de vista do acompanhamento, nossa conversa não existiu. Se não houver um processo muito abrangente de mudança de mindset e algum nível de cobrança para que seja obrigatório o uso, a adesão é muito baixa. E todo o investimento acaba não sendo muito efetivo”, revela o executivo da KPMG.

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O que falta para aumentar a eficiência das ferramentas de TI?

Meylan explica que existem projetos com diferentes características. Os projetos que visam a eficiência, em muitos casos, a empresa ganha o custo da tecnologia, mas continua com o custo das pessoas.

“Outros projetos têm uma característica de melhorar qualidade ou conquistar novos mercados, esses talvez sejam diferentes. Porque você consegue ter indicadores muito precisos: aumentou receita ou o número de clientes”, pondera ele.

Mas, ao olhar os projetos de back-office, como para área financeira, RH, compras, entre outros, o que o especialista vê é que há muita dificuldade em análises de torno de investimento mais precisas e, no fim, não há o acompanhamento sobre a entrega, de fato, dos resultados do projeto.

“O problema é decorrente de processos, pessoas, mas muito mais. Quando a decisão é tomada nos níveis mais altos, às vezes toda a importância do projeto não é devidamente cascateada nos níveis operacionais. E se você não tiver aquele monitoramento mais próximo, o executivo já está olhando para o próximo projeto. Se ele não tiver a disciplina de voltar e ver se está entregando o que prometeu e não cobrar as pessoas, isso acaba se perdendo ao longo do tempo”, afirma Meylan.

Por isso, além de olhar os próximos três anos de um projeto, é necessário olhar também para o que foi entregue nos últimos três anos para entender quais foram os benefícios. Para o executivo, a disciplina de olhar para frente e olhar para trás é fundamental para ter consistência.

Outro problema, destacado por Berto, é o gap de profissionais de tecnologia. Ainda que tenhamos uma estabilidade nesse sentido no último um ano e meio, a demanda para profissionais de TI é superior às ofertas, tanto no sentido numérico quanto qualitativo.

“De um lado você tem a especialização no negócio, ou seja, buscar alguém que conhece o seu negócio para que a adaptação seja mais rápida. Tem o desafio cultural e os diferentes modelos de trabalho – remoto, híbrido, presencial. E tem gap de qualificação, a forma como essas pessoas estão sendo formadas e uma velocidade de evolução muito grande”, evidencia Berto. Ao olhar esse cenário, complementa ele, é possível entender a importância de garantir que o que está dentro de casa está sendo benfeito.

Entretanto, a responsabilidade de ter eficiência nos sistemas de TI não é apenas da área de Tecnologia. Usando o CRM como exemplo, a TI é viabilizadora, mas o projeto é da área de negócios. É ela que lida com os clientes, que tem as reuniões de pipeline e conversões. Se essa liderança não calcar as suas atividades no uso da tecnologia, todo o investimento se perde.

Para melhorar a equação, o primeiro passo, diz Berto, é trabalhar na estrutura de processos e controles internos. Depois, é necessário criar indicadores que possam mensurar ou ajudar nesse conceito de adoção tecnológica. Por fim, vem a questão do engajamento, com o treinamento correto e a qualificação das pessoas.

Na visão da CIO

Anaterra Oliveira, CIO da Dasa, entende que há ferramentas que poderiam ser usadas em seu total potencial. Porém, analisa que as grandes soluções, como as de ERP, para serem usadas em sua totalidade, carecem de muitas integrações, principalmente quando há muito legal ou camadas de sistemas.

“Muitas vezes isso acontece porque os times não conseguem parar, olhar e priorizar. Eu acho que é um gap tanto de estratégia de tecnologia quanto da estratégia dessas próprias empresas. Elas não necessariamente vêm com um plano para incrementar a adoção”, resume ela.

Ou seja, há um desafio de como definir uma estratégia para que essas ferramentas sejam plenamente aproveitadas, outro desafio de como o mercado se prepara para ajudar as empresas a melhorarem a sua adoção e o gap de conhecimento da aplicação, das integrações e quais as melhores maneiras de usar cada tecnologia.

“As empresas erram porque elas fazem a estratégia, têm um deadline e, muitas vezes, as coisas atrasam ou levam mais tempo do que o programado e não necessariamente vão até o final. É preciso ter diligência para que na estratégia a implementação não seja garantida pelo tempo, mas pela entrega de valor”, alerta ela.

Como for de diminuir o problema, Anaterra diz que, no início do projeto, é preciso ter uma estratégia de mapeamento de todos os modelos e estratégia de adoção par todos. E tem que estar alinhado com todas as áreas de negócios, senão a TI não consegue entregar valor. Tudo isso passa por treinamento, conhecimento, desligar outras ferramentas, desligar outros acessos.

“Dentro dessa estratégia de adoção, você tem que ter parceiros de negócios claros tanto do lado de tecnologia quanto do lado das áreas usuárias que encabeçam esse projeto. Quais são os responsáveis de cada área funcional? Para garantir que essas pessoas também tenham esse empoderamento. A falta dessa figura faz com que a adoção morra no meio do caminho”, finaliza ela.

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