Documentos em papel precisam ser preservados até o final do seu ciclo de vida, mesmo depois de digitalizados.
Os documentos em papel não devem ser extintos com a transformação digital, eles podem estar todos digitalizados, porém seus originais ainda precisam ser preservados até o final do seu ciclo de vida. O escritório digital, na verdade, começa com uma mudança de cultura, que então abre caminho para uma eficiente estratégia de gestão de documentos capaz de levar para toda a empresa a agilidade necessária para o novo cenário econômico. É preciso analisar todo o contexto de forma estratégica, analisando os processos e entendendo quais são as necessidades dos usuários.
Vencida essa primeira etapa, com um programa de treinamento e de conscientização que pode ser desenvolvido junto com o provedor de serviços, é hora de pensar como será possível integrar todas as informações distribuídas pelos diversos departamentos da empresa em um único sistema de gestão documental, de forma que todos os funcionários tenham acesso aos documentos necessários para as suas tarefas, com base em políticas de segurança e de governança da informação.
Durante o planejamento da transição do escritório tradicional para o digital, é preciso analisar quais documentos devem ser digitalizados levando em consideração quais são os mais importantes para atingir os objetivos de negócio. A digitalização, quando planejada e executada de forma correta, traz muitos benefícios para a empresa.
Planejar é a chave do sucesso na jornada rumo ao escritório digital. Transformar arquivos físicos em arquivos digitais é mais do que simplesmente digitalizar. Em primeiro lugar, o responsável pela governança da informação deve trabalhar em conjunto com todos os departamentos para determinar os campos de indexação (metadados) que permitirão a busca e recuperação eficiente de documentos e entender as suas necessidades.
Com um eficiente processo de gestão de documentos, todos podem aproveitar as vantagens de contar com um escritório digital, como a centralização e integração de dados; facilidade de acesso e disponibilidade dos arquivos; pesquisas rápidas a qualquer hora e em qualquer lugar; consultas simultâneas, compartilhamento de informações e fortalecimento das práticas de governança da informação.
*Por Carlos Alberto Ferraiuolo, Diretor de Tecnologia e Inovação da Access Brasil
